Nøkkelen til enklere timeregistrering for kommunen er å vurdere hva som er på markedet, og velge en løsning som passer for kommunal sektor.
En essensiell oppgave i alle virksomheter er registrering og kontrollering av arbeidstimer. Dette sikrer godt datagrunnlag for blant annet:
- Presis lønnsbehandling
- Data for fakturerbare og ikke fakturerbare aktiviteter
- Overholdelse av arbeidsmiljølovens bestemmelser
- Sikring av tilstedeværelse- og fleksitid-/avspaseringsregler
- Prosjekt- og kostnadsstyring
Like viktig er det å ha et effektivt timeregistreringssystem som er enkelt å bruke, samtidig som det ikke krever for mye tid å bruke. En utfordring for kommuner er at det er mange ansatte under ulike etater, med en variasjon av avdelinger og divisjoner innenfor disse avdelingene. Med en rekke ulike tariffavtaler, ansienniteter og arbeidstider er det mye å holde styr på for lønnsavdelingen.
Nedenfor får du fem tips til beste praksis for timeregistrering i kommunen.
1. Det bør være enkelt å bruke for de ansatte
Det å kunne spore og kontrollere timer og fleksitid i et sentralt system kan gi enorm verdi. Slik kan ansatte enkelt gå gjennom og revidere timer de har vært på jobb, samtidig som de har en oversikt over hvor mange timer de har tilgjengelig til avspasering i timebank, fravær og antall feriedager.
Ansatte setter pris på å kunne kontrollere timene sine selv. I tillegg eliminerer det behovet for å kontakte lønn og personalansvarlig med spørsmål om lønn, avspasering og lignende, slik at lønnsavdelingen kan bruke tiden sin på andre oppgaver.
Timeregistrering pleier ikke å være favorittoppgaven til de fleste ansatte. Et enkelt system som krever minimalt arbeid og opplæring vil øke sjansene for at systemet valget faller på blir en god investering.
2. Velg et system som integrerer sømløst med andre systemer dere bruker
Å bruke et system som kun er dedikert til å registrere timer, løser bare en del av oppgaven når du leter etter et robust system til å holde tritt på timer. Den andre delen er evnen til å dele dataene med andre systemer, som eksempelvis lønnssystemet.
Dette er svært viktig for lønn, ferie og fravær og overholdelse av arbeidsmiljøloven. Ideelt sett, bør utveksling og integrasjon av data være sømløst.
3. Kontroller at timene er fullstendige, nøyaktige og korrekte
Beste praksis når det kommer til timeføring og godkjenning er å skape gode rutiner. Fortsatt må timer godkjennes manuelt, men på bakgrunn av den ansattes timeregistrering, kan systemet gjøre en beregning og summering av overtid, avspasering og fleksitid og presentere dette på en oversiktlig måte. Dette forenkler utvilsomt oppgaven til deg som står for sluttkontrollen.
4. Bruk automatisering for alt det er verdt
Nøyaktig sporing av timer er ikke kun viktig for budsjett – det er også viktig for å møte bestemmelsene i arbeidsmiljøloven. Systemet du velger å bruke, bør gjøre det enkelt å overholde arbeidstidsbestemmelsene og interne retningslinjer. Automatiserte lønnsregler sikrer at alle ansatte blir behandlet likt.
Vanlige årsaker til manglende overholdelse av lover og regler er unøyaktig, eller utilstrekkelig timeregistrering. I dag finnes det systemer som automatisk varsler når ansatte mangler timer på e-post eller SMS. Det samme gjelder for de som skal godkjenne timeregistreringen.
Slik vil automatiserte lønnsregler sikre at timer blir beregnet med riktige tillegg, og sømløst integrert inn i ditt faktura- og lønnssystem. Og lønnsavdelingen får mer tid til å fokusere på andre viktige oppgaver.
5. Systemet skal gjøre rapportering og andre administrative oppgaver enklere
En mann jeg snakket med for en stund siden og som jobber som lønnsansvarlig, fortalte meg at systemet de brukte tidligere var knotete og tidskrevende når det kom til å ta ut rapporter og lignende. Slik skal det ikke være.
Husk at det riktige systemet skal føles intuitivt med daglige prosesser. Løsningen dere velger bør ha et omfattende sett med funksjoner som passer for dere. Systemet skal ikke gjøre ting komplisert, tvert imot skal det gjøre ting enklere.
Tips: De fleste systemer har en demo – be om å få se en slik før dere velger å investere.
I en kommune hvor det meste av kommunikasjon foregår på e-post og lønnsslipper blir sendt elektronisk til de ansatte, bør du ikke forvente noe mindre enn å ha et system på plass til å håndtere timeregistrering, fleksitid og sykefravær.
