Kort om Visma fakturadistribusjon
Den nye løsningen for fakturadistribusjon gir en smidigere distribusjon av faktura til til dine innbyggere, som vil kunne betale fakturaen med et tastetrykk.
Hvem er Unni?
Unni Røed jobber i økonomiavdelingen i Aurskog-Høland kommune. Det har hun gjort i litt over to år. Aurskog – Høland bruker det meste av Visma Enterprise Økonomi.
Unni jobber med regnskap og fakturering, fra a-til å. Hun er involvert i det meste. Unni er opptatt av å se på hvordan de kan effektivisere arbeidsoppgaver og digitalisere mer.
Ressursknapphet
I Aurskog-Høland jobber det 10 personer i økonomiavdelingen. De ser at de har mangel på ressurser i forhold til de oppgavene som skal gjøres. Kanskje ikke en uvanlig utfordring? Fakturering er en av de oppgavene som krever mye tid, da det er mange manuelle steg man må gjennom før fakturaen sendes ut. Det kan også være vanskelig å oppdage feil som for eksempel feiladressering da det ikke finnes noen gode rutiner for å melde fra om dette.
Lettvint fakturering og fornøyde innbyggere
Lettvint, sier Unni om den nye løsningen de nå er pilot for. Nå fakturerer de bare rett ut ved å kun trykke på en knapp. Hun trekker også frem at fakturaene kommer raskere frem til innbyggere fordi løsningen velger den kanalen som er raskest. Det vil på sikt også bli mye mindre papir. Viktigst av alt; innbyggerne blir veldig fornøyde fordi de slipper å gå lenge (Kan ta to uker) før de får en faktura. De mottar den nå samme dag eller i løpet av 2-3 dager.
Følg fakturaen hele veien i prosessen
Unni påpeker også at det er tidsbesparende at de får raskt beskjed hvis det skjer en feil ved sending av en faktura. Tidligere fikk de ikke beskjed når det skjedde en feil, for eksempel at den ble sendt til feil adresse, og det kunne ta 14 dager før de fikk løst opp i det. Nå får de beskjed med en gang og kan følge opp der og da.
Flest mulig må over på vipps og andre digitale kanaler
Unni mener at målet nå må være å få registrert så mange som mulig på Vipps, e-faktura, avtalegiro og eller digipost. Per dags dato er det ikke mange brukere på vipps faktura. Ved å få flere kunder over på denne løsningen vil det kunne føre til mindre purringer og raskere betalinger.
Her gjelder det for kommunen å promotere og få ut budskapet til innbyggere slik at de får med seg endringen.
Ingen brevgiro skaper utfordringer
En utfordring som Unni vil trekke frem med den nye løsningen er at det ikke lenger er mulig å bruke brevgiro. Det er en del eldre som fortsatt bruker brevgiro. Dette har vært den største utfordringen da kommunen har mottatt flere telefoner fra innbyggere som er frustrert fordi de ikke lenger får brevgiro. Man skjønner godt frustrasjonen hos de eldre når de plutselig må gå i banken for å fylle ut giroen selv.
God dialog mellom kommunen og bankene kan kanskje bidra til å løse denne utfordringen. Eksempler på mulige tiltak er å blant annet bistå de som ønsker innføring i hvordan man bruker nettbank. Bankene kan muligens også sende ut giro som kan benyttes ved bruk av brevgiro. På denne måten slipper kunden å dra i banken for å betale.
Tips – god informasjon til innbyggere
Det er viktig å informere innbyggerne om endringene, sier Unni. Ha god informasjon på kommunens hjemmeside og i sosiale medier og dele den videre. I endringsprosesser er kommunikasjon en viktig del. Hvis alle skal bli med på endringene man skal gjennom vil god kommunikasjon kunne bidra til denne prosessen.
Vi spør Unni om en kommunikasjonspakke fra oss som kommunen kan bruke ut mot innbyggerene kunne hjulpet for å løse utfordringen med at vi ikke har brevgiro. Unni mener dette kunne hjulpet.Vi følger derfor opp hennes anbefaling og er i gang med å lage en kommunikasjonspakke som blir lansert med løsningen.
Ønsker du å vite mer om fakturadistribusjon?
Se video fra webinar. På 30 minutter viser vår ekspert @Kari Fjeldbraaten fordelene og gevinstene ved å ta i bruk løsningen, og hvordan du enkelt kommer i gang.
Les mer om løsningen og legg igjen din kontaktinformasjon!