– Målet er å handle med færrest mulig leverandører, og å være lojal mot leverandørene du handler av. Med et elektronisk innkjøpsystem legger du til rette for nettopp dette, sier Knut Norstad. Han er konsulent i Visma og har ansvar for opplæring og materiell knyttet til innkjøp.
Ett system for alt
Med et elektronisk innkjøps- og logistikksystem får du en helelektronisk innkjøpsprosess. Alle leverandører samles i systemet, slik at de ansatte har et felles sted å gå til når et behov oppstår.
– Dette sparer bedriften mye tid på. Du unngår at ansatte bruker arbeidstid på å handle kontorrekvisita eller utstyr, og ikke minst på å skrive utlegg som igjen må godkjennes av andre. Og innkjøpsavdelingen slipper manuelle og uoversiktlige leverandørlister, sier Knut Norstad. Produktkategoriene er dessuten standardiserte, og gjenkjennes automatisk av systemet, som deretter foreslår hvilken konto fakturaen skal konteres mot.
– Legger du for eksempel en kulepenn i handlekurven, foreslår systemet automatisk at denne konteres som kontorrekvisita, sier Norstad.
Les mer: Spar tid og penger med Visma Enterprise Plus Innkjøp
Unngå feilkjøp
Når en leverandør er valgt av innkjøpsavdelingen, importeres en digital produktkatalog i EHF-format direkte inn i systemet. Importen minimerer faren for feil i produktkategori og pris, en fare som alltid er til stede hvis produktene legges inn manuelt.
– De ansatte kan søke etter det de trenger via sin egen mobiltelefon eller pc. De trenger ikke å ta stilling til om det er et godt kjøp, eller ikke, for alle leverandører er allerede godkjent og kvalitetssikret av innkjøpsavdelingen. Ordren kan også godkjennes i systemet før den er sendt. På den måten kan du enkelt stanse påbegynte innkjøp som bedriften ikke trenger, sier Knut Norstad.
Fem gode grunner til å automatisere innkjøpsrutiner:
– Bedre tidsbruk for bedriften
– Bedre priser på innkjøpsavtaler
– Færre feilkjøp
– Kvalitetssikret leverandør
– Bedre oversikt over innkjøpsmønsteret
Lojalitet svarer seg
Dersom alle ansatte handler fra ett og samme system, og ikke på egenhånd, gir dette deg gode kort på hånden når du ved neste kontraktsinngåelse skal forhandle om pris.
Lojalitet premieres. Innfrir du forventningene leverandøren har til hvor mye bedriften din skal handle for i år, blir du en viktigere kunde, og leverandøren vil være villig til å strekke seg lenger i prisforhandlinger.
Knut Norstad, konsulent i Visma
Kartlegg innkjøpsvaner
Et elektronisk system kartlegger bedriftens innkjøpsvaner og gir deg et datagrunnlag som kan brukes når du skal finne nye leverandører, eller fornye leverandørkontrakter. Har du ikke et slikt system, har du lite som hjelper deg når nye leverandører skal velges.
– Du kan få finmaskede rapporter ned på ulike produktkategorier, og få detaljert oversikt over hva bedriften handler mest av, og av hvem. Du kan også ta ut rapporter på leverandørdyktighet, som gjør at du kan rangere leverandørene etter hvor flinke de er til å levere det de skal, til avtalt tid. Alle disse rapportene gir deg et datagrunnlag som du kan bruke i neste omgang, når du skal velge en ny leverandør eller forhandle om pris, sier Norstad.
Leverandørkontrakter importeres inn i systemer som Visma Enterprise Innkjøp, med dato og varsling for når de må fornyes. Systemet har en integrasjon med Visma TendSign, slik at et oppdatert avtaleregister automatisk overføres til innkjøpssystemet.
Involver de ansatte
Slike innkjøpssystemer er lette å lære seg og enkle å bruke, for først når alle bedriftens ansatte bruker systemet til innkjøp, oppnår du maksimal lønnsomhet.
– Opplæring skjer via e-læring og ved hjelp av korte videosnutter. Du kan se gjennom alt én gang, for deretter å repetere det du ønsker å friske opp når behovet melder seg. Veldig enkelt og greit, sier Norstad.
Ønsker du å få flere gode tips fra oss?
Da kan du melde deg på nyhetsbrevet vårt.