Renovasjonsselskapet samler inn husholdningsavfall fra 360.000 innbyggere i de ni eierkommunene, samt fra Fjell og Øygarden. BIR Transport er helt avhengig av kontinuerlig drift for å utføre sine lovpålagte oppgaver, og selv små avvik fra den daglige planen kan føre til at kabalen ikke går opp.
Erstattet Excel med GAT
Fram til 2016 satt transportlederne i BIR Transport med omfattende Excel-ark for å styre den daglige bemanningen og konkrete driftsoppgaver. De som hadde personalansvar måtte selv holde orden på sykefravær og feriemeldinger som kom inn på papir. I tillegg skulle de til enhver tid sørge for at sjåførene ikke jobbet for mye, for lenge eller brøt mot andre bestemmelser i Arbeidsmiljøloven.
-Mange oppgaver knyttet til personalhåndtering ble utført manuelt og ofte var det endel dobbeltarbeid og punching som ble opplevd som tidkrevende. Det forteller Margrethe Sognnæs som er superbruker på GAT ressursstyringssystem i BIR Transport.
«Vi har en bedre oversikt over fraværet, de ansatte stempler ut og inn i systemet og det er samkjørt med vaktplaner og lønningssystemet.»
De ansatte er fornøyde
Per Størksen er ute på dagens rute og henter husholdningsavfall I Bergens gater og streder. Han stemplet inn i systemet da han kom på jobb i dag tidlig og han vil stemple ut ved arbeidsdagens slutt. Om det blir en ekstra time jobb fordi det er mye å gjøre så vil det registreres, og dersom han nærmer seg grensen for ekstratimer så vil GAT varsle om dette.
– Jeg liker at jeg kan gå inn i GAT-systemet for å se hvilken bil jeg er satt opp på og hvilke oppgaver som venter meg denne dagen, sier Størksen.
Han er beroliget over at all ekstratid, feriesøknader og egenmeldinger registreres og tas hånd om i GAT. BIR Transport bruker blant annet Flexmodulen i systemet som gir de ansatte adgang til å holde oversikt over egen arbeidstid, oppspart avspasering, ferie og ut- og innstempling.
Planlegger for avvik
Etter at BIR Transport innførte GAT i 2016 har endringsprosessene skjedd i raskt tempo. Mange oppgaver ble overflødige og ansatte kunne disponere arbeidsdagen mer rasjonelt. Sognnæs forklarer hvor de ser den største gevinsten:
-Vi har en bedre oversikt over fraværet, de ansatte stempler ut og inn i systemet og det er samkjørt med vaktplaner og lønningssystemet. Vi får beskjed dersom enkelte medarbeidere nærmer seg grenseverdiene i AML og hos oss er det ofte sesongavhengig. For eksempel er det endel arbeid med avfallsløsningene i hyttekommunene om sommeren. Da går overtidstimene fort, men vi kan planlegge for slike avvik. I slike tilfeller kan vi også lese ut av systemet om vi vil ha behov for å gjøre egne avtaler med tillitsvalgte for å unngå brudd på AML. Eventuelle avtaler registreres i GAT og vi unngår brudd.
Med GAT kan du samkjøre oppgavene som skal utføres, med de menneskene du har tilgjengelig og den kompetansen de besitter.
Mindre personavhengig med GAT
Et ressurssystem basert på Excel-ark, personlige relasjoner og kompetanse er sårbart. BIR ønsket å eliminere risiko da de gikk til innkjøp av GAT.
-Nå kan våre transportledere enkelt gjøre hverandres oppgaver så lenge de jobber i det samme systemet. Det betyr at om en er syk så kan de to andre likevel holde oversikt over de bilene og oppgavene han skulle hatt.
BIR har gått fra papirbasert og manuelt arbeid til en digitalisert og fremtidsrettet arbeidsform. GAT gir transportlederne i BIR Transport total oversikt og de ansatte får enkel tilgang til sin egen arbeidshverdag, daglige oppgaver, ferie og egenmeldinger.
