Et hinsides enkelt system

Freddy Etland Stave er kjøpmann og har jobbet i dagligvarebransjen i mer enn 20 år. Siden 2017 har han drevet to Rema 1000 butikker i Bø i Telemark med til sammen 30 ansatte. Butikkene hadde i fjor en samlet omsetning på 139 millioner, så med god kontroll på kredittkundene i Webfaktura, bruker Stave mesteparten av tiden sin på personale, lønn og bemanning. 

Mye kredittkunder

Med to dagligvarebutikker i en middels stor bygd, så består kundeporteføljen av alle slags kunder. Kredittkundene utgjør en viktig del av inntektsgrunnlaget, og kjøpmannen kan fortelle at denne kundegruppen utgjør henholdsvis 10 % og 8 % av kundene i de to butikkene. 

– Vi opplevde en stor økning i antall kredittkunder under korona. Med over 50 kontoer bare for kommuner, så har vi mye kommunale kredittkunder. I tillegg til disse så er det også mange bedrifter, organisasjoner – og privatpersoner med kredittkontoer hos oss. 

Det er jo ingenting å lure på. Et hinsides enkelt system!

Freddy Etland Stave

Kjøpmannen kan fortelle at den typiske kredittkunden han har, i snitt handler for 10 – 12 000 kroner per måned. De største, oftest kommunale, handler gjerne for opp i mot 100 000 kroner i løpet av en måned, mens privatkundene naturligvis står for lavere summer. Med andre ord: det kan fort bli store, utestående summer.

Superenkel oppfølging med Webfaktura

Gjennom Rema 1000 har alle kjøpmenn i kjeden tilgang på tjenesten Webfaktura fra Visma Financial Solutions. Dette er en portal hvor kjøpmennene finner butikkens reskontro. Her ser Stave blant annet fakturaer, kreditnotaer, purringer, tapsføringer og avskrivninger på alle sine kredittkunder, og kan enkelt følge med på bevegelser i kredittkundeporteføljen sin.

Webfaktura jobber for meg. Systemet fakturerer, purrer og sender inkasso på eget initiativ. Det eneste jeg trenger å gjøre er å følge med.

Freddy Etland Stave

– Jeg er en kontrollnerd og liker å følge med. Jeg lever jo av å få inn pengene mine! Derfor er jeg så glad i Webfaktura, forteller Stave. 

– Det jeg liker aller best med Webfaktura, er at det er så enkelt å bruke! Webfaktura jobber for meg. Systemet fakturerer, purrer og sender inkasso på eget initiativ. Det eneste jeg trenger å gjøre er å følge med.

Liker å ligge i forkant for å yte god kundeservice

Kjøpmannen forteller at han er den eneste i bedriften som bruker systemet aktivt. Han er inne i systemet flere ganger i uken og følger nøye med. 

– I Webfaktura fanger jeg raskt opp hvis en kunde betaler dobbelt. Det er noe som skjer ganske ofte, så jeg liker å ligge litt i forkant. Oppdager jeg dobbeltbetalinger i systemet, tar jeg raskt kontakt med kunden. God kundeservice er utrolig viktig for meg, det er jo tross alt det jeg lever av!

Stave følger også aktivt opp post retur i systemet.

– Får jeg fakturaer i retur ringer jeg kunden for å oppdatere i systemet. Jeg sjekker også jevnlig aldersfordelt saldoliste. Da ser jeg om jeg har noe utestående hos kundene, og om Visma har gjort noe her.

De fleste er flinke til å betale – men ikke alle

– De aller fleste er flinke til å betale for seg, men det er jo alltids noen som ikke er like flinke til å åpne konvoluttene sine.

I Webfaktura fanger jeg raskt opp hvis en kunde betaler dobbelt.

Som kjøpmann med rutinene på plass, så gjør Stave det han kan for å sørge for at pengene kommer inn.

– Jeg kjenner jo stort sett kundene mine. Så jeg sender først en e-post og minner dem på at de må betale. Hvis det ikke skjer noe da, ringer jeg kunden. Om kunden fortsatt ikke betaler, er jeg ikke sen om å ta direkte kontakt. Det har også hendt at jeg har sagt i fra til kunden hvis vedkommende har kommet innom butikken – eller at jeg har stukket innom kunden selv, forteller Stave. 

– Som regel løser det seg, men om ikke, har jeg fått hjelp av Visma Financial Solutions. I noen få tilfeller har vi måttet gå rettens vei. 

Et hinsides enkelt system

Stave anbefaler andre kjøpmenn å komme i gang med Webfaktura.

– Det er nok mange som ikke bruker systemet, men kanskje har de aldri satt seg ned å forsøkt. Samtidig så er det jo så utrolig enkelt å bruke. Med Webfaktura ligger alt til rette for å få full oversikt. Det er utrolig viktig å følge opp, så pengene kommer inn!

– Det er jo ingenting å lure på. Et hinsides enkelt system! Alt ligger jo der, så kan du skru på en PC så kan du bruker Webfaktura, avslutter kjøpmannen.