Les om gjennomføringen her: Design Sprint på rekordtid – gjennomføringen
Hvordan det hele begynte
I august i år var jeg med på å gjennomføre en Design Sprint i forbindelse med oppstartsprosjektene til traineene våre i “Nytt Krutt”. Jeg lærte masse og fikk oppleve verdien en Design Sprint kan ha, og hvor fort man kan oppnå resultater ved å benytte prinsipper fra denne metodikken. Det jeg synes er så bra med Design Sprint er at alle har en stemme, og kan være med å påvirke i hvilken retning prosjektet skal gå. I tillegg slipper man de lange diskusjonene som sjelden resulterer i konkret arbeid. Jeg ønsket at flere i Visma Consulting skulle få øynene opp for hvilken verdi en slik metodikk kan tilføre et prosjekt. Ikke nødvendigvis som en Design Sprint i sin helhet, men som inspirasjon til nye metoder og tilnærminger å jobbe på. Den årlige fagsamlingen viste seg å bli den perfekte arena for dette.
To ganger i året setter vi av en helg til faglig påfyll og sosialt samvær. Denne gangen var det altså Design Sprint som skulle stå i fokus. Fredag 19. og lørdag 20. oktober var dagene da de ansatte i Visma Consulting endelig skulle få prøvd seg på en sprint.
Rammene
Et av målene for fagsamlingen var at det faglige innholdet skulle gi verdi uavhengig av hvilken rolle man har ute i prosjekt til daglig. Visma Consulting består av en stor andel utviklere, og utviklere er ikke akkurat kjent for å være glade i å tegne og å komme opp med designforslag. Vi ønsket derfor å tilpasse opplegget slik at utviklerne ikke trengte å være med på hele sprinten. Vi kom frem til at vi ville bruke to timer av lørdagen til å kjøre Design Sprint hvor alle deltok uansett rolle. Resten av dagen skulle være friere. Her kunne gruppen selv bestemme om de ville starte å utvikle eller fortsette med sprinten. Basert på estimert antall folk som hadde meldt seg på fagsamlingen, samt Design Sprintens anbefalinger på antall deltakere, fant vi ut at vi burde dele oss inn i 14 grupper som skulle kjøre parallelle sprinter.
Planen
Fra vi hadde bestemt oss for hvordan rammene rundt opplegget skulle være hadde vi nå tre uker på å planlegge. Det ble en brå slutt på ferien for min del. For å være ærlig var jeg usikker på hvordan, og om dette i dele hele tatt ville la seg gjøre. Hvordan skulle vi klare å lage et godt opplegg på bare to timer, og hvem skulle være med å fasilitere? Det var kun oss i UX teamet som hadde erfaring med å fasilitere Design Sprinter, og nå hadde vi behov for mange flere.
Vi ønsket å gjøre sprinten så reell som mulig, ved å bruke et ekte case som vi kunne jobbe videre med i etterkant av fagsamlingen. Vi ønsket å gi gruppene rom for å være kreative og å skape noe eget. Vi laget derfor en problemstilling som var nokså bred. Tema for fagsamlingen var Oslo bysykkel, og problemstillingen lød som følger:
Hvordan kan vi forbedre Oslo Bysykkel slik at tjenesten oppleves mer tilgjengelig og brukervennlig enn den gjør i dag?
Dette satt et godt grunnlag for ulike ideer og løsningsforslag. Trodde vi. Mer om dette senere.
Vi brukte en del tid på å bestemme oss for hvilke øvelser som skulle inngå i de to første timene. Vi så raskt at det var helt umulig å gå gjennom alle øvelsene som Design Sprint 2.0 har beregnet til fire dager. Etter mye frem og tilbake kom vi frem til at vi kunne klare å kjøre så godt som alle øvelsene som tilsvarer mandagen og tirsdagen i Design Sprint 2.0. Det ville bli knapt med tid, men vi hadde tro på at dette ville gå. Vi laget et eget opplegg for prototyping og testing som dekket dag tre og fire av Design Sprint 2.0.
Les mer: Digitalisering av offentlig sektor
Det praktiske
For å gjennomføre en Design Sprint er man avhengig en del utstyr. Post-it lapper, tusjpenner, klistremerkedotter og Magic Whiteboard er helt essensielt for å kunne utføre øvelsene. Dette ble kjøpt inn i store mengder og nøye fordelt i poser til de ulike gruppene.
Vel så viktig som alt utstyret er det å ha et rom som passer til formålet, og som legger til rette for kreativ tenkning. For at en Design Sprint skal bli mest mulig effektiv og behagelig å være med på er det viktig å ha et rom med god plass. God plass til deltakerne, og god plass på veggene. Det er mye aktivitet som skal foregå i rommet, og det meste av det som lages skal henges opp på veggen. Mye av tiden går med til at deltakeren går rundt i rommet for å studere, vurdere og stemme over hverandres løsninger. Dersom rommet ikke har naturlige overflater hvor man kan skrive eller henge opp ting er “Magic Whiteboard” redningen. Dette er en type elektrostatisk papir som fester seg på de aller fleste overflater uten noen form for teip.
Har man alt det overnevnte på plass, i tillegg til bakgrunnsmusikk (når deltakerne jobber i stillhet) og sunn snacks for å holde energien oppe, har man et perfekt utgangspunkt for å kjøre en vellykket Design Sprint.
Fasilitatorene
14 grupper betydde 14 fasilitatorer, noe som var langt flere ressurser enn hva vi hadde. Det hadde vært en mulighet å fasilitere flere grupper samtidig i samme rom, men rommene vi hadde tilgjengelig var for små til at dette ville fungert optimalt. Samtidig ønsket vi heller ikke at gruppene skulle forstyrre og påvirke hverandre for mye. Utfordringen med å skaffe nok fasilitatorer løste seg overraskende lett. Flere av traineene som selv hadde deltatt på Design Sprint ønsket å prøve seg. I tillegg var det flere andre som var nysgjerrige på metodikken, og som hadde lyst til å være med.
Det å ha gode fasilitatorer er alfa og omega for at en Design Sprint skal bli vellykket. En sen høstkveld to uker før fagsamlingen samlet vi derfor alle fasilitatorene for opplæring. Vi hadde to mål med denne kvelden: Det første målet var å få fasilitatorene til å føle seg trygge i rollen de hadde påtatt seg. Det andre målet var å teste ut om opplegget vi hadde planlagt faktisk ville fungere i praksis. Opplegget var nå mer eller mindre bestemt, og vi håpet inderlig på at det ikke ville bli for stressende, hverken for deltakere og fasilitatorer.
Vi startet med en muntlig gjennomgang av alle øvelsene. Vi forklarte hvorfor øvelsene skulle gjøres og hva som var spesielt viktig å tenke på under de forskjellige øvelsene. Deretter satte vi på stoppeklokka og gikk gjennom øvelsene slik vi ville gjøre på fagsamlingen.
Det viste seg at opplegget vi hadde satt sammen ikke var så stressende som vi først trodde. Vi kom oss gjennom øvelsene på beregnet tid, og det virket på fasilitatorene som at det var en overkommelig oppgave de hadde tatt på seg. Opplæringen varte i drøye fire timer, og det var en sliten og spent gjeng som forlot Vismas lokaler i høstmørket.
Inndeling av team
Et par dager før fagsamlingen viste det seg at vi ble en del færre deltakere enn vi først hadde regnet med. Dette var egentlig en liten lettelse for oss fasilitatorer med tanke på antall rom som måtte klargjøres. Dette betydde også at flere av fasilitatorene kunne gå sammen to og to, noe som gjorde at de kunne lene seg mer på hverandre og få en mindre stressende sprint.
En Design Sprint blir mest suksessfull dersom den består av et sammensatt team. Med et sammensatt team vil hver enkelt person bidra med unik kompetanse og erfaring, noe som vil gi gruppen et godt grunnlag for å ta de rette valgene. Vi verken ønsket eller hadde kapasitet til å bruke massevis av tid på å dele inn i grupper. Vi kom derfor opp med en finurlig løsning som løste dette på en god og effektiv måte. Vi laget “badges” med gruppenummer i ulike farger, hvor hver farge representerte en rolle. Da deltakerne ankom fagsamlingen fredag trakk de alle et nummer i den fargen som representerte deres rolle best. På denne måten dannet gruppene seg selv, og vi unngikk scenarier hvor vi på grunn av fravær hadde blitt nødt til å endre gruppesammensetningen. Gruppemedlemmene gikk nå rundt med en badge med det samme nummeret, og det var synlig hvem som var på gruppe.
Innledning til Design Sprint
For de fleste i Visma Consulting var Design Sprint noe helt nytt. For å gi deltakere en innføring i metodikken hadde vi på fredag leid inn en ekstern foreleser som gjennomførte en workshop med oss. Det var en livlig workshop som startet med en introduksjon til Design Sprint, før vi gjennom en praktisk øvelse kalt “Lightening Decision Jam”, fikk en smakebit på noen av Design Sprintens mange metoder. Etter workshopen tjuvstartet vi litt på lørdagens Design Sprint. For å sikre at deltakerne skulle få en felles forståelse av utfordringene til Oslo Bysykkel, gjennomførte vi et ekspertintervju med en selverklært og firmaoppnevnt Bysykkel-ekspert. Samtidig som intervjuet foregikk skrev deltakerne “Hvordan kan vi”-spørsmål på post-it lapper. “Hvordan kan vi”-spørsmål er positivt ladede spørsmål som med sin åpne og optimistiske form setter fokus på muligheter og utfordringer, i stedet for problemer. Disse spørsmålene skulle vi ta utgangspunkt i på morgendagens seanse, og ble derfor trygt oppbevart i konvolutter med tilhørende gruppenummer.
Fredagen ble avsluttet med en hyggelig, felles middag, og en rolig kveld for de fleste. Selve Design Sprinten startet tidlig lørdag morgen og vi var veldig spente på hvordan det kom til å gå.
Les fortsettelsen her: Design Sprint på rekordtid – gjennomføringen