«Jeg holdt en helt konge presentasjon!» Tenker du ofte det? Da er det i så fall bare å si gratulerer! Hvis ikke, håper jeg å kunne komme med noen av mine tanker og erfaringer rundt det å holde en presentasjon.
De aller fleste opplever nemlig relativt sjelden å kjenne at de virkelig hadde publikum i sin hule hånd. Ofte opplever vi dessverre det motsatte. De fleste av oss har vært på presentasjoner hvor vi i etterkant tenker «hva var det han snakket om?» eller «var det bare jeg som ikke fikk med meg noen ting?».
Vi kjeder oss og ser på klokken under hele presentasjonen på grunn av en lite engasjerende foredragsholder eller kollega. Mange av oss har opplevd at vi kaster bort tiden ved å være på en presentasjon eller vi føler at vår egen presentasjon kunne ha vært så mye bedre. Det er mange grunner til at det blir slik.
Jeg utfordrer alle som holder presentasjoner til å gjøre en felles innsats for at vi alle skal bli bedre til å holde presentasjoner. Du bør gjøre det du kan for at tilhørerne dine går derfra og føler det var «time well spent». Hva bør du gjøre før presentasjonen din? Har du smarte ting på hjertet, er det smart å kunne formidle det også. Her følger mine 7 viktigste tips:
1. Ikke åpne PowerPoint
Det første du skal gjøre, er ikke å åpne Powerpoint! Altså, ikke start med å klippe og lime fra en gammel Powerpoint-presentasjon. Dette er nok noe vi alle har gjort og gjør, men det må vi prøve å slutte med.
2. Ta forberedelsene på alvor
Ta forberedelsesprosessen på alvor. De fleste forbereder seg ikke nok! Du må bruke mer tid i forkant av presentasjonen, slik at du presenterer på en overbevisende og naturlig måte. Vi begynner med noen enkle grep.
- Først skal vi huske på at presentasjonen ikke handler om oss selv.
- Deretter skal vi tenke på at det å holde en presentasjon handler om å formidle et budskap. Vi ønsker å formidle dette budskapet på en best mulig måte slik at mottagerne forstår hva vi snakker om og forhåpentligvis også husker hva vi snakket om.
- Klarer vi å formidle budskapet vårt til mottageren har vi nådd målet vårt og vi har ikke kastet bort egen eller andres tid. Tilhørerne går ut med forhåpentligvis verdifull informasjon.
3. Still deg selv kontrollspørsmål
- Hvem skal du holde presentasjonen for? Hva vet du om dem?
- Hva er målsettingen med presentasjonen din?
- Hvem er du og hvorfor skal de høre på deg?
- Hva motiverer de du skal snakke til?
- Hva vil tilhørerne høre?
Da har vi noe å begynne med – du har skapt deg et mindset rundt presentasjonen din. Ved å svare på disse spørsmålene har vi laget et bilde av hva vi skal snakke om og en forståelse av hvilket nivå vi skal legge oss på for at mottageren skal få med seg budskapet vårt. Vi er nå godt i gang!
Les også: Presentasjonsteknikk: Hvordan levere innholdet?
4. Hva er de tre viktigste punktene dine?
Ofte er det mange viktige punkter vi ønsker å formidle, men da risikerer vi at de ikke husker noen av dem. Less is more! Derfor skal vi plukke ut kun tre hovedpunkter, slik at vi er sikre
på at de får med seg i alle fall det viktigste.
For å få gjennom budskapet, bør budskapet billedlig gjøres ved gode eksempler, eller ved hjelp av å relatere det til en historie. Å skape bilder hos tilhørerne er den beste måten til å få dem til å forstå og huske det du sier. Dette må også forberedes. Det er ikke vanskelig, men må like fullt gjøres.
5. Godt førsteinntrykk setter tonen
En annen ting som må gjøres, er å forberede en god innledning. Du må ha en god start på presentasjonen din, en åpning som vekker interesse og skaper engasjement hos tilhørerne. For å skape et godt førsteinntrykk slik at tilhørerne blir interessert, må vi bygge troverdighet og demonstrere kunnskap.
På lik linje er også oppsummeringen og avslutningen på presentasjonen din vel så viktig. Her gjentar du de tre viktige poengene dine som du vil tilhørerne skal ta med seg videre, dine «key takeaways». Deretter kan du ha en «call to action», altså hva skal de gjøre for å benytte seg av informasjonen de har fått (om relevant), hva er neste steget de kan ta for å benytte seg av
6. Øv, øv, øv!
For at alt dette skal bli bra under presentasjonen, er det tre ting du skal gjøre. Du skal øve, øve og øve igjen! Du må lære deg innholdet i presentasjonen utenat, ikke ord for ord, men hovedpunktene i presentasjonen din. Det er du som skal formidle budskapet ditt, ikke PowerPoint.
Bruk av PowerPoint eller andre hjelpemidler skal fremheve det du formidler, ikke omvendt.
7. Snakk så mottageren forstår
For å nå målet vårt med presentasjonen må vi kommunisere på mottagerens premisser. Du må bruke et språk som mottageren forstår. Det er ditt ansvar at de forstår det du sier. Dette må du tenke på når du skal lage presentasjonen. Du må tenke på hva tilhørerne vil høre, hva skal du si, hvilke ord skal du bruke og hvordan skal du si ordene.
Det er viktig å være bevisst på at det mottagerne oppfatter er avhengig av hvordan ordene blir sagt, og ikke bare hva som blir sagt. Vi må være oppmerksom på den ikke-verbale kommunikasjonen. Altså ikke bare innholdet i presentasjonen, ikke bare ordene du sier, men også:
- stilen
- uttalelsen
- tonen
- volumet
- ansiktsuttrykket
- kroppsspråket
- bevegelsen
- øyekontakten
- og så videre
Det er dog ingen grunn til å vente med å bli bedre! Ta tak i de tingene som er nevnt her nå, forbered en gjennomtenkt presentasjon og presenter den på en engasjerende måte. Da lykkes du! Da formidler du! Lykke til!
Hilsen Espen
