Dette må lønnsmedarbeideren kunne

Er du HR-leder vet du hvor lang lista over kvalifikasjoner i en stillingsannonse for ny lønnsmedarbeider er. Det er mange arbeidsoppgaver og mange lover og regler som skal følges. Det er ingen tvil om at lønnsarbeidet i en virksomhet er komplekst.

Har dine lønnsmedarbeidere denne kompetansen?

• Spesialisert fagkompetanse på lønn og helst bred erfaring fra ulike typer virksomheter.
• Kunnskap om lover, forskrifter og standarder.
• Kunnskap om rapportering til myndighet som a-melding
• Kjennskap til regler for refusjon fra NAV.
• Svært god evne til å kommunisere både skriftlig og muntlig med ledere og ansatte som ikke kan lønnsfaget.
• Gjennomføre lønnskjøringer og innberetninger.
• Avstemme lønn mot regnskap.
• Håndtere oppfølging i forbindelse med sykefravær.
• Støtte ledere i forbindelse med lønnsrelaterte spørsmål.
• Kunne drive med både kontinuerlig og prosjektbasert kvalitetskontroll.
• Håndtere reiseregninger og utlegg.
• Sørge for god oppfølging og godt vedlikehold av bedriftens pensjons- og forsikringsordninger.
• Saksbehandle lønnssaker med utstrakt service til alle ledernivåer.
• Rapportere fravær og føre fraværsstatistikk.
• Kunne GDPR-rutinene og følge og tilpasse disse med tanke på lønnsarbeidet. 
• I tillegg bør lønnsmedarbeideren ha en genuin interesse for fagfeltet lønn.

Lønn er ikke bare lønn

Lønnsmedarbeidere utfører ikke bare de rene, konkrete lønnstjenestene. De jobber også for å sørge for at virksomheten har de beste løsningene for effektiv timefangst, de understøtter en tydelig lønnspolitikk og de legger til rette for tett, god personaloppfølging på lønn og fakturerbare timer. 

I tillegg har lønnsmedarbeidere ofte andre oppgaver innenfor administrasjon og HR. Det kan være kvalitetskontroll, utviklingsprosesser og prosjektarbeid, rapportering og statistikker relatert til lønnskostnad. Eller helt andre oppgaver i andre HR-fag.

Ønsker du å motta gode tips rett i innboksen? Meld deg på vårt nyhetsbrev her.

Personalpolitikk i praksis

Personalpolitikk er ofte en viktig del av arbeidet i en lønnsavdeling. Lønnssystemet skal ikke bare fungere, det skal tåle dagens lys og bli forstått av de ansatte. Lønnspolitikken skal ideelt sett fortelle ansatte og potensielle ansatte hva virksomheten vil med lønnen i bedriften: Hva som skal belønnes og hvordan lønnen skal fastsettes. Hvilke stillinger som er lønnet med bakgrunn i hvilke vurderinger. Det er mange spørsmål en virksomhet bør kunne svare på dersom ansatte eller søkere spør. 

Employer branding

Et godt eksempel på arbeid med lønnspolitikk, er støtte til ledere når virksomheter innfører bevegelig lønn eller bonusordninger. Da er lønnsavdelingens oppgave å tydeliggjøre, avgjøre og forklare hvordan ordningene beregnes og utbetales. 

Det er også viktig at lønnsavdelingen bidrar i arbeidet med å synliggjøre hvilke andre goder enn ren lønn bedriften har, som for eksempel fleksible arbeidstidsordninger, fleksibelt arbeidssted og pensjonsordninger.

En god og tydelig lønnspolitikk er grunnleggende for god intern markedsføring og employer branding. Det er ikke minst et utstillingsvindu for folk som søker seg til bransjen og vurderer å søke en ledig stilling i akkurat deres virksomhet.

Outsourcing av lønn og administrasjon

Når en virksomhet bestemmer seg for å outsource deler av HR-oppgavene, kan lønnstjenestene være verdt en vurdering. De er i mange tilfeller en del av virksomheten som kan outsources uten at det går på bekostning av kjernevirksomheten. 

Det kan være mange grunner til å outsource lønnstjenester: Kanskje har dere behov for mer spesialisert lønnsfaglig kompetanse. Det det stadig behov for oppgradering av kunnskap om lover og regler. Det kan være krevende å følge opp. Om personalavdelingen er liten, kan man bli sårbar for sykdom og ferieavvikling. Andre har kanskje behov for å satse mer på HR og har behov for å omplassere og restrukturere. Spesielt gjelder dette om virksomheten vokser og dere vurderer å ansette flere mennesker.