Dette er det viktig å vite om bestemmelser om arbeidstid

Mange av oss husker søppelkaoset som fylte Oslos bakgårder og bygårder i 2016 og 2017. Søppelet fløt og ryktene florerte om uholdbare arbeidsvilkår for de ansatte i firmaet som skulle sørge for henting og tømming.

Etter at stormen roet seg gjennomførte Arbeidstilsynet tilsyn hos det ansvarlige firmaet. Gjennom tilsynet fant de 344 brudd på arbeidsmiljøloven etter en kontroll av 29 ansatte, deriblant arbeidsuker på 73 timer og overtidsarbeid på 93 timer i løpet av en måned. Tidligere sjef i virksomheten, ble dømt til ett år og tre måneders ubetinget fengsel for bruddene på arbeidsmiljøloven.

Dette eksempelet forteller oss hvor galt det kan gå om arbeidstidsbestemmelsene brytes. Nå er riktignok og størrelsesordenen av straffen for søppelkaoset som fulgte i deres fotspor, en unik situasjon.

Men brudd på arbeidstidsbestemmelsene er ikke unikt: I en undersøkelse utført av Fafo kommer det fram at nærmere halvparten av de undersøkte virksomhetene er registrert med ett eller flere mulige brudd på den daglige eller ukentlige grensen for alminnelig arbeidstid, og at én av ti jobber for mye overtid.

Gratis webinar: Dette må du vite om arbeidsmiljøloven

Regulering av arbeidstid

Arbeidstid har alle et forhold til. Men lovene som regulerer og administrerer arbeidstiden, er det færre som kjenner inngående til. Den alminnelige arbeidstiden er det vi kjenner som den normale arbeidstiden. Ifølge arbeidsmiljøloven må den alminnelige arbeidstiden ikke overstige ni timer i løpet av ett døgn og 40 timer i løpet av syv dager.

For enkelte typer arbeid, er det imidlertid strengere regler tilknyttet arbeidstid. Og her er det nødvendig å holde tunga rett i munnen. Den alminnelige arbeidstiden må ikke overstige ni timer i løpet av 24 timer og 38 timer i løpet av syv dager i følgende situasjoner:

• Døgnkontinuerlig skiftarbeid og sammenlignbart turnusarbeid
• Arbeid på to skift som regelmessig drives på søndager og helligdager, og sammenlignbart turnusarbeid som regelmessig drives på de samme dagene
• Arbeid som innebærer at den enkelte arbeidstaker må arbeide minst hver tredje søndag
• Arbeid som hovedsakelig drives om natten

Sørger du for at de ansatte ikke jobber noe mer enn grensene som er satt i arbeidsmiljøloven eller tariffavtaler, slipper du å betale overtidstillegg. Overstiges grensene, jobber de ansatte imidlertid på overtid.

Regler for overtidsarbeid

Om medarbeiderne dine jobber mer enn det som anses som alminnelig arbeidstid, jobber de på overtid. Det medfører en del regler du må ta høyde for, blant annet:

• Overtidsarbeid må ikke gjennomføres med mindre det er et særlig og tidsavgrenset behov for det
• Overtidsarbeid medfører et tillegg på minst 40 prosent til arbeidstakerens lønn. Dette tillegget gjelder uavhengig av om overtidsarbeidet finner sted på dagtid eller på kveldstid
• Arbeidstakeren kan ikke jobbe mer enn ti timer i løpet av syv dager, 25 timer i fire sammenhengende uker og 200 timer innenfor en periode på 52 uker. Det er imidlertid mulig å avvike fra denne regelen i noen tilfeller. Arbeidstilsynet kan innvilge at det tillate samlede overtidsarbeidet overstiger 25 timer i løpet av en uke og 200 timer i løpet av en periode på 26 uker.
• Samlet arbeidstid må ikke overstige 13 timer i løpet av ett døgn eller 48 timer i løpet av syv dager.

Fri fra arbeidet

Arbeidsmiljøloven inneholder også regler om arbeidsfri, både døgnbasis og ukentlig basis. Det betyr at du må ta hensyn til den tiden arbeidstakerne ikke er i arbeid, i tillegg til den tiden arbeidstakerne er på jobb. Arbeidstakere skal ha minst 11 timer sammenhengende fri i løpet av ett døgn, og 35 timer sammenhengende fri i løpet av en periode på syv dager.

Spesielle regler for søndags- og nattarbeid

I tillegg til regler for alminnelig arbeidstid, overtidsarbeid og tilstrekkelig fri fra arbeidet, har arbeidsmiljøloven også særskilte regler for arbeid utført på søndager og på nettene.

Søndagsarbeid

Arbeidsmiljøloven forteller at det skal være arbeidsfri fra kl. 18:00 på lørdager og til kl. 22:00 på søndager. Det er ikke tillatt å jobbe i dette tidsrommet med mindre arbeidets art gjør det nødvendig, noe som må drøftes med arbeidstakerens tillitsvalgte. Det er imidlertid mulig å inngå en skriftlig avtale om søndagsarbeid i bytte mot fri på andre dager som er helge- eller høytidsdager i arbeidstakerens religion.

Nattarbeid

Nattarbeid defineres som arbeid mellom kl. 21:00 og kl. 06:00. Dersom du som arbeidsgiver har en skiftordning hvor de ansatte er fordelt på to ulike skift i løpet av en dag, vil nattarbeid kun sies å foreligge mellom kl. 00:00 på kvelden frem til kl. 06:00 neste morgen. Som med søndagsarbeid, er nattarbeid kun tillatt dersom arbeidets art gjør det nødvendig. I tillegg er det strengere krav til nattarbeid, blant annet at arbeidstakeren skal gis tilbud om helsekontroll før tiltredelse og deretter med jevne mellomrom.

Unntak fra arbeidstidsbestemmelsene

Det finnes flere unntak fra arbeidstidsbestemmelsene. For eksempel er det enkelte arbeidstakere i gitte yrker og roller som vil være unntatt arbeidstidsbestemmelsene. Dette er de som befinner seg i ledende stillinger, enten det er daglig leder eller deltakere i ledergrupper, eller de som er i såkalte særlig uavhengige stillinger, det vil si arbeidstakere som i stor grad styrer sin egen arbeidsdag.

Det gis også dispensasjoner fra Arbeidsmiljøloven for en ansatt eller en gruppe ansatte forutsatt at det er gjort skriftlige avtaler som underbygger en slik dispensasjon. En del ansatte er unntatt arbeidstidsreglene i arbeidsmiljøloven helt eller delvis gjennom egen forskrift. Politiet og brannvesenet er eksempler på slike arbeidsplasser. Her kan du lese om forskriften for unntak fra arbeidsmiljøloven for visse typer arbeid og arbeidstakergrupper på Arbeidstilsynets sider.

Viktigheten av et effektivt planleggingssystem

Det er mye å ta høyde for når det gjelder bestemmelser om arbeidstid, og det er fort gjort å trå feil. Jeg er villig til å påstå at virksomheter som ikke har systemer som tar høyde for arbeidstidsbestemmelsene på et eller annet tidspunkt vil bryte reglene, eller i alle fall øke risikoen for å gjøre det betraktelig. Det er forbundet med risiko og lene seg på enkeltpersoners kjennskap til regelverket.

Excel-baserte systemer med store regneark er blant de mest brukte verktøyene for arbeidsplanlegging. Det har utvilsomt sine fordeler, men slike systemer kommer til kort blant annet når det gjelder lov- og avtaleverk.

For eksempel vil bedrifter som benytter seg av innleide vikarer på tvers av ulike avdelinger, raskt ha utfordringer med å holde oversikten over hvor mye de faktisk har arbeidet i de andre avdelingene og om de står i fare for å bryte noen lover og regler. Den eneste måten å finne ut av dette på er å plukke opp telefonen og ringe til hver enkelt avdelingsleder og be dem lete i sine egne Excel-ark.

Motsetningen er et digitalt arbeidsplanleggingssystem der all nødvendig informasjon er lett tilgjengelig på ett sted og som varsler deg før du tildeler en vakt til en som er i risikosonen for å bryte arbeidstidsbestemmelsene. Slike systemer for ressursstyring finnes, og de vil gjøre arbeidsplanleggingen langt mer smertefri. De som ønsker å minimere tiden brukt på administrasjon og styrke lovligheten i virksomhetens prosesser vil tjene på å undersøke mulighetene som ligger i disse systemene.