1. Du får mer tid på det som er viktigst for bedriften din
Administrative oppgaver kan fort kreve mange ressurser og være tidkrevende om man gjør det på den “gamlemåten”. For papirer skal i forskjellige mapper, og helst i forskjellige arkiver. Om man ikke har et godt system kan det også være tidkrevende å lete etter kontraktsmaler eller nødvendige koder. Det tar også tid å kopiere opp nok kopier, sørge for at alle dokumentene er signert riktig, sendt til rett adresse, og ikke minst lagret og oppbevart riktig. Spesielt når man arbeider i en virksomhet med flere deltidsansatte, har mange nyansettelser og perioder hvor det trengs vikarer.
Med digitalisering fjerner man unødvendig tidsbruk på administrative oppgaver, som igjen gjør at lederne får mer tid til å ta vare på de ansatte slik at de kan fokusere på kjerneverdiene til virksomheten.
Digitaliserte onboardingen: Sykehuspartner kan motta en signert arbeidskontrakt på 15 minutter.
2. Du gjør det enkelt for kandidaten å takke ja!
En digital onboarding gjør det veldig enkelt å bli ansatt. Den ansatte slipper å måtte forholde seg til en printer, skanner eller vente på at kontrakten kommer i posten. Kandidaten trenger bare å lese gjennom kontrakten på sin egen datamaskin og signere den med en digital signatur.
3. Du sikrer at dokumenter arkiveres riktig i henhold til GDPR
Når du velger en digital ansettelsesløsning sørger du for at dokumentene til virksomheten ivaretar de juridiske forholdene knyttet til sporbarhet, sikkerhet, lagring av persondata og virksomhetens fullmaktsrutiner. Når en ansatt slutter vil systemet fjerne alle nødvendige dokumenter automatisk etter et bestemt tidspunkt. Du slipper å være redd for denne informasjonen kommer på avveie og å tenke på at du må fjerne det fra det lokale arkivet.
4. Du får full oversikt over ansettelsesprosessen
Med en digital ansettelsesløsning har du alltid oversikt over prosessen. Du ser om kandidaten har signert, når fristen går ut og om de har lagt ved nødvendig dokumentasjon som sertifikater eller vandelsattest når det trengs. Om kandidaten ikke har signert når det nærmer seg fristen, er det enkelt å gi vedkommende en vennlig påminnelse.
5. Du sparer både penger og miljøet
Med digitalisering kommer det også uventede fordeler som sparer både miljøet og lommeboka. For når du ikke lengre trenger å sende kontraktene i posten, trenger du ikke å bruke penger på porto. Du sparer også miljøet ved å ikke måtte printe ut alle dokumentene. For å ikke snakke om alle kopiene.