Guide: Alt du vil vite om bemannings­planlegging

Grundig arbeidsplanlegging er en forutsetning for god og rasjonell drift. Du trenger en samlet oversikt over skift og turnus og må holde deg trygt innenfor regelverket.

Skap bedre trivsel på arbeidsplassen med bedre planlegging og involvering av de ansatte. La de ansatte påvirke deres eget arbeidsforhold. På denne samlesiden finner du det du trenger å vite om god arbeidsplanlegging.

Innhold

1. Bemanningsplan som forenkler arbeidshverdagen
2. Lover og regler som regulerer arbeidslivet
3. Økonomiske fordeler ved arbeidsplanlegging
4. Systemer for bemanningsplanlegging/ressursstyring
5. Økt trivsel på arbeidsplassen
6. Sykemeldinger og fravær
7. Integrasjoner mot IT-systemer
8. Hva koster et bemanningsplanlegging-system?
9. Hva kjennetegner et godt arbeidsplanleggingssystem?
10. Hvilket system passer dine behov?

Trenger dere hjelp med å finne et system for bemannings­planlegging? Kontakt oss så hjelper vi.

Å ha kontroll på regelverket er en kritisk del av arbeidsplanleggingen, spesielt arbeidstidsbestemmelsene. Disse bestemmelsene er i hovedsak styrt av tre elementer: 

• Arbeidsmiljøloven
• Gjeldende tariffavtaler for området
• Eventuelle lokale avtaler som er inngått med de tillitsvalgte

Det er ikke alltid like lett å ta høyde for disse lovene og reglene. Systemet du bruker for å fange opp avvik må tilpasses lovverket og bedriftens interne rutiner for overtidsbruk.

Se webinar: Dette må du vite om arbeidsmiljøloven

Vikarhåndtering i transportsektoren

Sykdom eller fravær av andre grunner, er helt uunngåelig. Om noen blir syk eller borte fra jobb, må man finne noen som kan dekke den ledige vakten. Togene, bussene og båtene må tross alt gå. Da er det viktig med effektive prosesser for å hente inn nødvendig arbeidskraft. Det å få oversikt over ekstrakostnader er også viktig. Dette hjelper våre systemer med.

Hvor mange ganger brøt din bedrift Arbeidsmiljøloven i fjor?

Arbeidsmiljøloven skal sikre trygge ansettelsesforhold, et sikkert arbeidsmiljø og en meningsfylt arbeidshverdag for alle medarbeidere. Men den brytes til stadighet. Er du sikker på at du holdt deg på den riktige siden av loven i fjor?

Dette må du vite om arbeidstidsbestemmelsene

Overholder du bestemmelsene om arbeidstid? Konsekvensen av å trå feil kan bli stor, og dessverre er det mange som har kommet på avveie. Vi har samlet de viktigste tingene du bør vite om AML-regler og arbeidstidsbestemmelsene.

Ansattmedvirkning kan redusere personalkostnadene

Det er ingen konflikt mellom det å redusere personalkostnader og det å oppnå økt trivsel blant de ansatte. Ansattmedvirkning gir arbeidstakeren innflytelse over sin egen arbeidshverdag. Man gir anledning til å påvirke hva som skjer på arbeidsplassen gjennom:

• Tilgang til funksjoner som gir de ansatte mulighet til å søke om ferie selv.
• Tilgang til funksjoner som lar de ansatte shoppe ledige vakter selv.

Dette kan over tid gi gevinster som sparer penger og øker tilfredshet.

Planlegging som styringsverktøy

Ingen ønsker at variable kostnader, det vil si de kostnadene som er direkte knyttet til produksjonen, løper løpsk. Med gode planleggingssystemer vet du til enhver tid hvor mye det vil koste å drive butikken. God planlegging legger grunnlaget for god styring. Om du kan se kostnadsforskjellene ved å benytte ansatt A i stedet for ansatt B til en vakt, vil bemanningsplanleggingen:

• Gå raskere.
• Bli mer kostnadseffektiv.
• Fungere som styringsverktøy. 

Kildene til høye personalkostnader

En virksomhet med ansatte vil ha personalkostnader. Det vet alle. Faktorer som påvirker er ofte:

• Vikarbruk.
• Overtidsarbeid.
• Manglende kompetanse på jobb.
• Utdaterte systemer. 

Ved å belyse dem og agere på noen konkrete områder, er det fullt mulig å redusere dem.

Slik unngår du høye vikarkostnader

Vikarer er gull verdt for de fleste bransjer, men de innebærer en variabel kostnad som fort kan komme ut av kontroll. Avdelingsledere strever ofte med å få riktige medarbeidere på jobb. Samtidig sliter økonomisjefen med høye vikarkostnader. Det trenger imidlertid ikke å være slik at riktige ressurser koster selskapet dyrt: Slik unngår du høye vikarkostnader

Vi tilbyr flere løsninger i det norske markedet. De dekker et bredt spekter av ulike behov, i både størrelse, kompleksitet og omfang.
Se våre systemer for ressursstyring.

Vet du de faktiske årsakene til sykefravær i din bedrift?

Forstår du ikke hva som forårsaker sykefraværet i bedriften din, er det også vanskelig å forebygge det. En effektiv reduksjon av sykemeldinger i bedriften din handler om å forstå det underliggende mønsteret som driver sykefraværet. Det første steget mot lavere sykefravær, er å få oversikt over det. God bemanningsplanlegging bidrar til å redusere korttidsfraværet.

Årsakene til fravær på arbeidsplassen kan være mange og sammensatte. Men de følger gjerne et mønster. Baserer du bemanningsplanleggingen din på historiske data, er det lettere å forebygge fravær gjennom hele året. Vet du når fjorårets fravær oppstod, er det også lettere å ta høyde for det i fremtiden.

Slik påvirker helgefylla norske arbeidsplasser

Alkovettorganisasjonen Av-og-til forteller at antall tapte arbeidsdager grunner fravær knyttet til alkoholbruk er høy. Det utgjør rundt 1,3 millioner dager, og koster samfunnet 1,8 milliarder kroner.

Nyttige hjelpemidler for å løse problemet:

• Holdningsskapende arbeid på jobben
• Gode systemer som fanger opp historiske data og trender knyttet til fravær

Slik oppnår du bedre ferieavvikling

Mange bransjer holder omtrent samme høye farten året gjennom. Produksjonsbedrifter med turnusordninger, helsevesen og mye av servicenæringen, må legge opp til bemanning også når andre har fri.

God bemanningsplanlegging bidrar til å redusere korttidsfraværet. Å ta seg en «tredagers» er kanskje ikke så utbredt lenger, men mye korttidsfravær er fortsatt et problem for flere bedrifter. God bemanningsplanlegging vil være et betydelig bidrag til å redusere antallet medarbeidere som blir syke i korte perioder.

Gratis guide: Få kontroll på bemanningen

Vi lever i en datadreven tid, der mengden informasjon som samles inn bare øker. Men systemene som informasjonen og dataene lagres i henger ikke med i svingene. Altfor ofte blir virksomhetskritisk data sittende fast i siloer og isolerte IT-systemer. Systemer som aldri var laget for å kommunisere med hverandre.

For å høste gevinstene av den digitale tiden vi lever i, må data frigjøres ved å integrere IT-systemene med hverandre. Det gjør administrasjonen av systemene enklere, effektiviserer arbeidsplanleggingen og gjør viktige data tilgjengelig både for ledelsen, ansatte og vikarer.

Derfor skal du ikke bruke Excel til skift- og turnusplanlegging

Excel har lenge vært det foretrukne verktøyet for skift- og turnusplanlegging for et flertall bedrifter. Det er ikke nødvendigvis så effektivt. Les om fordeler og ulemper med Excel.

Unngå dobbeltarbeid med integrerte systemer

En hel portefølje med løsrevne IT-systemer kan føre til:

• Økt behov for vedlikehold.
• Ansatte må gjenta datainntasting på flere steder.

Integrerer du systemene dine, knytter du tidligere isolerte data sammen og fjerner unødvendig og tidkrevende manuelt arbeid. Integrerte system eliminerer siloer, fjerner flaskehalser i informasjonsflyten og effektiviserer prosessene dine.

Prisen på et system for bemanningsplanlegging avhenger av flere faktorer. Både hvor funksjonsrikt systemet er og hvor komplekse behov du har. 

Investeringen i et system for bemanningsplanlegging henter du imidlertid inn igjen i reduserte kostnader. For det første bidrar slike systemer til å effektivisere arbeidsplanleggingen, noe som reduserer administrasjonskostnadene. For det andre blir det lettere å holde kontroll på variable kostnader og redusere kostnader ved overtidsarbeid. For det tredje kan et godt system hjelpe deg til å redusere korttidsfraværet blant de ansatte. Kontakt oss gjerne for pris på et bemanningssystem.

Det finnes flere system for arbeidsplanlegging på markedet, noen bedre enn andre. De beste løsningene har integrerte prosesser som:

• Sjekker mot gjeldende lov- og avtaleverk
• Beregner korrekt lønn
• Gir varsler mot grenseverdier.

Prosessene skjer i sanntid og gir derfor verdifull informasjon til leder og ansatte. Dette er viktig før beslutninger fattes.

Få oversikt over variable kostnader

Ikke minst gir de deg oversikt over variable kostnader, som:

• Vikarbruk og overtid
• Korttidsfravær
• Ferieavvikling
• Muligheten til å sette sammen riktig kompetanse i team

Ulike bedrifter og bransjer har forskjellige behov som det må tas hensyn til i arbeidsplanleggingen. Det finnes systemer som har en rekke tilleggsmoduler som gjør at du kan det til din bedrift og bransje. I tillegg er det mange der ute som har gjort seg de samme erfaringene og gått i de samme fellene tidligere. De kan:

• Dele av sin erfaring.
• Sammen bygge et system som hindrer gjentakelse av tidligere feil.

Kontakt oss - så hjelper vi dere!