Økonomifunksjon i endring
– En rekke rutiner og oppgaver som tidligere måtte håndteres manuelt, går i dag for egen maskin i ERP-systemet, takket være automatisering og regelstyring. For økonomiansvarlig, for regnskapsavdelingen, gir det en ny jobbhverdag. Profesjonelle brukere av et ERP-system kan isteden fokusere på å kontrollere avvik som automatisk flagges av systemet, og ta hånd om spesialtilfeller, sier Moan.
Det innebærer en betydelig endring i økonomifunksjonen i enhver bedrift. Tradisjonell regnskapsføring og rapportering krever mindre tid og ressurser. Til gjengjeld blir kompetanse på analyse, digitalisering og data desto viktigere. Dette er en omstilling alle økonomisjefer, økonomiavdelinger og bedrifter må gjennom, mener Moan.
– Bedrifter som lykkes med dette, vil gå med styrket konkurransekraft inn i fremtiden. Men det er ikke gjort i en håndvending. For å utnytte mulighetene i et topp moderne ERP-system til fulle, kreves det mye mer enn kosmetiske justeringer på roller og rutiner. Vi snakker om en ny digital hverdag, som må møtes med vilje og evne til omstilling.
Les også: Hva er et ERP-system? Alt du må vite om ERP
Nye brukergrupper og brukeropplevelser
Samtidig kan nyere løsninger, med sin plassering i nettskyen, favne mye bredere enn sine lokalt installerte forgjengere. ERP-systemet er ikke lenger tumleplassen til bare økonomisjefen eller regnskapsavdelingen. Nå har hele organisasjon tilgang til å hente ut og legge inn relevante data rett i systemet. Uten omveier, papirmøller og fordyrende mellomledd.
– Tiden er forbi da ERP-systemet var forbeholdt et lite antall profesjonelle brukere. Tvert imot har moderne ERP-systemer en rekke porter inn i systemet, rettet mot ulike roller i bedriften. Ansatte kan få tilgang til skreddersydde dashbord med relevante nøkkeltall og rapporter. Ledere får automatisk inngående fakturaer til godkjenning på mobilen – og setter i gang automatisert betaling, bokføring og arkivering i systemet i det øyeblikket de trykker «Godkjenn».
I årene som kommer forventer Moan en eksplosjon i antall brukere i moderne forretningssystemer. Veksten vil ligge i brukere som bare er innom av og til, gjerne på mobil, for å utføre helt bestemte oppgaver. For leverandørene stiller det nye krav til brukergrensesnittene. Forventningene til en enkel og intuitiv brukeropplevelse vil på sikt bli like høye i bedriftsmarkedet som i privatmarkedet.
– Å sende inn en reiseregning skal være unnagjort på et halvminutt, og det skal være like enkelt og effektivt uansett om du gjør det på mobilen i taxien eller bak skrivebordet på kontoret.
Programvare med IQ
Samtidig varsler Moan at maskinlæring og kunstig intelligens nå er på full fart inn i ERP-verdenen. Nye dører for automasjon og adaptasjon vil åpnes i raskt tempo fremover: Et system som lærer av atferden din, kan automatisere repetitive operasjoner du utfører manuelt. Et system som kjenner arbeidsmønsteret ditt, kan automatisk tilpasse brukeropplevelsen din i henhold til dine preferanser.
– Behandler du fakturaene fra en bestemt leverandør identisk hver gang, vil systemet automatisk foreslå identisk fremgangsmåte neste gang. Henter du ofte opp bestemte visninger, vil systemet automatisk legge inn en snarvei eller foreslå å legge inn visningen på et dashbord. På sikt vil maskinlæring transformere arbeidsflyten i ERP-systemet for alle brukere, spår Moan.