Ferie er noe de aller fleste ansatte ser frem til og setter pris på. I følge ferieloven har vi i Norge krav på 4 uker og 1 dag ferie, men svært mange firmaer har avtalefestet ferie som i praksis gir fem uker ferie i løpet av et år. Hele poenget er at man skal få tid til å hente seg inn, slik at man kan komme tilbake på jobb motivert og med nye krefter. Men skal ferie bli en positiv opplevelse for både ansatte og arbeidsgiver kreves det at flere ting er på stell. Disse fem tipsene kan bidra til at ferieavviklingen går på skinner i din bedrift.
1. Årshjul for oversikt
Ikke alle kan ha ferie på likt. Med et årshjul kan du avklare ferie på en oversiktlig måte. Et godt utgangspunkt kan være tidlig eller sen sommerferie, eller en tredelt variant. Ferieperioder kan være smart, for også høstferie, vinterferie og påskeferie er tider på året hvor mange gjerne vil ha fri samtidig. Når mange ber om fri er det noen som ikke kan få. Skal dette oppleves som rettferdig må det systematiseres – og helst være så forutsigbart som mulig. I enkelte bransjer har man heller ikke ferie i de vanlige feriene, og det kan by på utfordringer i forhold til organisering. Med ansatte i deltidsstillinger er det også viktig å holde styr på deres feriedager så dette blir avviklet riktig. Årshjulet kan være veien å gå.
Les også om våre løsninger for ressursstyring.
2. Tidlig avklaring og god dialog
I god tid før ferien skal fastsettelsen av ferietid drøftes med den enkelte ansatte eller tillitsvalgte, fastslår Arbeidstilsynet. Dette bør gjøres tidligst mulig, og ferieloven §6 gir arbeidstaker rett på å få fastsatt ferie senest to måneder før ferietidspunktet. Klarer man ikke å bli enig med den ansatte om ferieavvikling, er det bedriften som bestemmer når ferien blir. Det er dette som kalles styringsrett. Tidlig avklaring gir forutsigbarhet og fornøyde ansatte, og sannsynligheten for at bedriften må pålegge noen å ta ut ferie på uønskede tidspunkter blir langt mindre. Produksjonsbedrifter stenger ofte ned hele, eller deler av, produksjonen i sommerukene. De fleste må ta ut mest ferie om sommeren, og følger du med på om ansatte avvikler ferie også utenom de faste bolkene så kan du styre mot dette.
3. Ferieavvikling hele året
Tenk at det er positivt om ansatte ønsker ferie utenom sommeren, og innimellom skoleferier. Dette bidrar til at ferieregnskapet i årshjulet lettere går opp i de periodene der «alle» vil ha fri på likt. La de ansatte få fordele ferien sin utover hele året. Ansatte som er fra andre land har kanskje ønske om ferie på andre tider av året, og ikke alle har det samme ønsket om lang ferie midt på sommeren. Som ansatt har man krav på tre ukers ferie om sommeren, men resten av feriedagene kan arbeidsgiver styre. Husk at en lokalavtale aldri kan være dårligere for de ansatte enn det arbeidsmiljøloven sier.
4. Husk 60-årsuka
Hvis din bedrift har ansatte som har passert 60 år har de krav på en ekstra ferieuke i året. Den såkalte senioruka. Avhengig av om bedriften har tariffavtale kan dette utgjøre en femte eller sjette ferieuke. Denne retten har man fra 1. januar det året man fyller 60 år så det går faktisk an å avvikle denne ferieuken før fylte 60 år. Arbeidsgiver skal varsles senest to uker før den ansatte ønsker å ta ut ferieuka, men det er opp til den ansatte selv å bestemme tidspunkt for avviklingen. Når det gjelder senioruka har altså ikke bedriften mulighet for å avgjøre på samme måte som ved øvrig ferieavvikling.
5. Unngå å sitte igjen med restferie
Følges de fire første rådene bør man ha god oversikt når det nærmer seg desember og årets slutt. Med juleferien spikret er det tid for å se fremover mot et nytt kalenderår, og da vil man helst ikke ha med for mye ferie over fra året som snart er slutt. Restferie er et problem, og det blir en direkte kostnad om den flyttes over til neste ferieår. Det må avsettes for kostnadene i regnskapet, og derfor bør man helst ha full oversikt på restferie så tidlig som september eller oktober. I følge ferieloven kan man ved skriftlig enighet flytte over to ukers ferie til påfølgende år. Ønsker ikke arbeidsgiver en slik løsning kan det kreves at ferien som er til gode avvikles før nyttår. Husk at sykdom som kan dokumenteres av lege, samt foreldrepermisjon, gir rett til at all ubenyttet ferie kan overføres til neste ferieår.
Viktige stikkord for en god ferieavvikling er oversikt, forutsigbarhet og rettferdighet. Oppnår du dette vil de ansatte bli fornøyd og du makter å avvikle ferie som står i stil med produksjon av varer eller tjenester. Lykke til!
