Les om planleggingen her: Design Sprint på rekordtid – planleggingen
Slik gjennomførte vi Design Sprinten
Endelig var dagen her. Jeg våknet spent etter en lang natt med mareritt om Design Sprint der alle de røde klistremerkedottene var sporløst forsvunnet. Klokken 09.30 var vi i gang. Åtte grupper fordelt på åtte rom i to forskjellige bygg. På hver gruppe ble det valgt en høvding som gjennom dagen skulle ta de avgjørende valgene som ville lede gruppen fremover. Mobiler ble samlet inn for å sikre at fokuset skulle være på rett sted.
De to første timene gikk unna i en fei, og utløp seg kort fortalt slik: Vi startet med å sortere og gruppere “Hvordan kan vi”-lappene som vi hadde skrevet dagen før. De mest populære lappene ble plassert inn i en brukerreise som vi på forhånd hadde printet ut og hengt opp på alle rom. Området på brukerreisen med flest lapper ble gruppens fokusområde for dagen. Deretter hadde vi 10 minutter hvor deltakerne hver for seg hentet inspirasjon fra løsninger der ute som kunne relateres til fokusområdet. Så fortsatte deltakerne med å utforske én idé de var interessert i. Dette ble gjort ved hjelp av tre øvelser hvor alle jobbet alene, sammen. Den siste av de tre øvelsene besto i å skissere et konsept i tre steg som skulle presenteres for de andre gruppedeltakerne.
Etter at alle på gruppen hadde fått en forståelse av de ulike konseptene som nå var hengt opp på veggen, var det tid for å stemme på de beste ideene ved de ulike konseptene. Her fikk deltakerne 20 stemmer hver som de kunne klistre på ideene de likte best. Dette resulterte i heatmaps som gjorde det lett å se hvilke ideer som var de mest populære. Deretter var det tid for å stemme på hvilket konsept som var det beste totalt sett. Alle deltakerne utenom høvdingen satte en klistrelapp med initialene sine på det konseptet de likte best. Deretter var det høvdingen sin tur til å ta det avgjørende valget. Konseptet som høvdingen valgte var det de skulle gå videre med. Dersom det var ideer fra andre konsepter som høvdingen synes passet bra inn i det vinnende konseptet, kunne høvdingen inkludere to av disse.
Hver gruppe hadde nå endt opp med et konsept de skulle videreutvikle i løpet av dagen. Etter to intense timer med felles opplegg, satte noen i gang med å utvikle konseptet. Vi hadde på forhånd satt opp ulike utviklingsmiljøer slik at det skulle være lett å komme i gang. For de som ønsket å fortsette med Design Sprint, var det nå var tid for å lage storyboard og prototyper. Ivrige sjeler løp rundt i gangene for å geriljateste prototypene sine på hverandre og intetanende hotellpersonale og gjester. Under testingen ble vi oppmerksomme på at flere av gruppene hadde tenkt i samme retning. Gruppepresentasjonene som var like rundt hjørnet skulle vise seg å bekrefte disse antakelsene.
Les mer: Digitalisering av offentlig sektor
Presentasjon av konsepter
På slutten av dagen hadde vi en times tid hvor alle gruppene presenterte konseptene sine for hverandre. Det viste seg at så mange som syv av åtte grupper hadde hatt fokus på det samme området i brukerreisen, og at hovedpoengene i konseptene var tilnærmet like.
Selv om vi hadde tenkt i samme retning, var det stor variasjon i hvordan de ulike gruppene hadde løst problemstillingen. Det var veldig gøy å se hvor kreative folk hadde vært, spesielt med tanke på prototypene som var blitt laget. Her var det både håndtegnede skisser og skisser laget i Sketch eller andre prototypingsverktøy. Noen hadde til og med rukket å gjøre skissene klikkbare. Vi rakk med andre ord å gjøre veldig mye på kort tid.
Lørdagen ble avsluttet med en felles oppsummering av dagen. Det viste seg at opplegget hadde skapt engasjement, og at mange synes det var en interessant arbeidsmetode som de kunne tenke seg å teste ut og bli bedre kjent med ute i prosjekt. Anonyme tilbakemeldinger fra spørreundersøkelsen vi sendte ut i etterkant bekreftet også dette.
Hvorfor det fungerte
Det var fire grunner til at opplegget fungerte så bra som det gjorde:
- Et interessant case som de aller fleste kunne relatere seg til.
- Et nøye planlagt opplegg, som gjorde at alle visste hva de skulle gjøre, hvor de skulle være og hvem de skulle jobbe sammen med.
- Inndeling av grupper i tverrfaglige team. Deltakerne hadde alle unik kompetanse og erfaring som tilførte gruppen verdi.
- Involvering og tilpassing av opplegg til de ulike rollene, slik at alle fikk jobbe med det de var best til.
En lærerik helg
Vi lærte utrolig mye, både når det kom til hvordan en Design Sprint bør gjennomføres, og hvordan vi best bør organisere fremtidige fagsamlinger. Her er fire punkter jeg mener det er verdt å ta med seg:
- Man trenger ikke sette av fire hele dager for å introdusere Design Sprint. To timer er nok for at folk kan få en smakebit av hva det dreier seg om.
- Man kan få til veldig mye på kort tid hvis man får de rette folkene til å gjennomføre strukturerte aktiviteter sammen.
- Det å jobbe alene, sammen, fungerer veldig godt for å sikre at alles stemmer blir hørt. Denne arbeidsformen skaper også et større rom for ideer, ved at man ikke blir påvirket av hverandre mens man skisserer løsninger.
- Det å bruke stemming som en metode for å komme seg videre i en diskusjon kan være veldig effektivt. Dette kan brukes i mange sammenhenger, og ikke nødvendigvis bare som en del av en Design Sprint.
Design Sprint kan brukes i mange sammenhenger. Har du en stor utfordring der løsningen vil kreve mye tid og penger, kan en Design Sprint styre deg i riktig retning før du setter i gang for fullt. Dersom du har dårlig tid, vil en Design Sprint være en god metodikk for å komme opp med gode løsninger raskt. Enten det er en full fire-dagers sprint eller en forkortet variant slik vi hadde, kan vi nesten garantere at det vil gi deg resultater som gir et godt utgangspunkt for videre arbeid. Prøv da vel!
Les om planleggingen her: Design Sprint på rekordtid – planleggingen