Etter dine presentasjoner, roper alle etter mer? Ikke? Kanskje er det ikke så mange som er der. I dette blogginnlegget går jeg i dybden på storytelling, smart start-prinsippet, metaforer, eksempler og sammenligninger. Og helt til slutt tar vi et oppgjør med gamle PowerPoint-myter.
Når vi har bestemt oss for hva presentasjonen skal inneholde, er det på tide å tenke på hvordan det skal fremføres. Vi velger hvordan vi skal gjøre vårt budskap tydelig for tilhørerne, slik at de forstår og husker. Kort, klart og konkret skal være betegnende for det vi sier, samtidig som det skal være interessant, helst litt morsomt og det bør vekke følelser. Budskapet må gå hjem!
Du har vel hørt om «the curse of knowledge»?
Vi må huske på hvem vi skal snakke til og ha i tankene the curse of knowledge – kunnskapens forbannelse, det at vi kommuniserer eller oppfører oss som om andre vet det samme som vi vet. Keep it simple, uten å være nedlatende – som Denzel Washington sier i filmen Philadelphia: «Forklar det til meg som om jeg er en seksåring».
Mennesker husker i bilder derfor må vi gi språket liv og kraft gjennom bruk av bilder og andre språklige effekter, og på den måten berøre tilhørerne og få dem til å forstå og huske.
Virkemidler som funker supert
Vi kjenner alle til uttrykket «et bilde sier mer enn 1000 ord» og det er viktig at vi tar med oss dette i forberedelsene. Det er mange måter å skape bilder på, i tillegg til faktisk å legge inn et bilde i PowerPoint-presentasjonen din. Vi må bruke virkemidler som skaper bilder i tilhørernes hoder. Bilder som får frem følelser, bilder som tilhørerne husker og tar med seg videre. Her finnes det flere metoder:
- storytelling
- start smart-prinsippet
- metaforer
- eksempler og sammenligninger
1. Storytelling
Storytelling er noe mennesker har gjort gjennom alle tider. Historier fortalt rundt leirbålene som vandere videre fra person til person og fra generasjon til generasjon. På same måte kan en historie fortalt i en presentasjon også vandre fra person til person. Vi husker historier mye bedre enn vi husker kalde fakta. Kalde fakta er ikke nødvendigvis spennende nok til at vi husker dem etterpå, men en godt fortalt historie som beskriver det samme kan absolutt være så spennende og relevant at vi husker det godt og kan gjenforteller historien til andre. Facts tell, Stories sell.
Min farfar var steinhugger av yrke, og for en stund tilbake hørte jeg en gammel historie om en mann som hadde kommet på besøk til et steinhuggeri. Det var masse støv i luften, det var lyder av hammer og spett, og han kjente den tydelige lukten av stein det var hamret på.
Mannen gikk bort til den første steinhuggeren han så, som virket misfornøyd og som hele tiden så på klokken, og spurte hva han jobbet med. «Jeg hogger ut stein» svarte huggeren kort.
Den besøkende gikk videre til den neste steinhuggeren han så, som virket mer fornøyd og mer på hugget. Han stilte det samme spørsmålet og fikk til svar «Jeg former denne stenen slik at den kan brukes til å bygge en vegg».
Mannen fortsatte bort til en tredje steinhugger som jobbet ivrig og nøyaktig på en stor stein, og stilte det samme spørsmålet også til ham. Han svarte stolt «Jeg bygger en katedral».
Denne historien er veldig virkningsfull. Den forteller oss på en billedlig måte viktigheten av å kjenne til visjonen og målsettingene til virksomhet vi jobber i. Uansett hvor viktig eller lite viktig jobben kan virke i den store sammenhengen, har denne kunnskapen enorm betydning for motivasjon og engasjement i jobben. Historien er kort, klar og konkret, og allikevel forteller den mye og er enkel å huske og enkel å gjenfortelle.
Les også: Presentasjonsteknikk: Hvordan forberede seg?
2. Smart start-prinsippet
Start smart-prinsippet går ut på ikke å starte historien din med «Nå skal jeg fortelle en historie» eller «Det var en gang…». Start heller med: «Forrige uke hørte jeg en historie om…., dette får meg til å tenke på ….. dette minner meg om …….. eller lignende. En historie fremhever budskapet ditt fordi historiefortelling:
- er naturlig og enkelt
- er underholdende
- motiverer og gir energi til deg og tilhørerne
- hjelper til å forstå kompleksitet
- er enkelt å huske og gjenfortelle
- engasjerer følelsene ikke bare logikken
Historiene trenger ikke være lange for å engasjere og for å fortelle en historie. Den korteste historien jeg kjenner til er skrevet av Hemingway og har kun 6 ord: «For sale. Baby shoes. Never worn».
3. Metaforer
Når vi skal flytte en tekst fra et dokument til et annet sier vi at vi klipper og limer, men gjør vi egentlig det? Nei, vi bruker hverken saks eller lim når vi jobber i PC’en, men det benyttes metaforer for at det skal være enklere for oss å bruke og huske funksjonene. Metaforer er språklige uttrykk eller billedspråk vi bruker med overført betydning eller billedlig betydning for å forklare det vi snakker om. Vi snakker om en ting for å uttrykke noe annet. Metaforer bruker vi ofte uten at vi tenker over det.
Vi bruker uttrykk som blomstrende økonomi for å beskrive en positiv økonomi som blomstrer og vokser seg stor. Nå snakker vi også om å bruke skytjenester eller at vi lagrer filer i skyen. Lagrer vi virkelig filene i en sky? Nei, tror ikke det, men det er et bilde på at ting ikke lenger foregår lokalt på din PC, men ute i der et eller annet sted, altså i «skyene». Andre eksempler:
- Når går det på skinner
- Ja, noen må jo holde julene i gang
- Vi er alle i samme båt
4. Eksempler og sammenligninger
Sammenlikninger bruker vi også for å skape en bedre forståelse av det vi snakker om. Når jeg sier at vi må øve masse for å bli god til å holde taler eller holde presentasjoner, kan jeg sammenlikne det med å spille piano. Vi må øve mye for å bli flink til å spille piano. De fleste av oss har et forhold til å spille et instrument og har smertelig opplevd at vi må spille masse for å beherske det godt, og vi kan derfor enkelt identifisere oss med dette.
Bruk av eksempler er også virkningsfullt. Om du skal selge bilen din, ønsker du kanskje å formidle at den er veldig økonomisk å kjøre. Da kan det være smart å følge opp med et eksempel om at du for eksempel kjørte tur/retur Hemsedal med full oppakning og 3 unger på under 0,6 l/mil, for å bevise hvor økonomisk bilen din er.
Det vi egentlig gjør er at vi kommer med en påstand og forsøker å bevise den ved å skape bilder det er enklere for mottageren å relatere til. Veldig enkelt og veldig virkningsfullt for at mottageren skal «se» hva vi mener.
PP er hjelpemiddelet, ikke leverandøren av budskapet
Til sist vil jeg gjerne gi noen råd når det gjelder (mis)bruken av PowerPoint.
PowerPoint er et hjelpemiddel. PowerPoint skal ikke være hovedleverandøren av budskapet under en presentasjon. Du skal være hovedleverandøren! Du skal være hovedleverandøren, og PowerPoint er et hjelpemiddel som kan fremheve budskapet ditt.
PowerPoint kan fort ødelegge hele presentasjonen din ved at den tar for stor plass, den krever for mye av de du presenterer for. Med dette mener jeg at vi opplever ofte at slides fylles opp med altfor mye informasjon.
Hva? Er det ikke lurt å ha informasjonen skriftlig også?
Faktisk ikke, skal vi tro professor John Sweller fra University of New South Wales, Australia. Hans forskning viser at hjernen tar imot informasjon best om den enten er skriftlig eller er muntlig. Det å få informasjonen både skriftlig og muntlig på samme tid reduserer hjernens evne til å ta imot informasjonen.
Derfor, ved å ha masse informasjon på en slide samtidig som du snakker om det som står der, gjør du det vanskelig for tilhørerne å få med seg det du snakker om. Du motarbeider ditt eget mål. Er det en tekst tilhørerne må lese, gi dem tid til å lese den, før du igjen snakker.
Klarer du det på 10 ord i stedet for 20?
Neste gang du skal holde en presentasjon og du skal bruke PowerPoint: bruk et bilde, bruk en enkel modell, bruk en enkel graf, bruk ett tall. Må du bruke tekst, reduser det til noen få punkter med noen få ord. Tenk alltid: less is more!
Har du en presentasjon du skal holde som er på 20 slides, reduser den til 10. Klarer du det? Det er kanskje ikke alltid like relevant å redusere antall slides, men det viktigste er å redusere antall ord på dem. Vær så snill – slides er ikke et manus – hele setninger har ingenting å gjøre på en slide! Husk å trekke frem kun viktige ord – kun 3 hovedpunkter. Takk. 🙂
Vi må ikke bruke PowerPoint hele tiden
Varier litt. Bruk bilder som dekker hele skjermen, bruk ett ord eller tall som dekker hele skjermen mens du snakker. Trykk på knappen for «punktum» eller «komma» under presentasjonen for å gjøre skjermen henholdsvis helt sort eller helt hvit. Det vekker oppmerksomhet og flytter oppmerksomheten til deg, formidleren.
For at deltagerne ikke skal sitte og lese mens du snakker. For å skape variasjon. Mens du har skjermen sort, kan du tegne på tavlen eller på en flipover. Skal du presentere salgstallene fra sist kvartal, skriv opp kun resultatet og prosentvis vekst på tavlen, istedenfor å vise hele regnearket ditt i PowerPoint som ingen har interesse av. Husk «the curse of knowledge».
Hva så med de som skal få tilsendt presentasjonen?
Og ikke tenk nå, «jammen jeg skal jo sende ut presentasjonen til de som ikke hadde muligheten til å komme og da må det jo være mye informasjon!?» Lager du presentasjonen for de som ikke er der eller for de som er der? Respekter tilhørerne dine! Må du dele presentasjonen i etterkant legger du inn info på notatene for hver slide, eller lager et dokument.
Skap variasjon i en hverdag med masse like kjedelige presentasjoner. Sørg for at ingen sovner av kjedsomhet på din vakt! Bli med meg på min misjon om å ikke kast bort andres tid! Få deltagerne til å huske din presentasjon, fordi den var annerledes, fordi den var varierende, fordi den var bra!
Hilsen Espen