1. Etabler en organisasjonskultur med tilstrekkelig takhøyde
Her snakker jeg ikke om takhøyde i betydningen å ha det morsomt på jobb. Takhøyde forstås her som det å kunne ta opp vanskelige problemstillinger og faktisk ha ledere som oppfordrer til å være ærlig og direkte. Dette er hovedfokus i artikkelen «A culture of candor». Her fremheves betydningen av å skape organisatorisk transparens eller åpenhet. Det finnes flere fasetter av dette, men essensen omhandler å applaudere medarbeidere som sier ledelsen i mot, trene på vanskelige samtaler og å søke informasjon fra flere kilder. I praksis medfører dette en økt sannsynlighet for at gryende konflikter blir håndtert på et tidligst mulig tidspunkt.
Nøkkelingrediensen her er tillit. Det bør være trygt å fremme synspunkter som avviker fra gruppen eller firmaets oppfatninger, med frihet fra represalier. Videre samstemmer dette godt med den selvstendige varslingsplikten vi alle har som medarbeidere, nemlig å si ifra hvis vi observerer forhold som kan være til hinder for et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Å tale Roma midt imot skal altså stadig være en mulighet i kongeriket, og et ønsket kulturtrekk ved enhver organisasjon designet for å gi arbeidstakere en gjensidig trygghet for at negative arbeidsmiljøfaktorer skal kunne avdekkes og håndteres.
2. Dokumentasjon = bedre konflikthåndtering
Ved alvorlige konflikter er det intet verre man kan gjøre som leder enn å bedrive uformell møtevirksomhet. Paradoksalt nok er ofte starten på komplekse saksforhold nettopp av uformell karakter, enten ved at medarbeidere snakker seg imellom, eller innledende møter med verneombud eller nærmeste leder.
«Jeg vil ikke at du skal ta dette opp med henne, men du skal være klar over at […]»
Dette er en dårlig start på en samtale om et mulig arbeidsmiljøproblem som bare kan gjøres verre dersom lederen møter dette med åpne ører og legitimerer ytringen ved å bifalle forslaget om taushet. For ledere kan nemlig ikke forholde seg tause eller velge å ikke foreta seg noe dersom de blir gjort kjent med reelle klager: Ledere har en selvstendig (og lovpålagt) plikt til å undersøke klager eller påstander om mulige brudd på arbeidsmiljøloven. Og da må forhold som bringes til torgs for en leder som hovedregel dokumenteres, enten i form av et møtereferat eller en skriftlig innmeldt klage.
Uten dokumentasjon som utgangspunkt blir det ikke bare problematisk for en motpart å forholde seg til klagen, men lederen selv kan også risikere å bli anklaget for trakassering hvis muntlige klager bibringes uten noen form for dokumentasjon.
3. Å iverksette tiltak eller ikke, det er spørsmålet
Det synes passende å omformulere det berømte utsagnet fra Shakespeares Hamlet. Ikke bare fordi feilaktig konflikthåndtering kan innebære et være eller ikke være i arbeidsforholdet som leder, men fordi jeg i egen veiledningspraksis av ledere relativt ofte observerer ledere som igangsetter tiltak uten å ha kartlagt forholdene eller foretatt den nødvendige saksbehandlingen først.
I konfliktsituasjoner lønner det seg absolutt ikke å opptre like brått og impulsivt som Hamlet.
Enkelte ledere går så langt som å trivialisere alvorlige konfliktsaker mellom enkeltmedarbeidere ved eksempelvis å sende samtlige arbeidstakere i virksomheten på kommunikasjons- og samhandlingskurs. Dette er et eksempel på å sette inn generelle og forebyggende tiltak i en situasjon hvor kunsten egentlig er å ivareta objektivitet og saklighet i en korrekt saksbehandling mellom to eller flere parter. Resultatet for den eller de som har innmeldt klage vil ofte være at disse i liten grad føler seg tatt på alvor og kan i verste fall bidra til å øke terskelen for å varsle om kritikkverdige forhold.
Hovedregelen for ledere er at dersom man har en klagesak på bordet bør denne behandles på en slik måte at både habilitet og saklighet ivaretas, og dernest skal gjenopprettende tiltak kun settes inn dersom saksbehandlingen har konstatert brudd på arbeidsmiljølovens bestemmelser.
Referanser
O’Toole, James & Bennis, Warren. A culture of candor. Harvard Business Review, june 2009.
Lær å håndtere personalsaker på gratis frokostseminar
Onsdag 5. oktober inviterer Visma til frokostseminar med konflikthåndtering og kommunikasjon på menyen. Målet er at du som leder eller HR-medarbeider skal stå enda bedre rustet til å håndtere konfliktsituasjoner.