Det er kanskje som om bakeren skulle betalt noen andre for å blande ut gjæren bare fordi han er flinkere på å rulle boller. Men det er mange som kan kjenne seg igjen. Mange ledere opplever at administrative prosesser stjeler verdifull tid fra andre viktige oppgaver. Administrerende direktør i Visma Enterprise, Stian Svendsen, mener vi må bli flinkere til å prioritere kjernevirksomheten.
– Det er et rotterace å få tid til å angripe alle prosesser som ikke skaper verdier for kunder og ansatte, men det må gjøres, sier Stian Svendsen.
Han har en klar oppfordring til alle som lar seg spise opp av administrative prosesser:
– Alle virksomheter ønsker å fokusere mer på det de lever av, likevel opplever mange at det er vanskelig å sette av nok tid til verdiskapende arbeid. Det er beinhardt, men det er jo egentlig ikke et valg. Du må sette av nok tid til kjernevirksomheten din.
Det er de administrative oppgavene som må angripes. Alt det tidkrevende arbeidet som bare må gjøres, som lønn, regnskap og andre rutineoppgaver.
– Med gode løsninger og riktige støtteverktøy kan overraskende mye tid frigjøres.
Verdien av frigjort tid
Ifølge Svendsen er det i de aller fleste tilfeller lønnsomt å sette ut administrative oppgaver.
– Det er bare å sette opp et regnestykke på hva det koster å sette ut oppgavene, og sammenligne med sparte interne kostnader. Jeg er trygg på at så godt som alle regnestykker vil vise at det er en riktig investering å sette dette ut.
Men det er flere gode grunner til å sette ut administrative oppgaver enn kortsiktig økonomisk gevinst.
– Outsourcing handler dypest sett om å frigjøre tid til alt som vil gjøre virksomheten din bedre. Tid til å utvikle bedre tjenester og produkter. Tid til å følge opp kundene bedre. Og tid til følge opp egne ansatte tettere.
Ressursene du trenger
Visma er registrert som et autorisert regnskapsførerselskap. Vi har høy fagkompetanse og er alltid oppdatert på nye regler og endringer i lovverket. Alt i alt sikrer vi at riktig lønn blir utbetalt til rett tid, slik at du kan fokusere mer på kjernevirksomheten. Les mer om outsourcing av lønnstjenester.
En investering i egne ansatte
En undersøkelse Visma har gjennomført viser at én av tre HR-sjefer mangler en god oversikt over ansattes kompetansehull. Stian Svendsen tror alle HR-sjefer ønsker seg mer tid til å kunne følge opp hver enkelt ansatt.
– Nøkkelen til god personaladministrasjon er tid til å følge opp hver enkelt arbeidstaker. Men det er mer krevende å lede arbeidstakere i dag enn før. Særlig mange unge arbeidstakere har klare krav til kompetanseutvikling og tett oppfølging når de begynner i en jobb. Det er selvsagt veldig positivt, men det stiller også større krav til arbeidsgiverne, sier han.
Med bedre verktøy for administrative oppgaver vil komme både de personalansvarlige og ansatte til gode.
– Folk føler jo ofte at de ikke strekker til i en travel jobbhverdag. Ved å lette på den administrative arbeidsbyrden blir livet enklere for alle.
Outsourcet egen lønnsadministrasjon
Tro mot egen strategi har Visma Enterprise outsourcet sin egen lønnshåndtering. Det kan kanskje virke selvmotsigende at et selskap som utvikler verktøy for personaladministrasjon, ikke håndterer sine egne lønnsoppgaver, men for Svendsen er dette helt logisk. – Vi lever av å utvikle de beste verktøyene for å effektivisere administrative oppgaver, og da er det jo det vi må bruke tiden vår på. Ikke egen personaladministrasjon, sier han.
Prioritering starter på toppen
Svendsen er tydelig på at ansvaret for bedre prioritering starter i ledergruppen.
– Det handler om å ta seg tid på toppen til å kartlegge hvor skoen trykker. Hva bruker vi uforutsette ressurser på? Hva finnes det av muligheter for å outsource? Og så må det settes opp et godt business case på dette. Det er klart at outsourcing også er en investering, men dette mer enn oppveies når man regner inn alle sparte kostnader, forteller han.
Mange HR-direktører kvier seg nok også for å outsource av hensyn til andre kolleger. Ifølge Svendsen er det derimot en feiltagelse å tenke at outsourcing automatisk handler om nedbemanning.
– Ofte vil slike prosesser løses ved naturlig avgang. Det er også flere måter å få finansiell gevinst enn ved kun å redusere lønnskostnadene. Frigjort arbeidskraft som har vært låst til rutineoppgaver, vil i mange tilfeller kunne skape store økte verdier bare ved å jobbe med oppgaver nærmere kjernevirksomheten, sier han.
Vil du lære mer om outsourcing av lønn?