– I tillegg til at vi sparer mye tid på skolen, har lønnsavdelingen en stor besparelse på arbeidet med timelistene, sier Magne Johansen, rektor på Hagebyen skole.
Full oversikt
Alle ansatte og vikarer har sin egen bruker i løsningen. Ved pålogging finnes timeplanen for kommende uke og vikarene finner alle beskjeder og instruksjoner som trengs til vikartimene. Det gir mer forutsigbarhet i hverdagen, og en annen funksjon ved løsningen gir vikarene mulighet til å mer medvirkning i skolen.
– Mens man før måtte sitte og vente på å få tildelt timer kan de eksterne vikarene nå gå inn i løsningen og registrere ønsker. Administrasjonen har samtidig full oversikt over når man trenger vikarer og når vikarene er tilgjengelige, sier Johansen.
Administrasjonen setter opp arbeidsplaner for de ansatte i løsningen. Systemet blir også brukt til å registrere egenmeldinger, søknader om avspasering og permisjon og håndtering av fravær.
Fordeler ved bruk av vikaradministrasjon
– Kort oppsummert, løsningen har gjort vikarhåndtering raskere, enklere og mer oversiktlig for alle. Jeg sparer tid, sier Hanne Stormoen som er undervisningsinspektør på Notodden ungdomsskole.
Hun forklarer at hverdagen har endret seg fra å måtte bruke mye tid på å ordne med vikaropplegg, via mail eller skrevet på skjema, ta utskrifter, finne bøker, informere vikarer og forklare hvor de skulle være.
– Nå ligger all informasjon på plass i systemet og opplegget legges inn av læreren. All informasjon går nå direkte til vikaren ved tildeling av timen, og jeg kan bruke tiden min på andre oppgaver. Det er også et ryddig og oversiktlig system for vikarene våre. De kan se alle timene som føres og sendes til lønn, og de får opplegget rett på telefonen. De er superfornøyde med løsningen, sier Stormoen.
Vil du vite mer om timeplanlegging og vikarhåndtering i skolen?