Ordningen er svært praktisk for mange næringsdrivende som i fellesskap anskaffer varer og tjenester til sin bruk, men det er betydelig risiko for å trå feil.
1. Utgangspunkt i lov og forskrift
1.1 Salgsdokumentasjon
Salgsdokumentasjon skal tilfredsstille minimumsvilkårene i bokføringsforskriftens § 5-1-1 for identifikasjon av partene. Den bokføringspliktige skal etter bokføringsloven § 7 bokføre alle opplysninger som er nødvendige for å kunne utarbeide spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering. Dette omfatter blant annet kunde- og leverandørspesifikasjon med nærmere spesifikasjon etter bokføringsforskriften § 3-1.
Kundespesifikasjonen skal inneholde alle transaksjoner med kunder pr. periode, sortert pr. kunde (kundens kode og navn skal fremgå). Tilsvarende skal leverandørspesifikasjonene inneholde alle transaksjoner med leverandører pr. kode, sortert pr. leverandør (leverandørens kode, navn og organisasjonsnummer skal fremgå).
1.2 Merverdiavgift
Inngående merverdiavgift skal etter merverdiavgiftsloven § 15-10 dokumenteres med bilag for å kunne fradragsføres. § 15-10 henviser til bokføringslovens regler om kravene til tilstrekkelig dokumentasjon.
Beregningsgrunnlaget for merverdiavgiften er vederlaget samt alle kostnader ved oppfyllelsen av avtalen, med unntak for utlegg selger pådrar seg i kjøpers navn og for kjøpers regning.
1.3 Avgiftsmessig håndtering av kostnad
sfordeling
Det klare utgangspunkt etter bokføringsloven er at salgsdokumentet inneholder transaksjoner mellom en enkelt selger og en enkelt kjøper. Reglene om fradragsrett for inngående merverdiavgift baserer seg på denne tradisjonelle tilnærmingen.
Det er likevel på enkelte områder akseptert at fellesanskaffelser med salgsdokument utstedt til kun en av kjøperne gir fradragsrett også for de andre kjøperne.
2. Typetilfeller
2.1 Sameie
I sameietilfellene vil selger kunne fakturere en av sameierne som så fordeler kostnadene til de øvrige sameierne. For å sikre tilstrekkelig legitimasjon for fradragsrett for de øvrige sameierne, må kopi av originalfakturaen vedlegges som underbilag til hver enkelt av sameierne. I tillegg skal det følge en fordelingsliste som viser andel av originalfakturaens samlede fradragsrett for hver enkelt.
2.2 Andre organisasjonsformer
Det har historisk vært akseptert at et fellesskap (som ikke behøver å være formelt registrert som et foretak) gjør fellesanskaffelser på vegne av deltakerne. I noe nyere tid har Skatteetaten uttalt at organisasjonsformen til deltakerne som inngår i fellesskapet ikke er avgjørende.
Det klare utgangspunkt er at det er snakk om en ren kostnadsfordeling mellom deltakerne. Det må altså ikke foreligge noen omsetning på innkjøpers hånd. Fellesanskaffelsene vil typisk være driftsmidler som kjøpes inn for bruk i sameie, eller vanlige driftskostnader som skal fordeles mellom flere.
Annonse- og reklametjenester, renholdstjenester og ulike elektroniske tjenester er brukt som eksempler. Et annet praktisk eksempel vil være et nytt felles adgangssystem til et næringsbygg.
Skatteetaten gjør likevel en del avgrensninger i adgangen til avgiftsmessig fordeling. Blant annet ligger det utenfor ordningen at flere parter går sammen for å oppnå rabatter til innkjøp av varer og tjenester til bruk i sin egen avgiftspliktige virksomhet. Hvis innkjøper omsetter tilsvarende varer eller tjenester som kjøpes inn er man avskåret fra å benytte ordningen.
2.3 Dokumentasjon
Forutsatt at innkjøpene tilfredsstiller vilkårene ovenfor, skal innkjøper i dokumentasjonen spesifisere fordelingen på den enkelte deltaker. Kopi av faktura må da oversendes fra innkjøper til deltaker sammen med fordelingsspesifikasjonen. Spesifikasjonen skal henvise til fakturaen.
Deltakerne vil da ha legitimasjon for fradragsrett etter den underliggende faktura og fordelingsspesifikasjon.