Dessverre er det slik at «administrative» innkjøp ikke får like stort fokus som innkjøpene knyttet til virksomhetens kjernevirksomhet. Men ved å ta dette litt ubevisste valget går en gjerne glipp av mange mindre besparelser som sammen kan utgjøre større kutt i kostnadsbasen. Dersom en ser dette opp mot anskaffelsesprosessen som er beskrevet i NHO sin veileder slurves det derfor i markedsfasen/kjøpsfasen i forhold til vurdering, valg og kontraktsinngåelse. En løsning er å outsource dette til innkjøpsspesialister som har dette som sin kjernevirksomhet.
I henhold til «veilederen» bør en etter avtaleinngåelse ha fokus på implementering og oppfølging. Her stiller jeg ofte spørsmålene – hvilke verktøy har en for å distribuere informasjon om sine avtaleleverandører, produkter og tjenester i organisasjonen og hvem har ansvaret for å sikre avtalelojalitet? Svarene fra innkjøpere er varierende, men mange distribuerer informasjon om leverandøravtaler via intranett etc og overlater oppfølging til mellomledere i organisasjonen. De fleste virksomheter har ERP/fakturahåndteringssystem hvor en kan ta ut gode rapporter i forhold antall leverandører og omsetning pr kontodimensjon og en har således gode muligheter til å måle resultatet av implementering og oppfølging på respektive avtaleområder. Et eksempel på dette var en offentlig virksomhet som hadde 3 rammeavtaler på kjøp av print-/kopipapir. Rapportering viste at de i avtaleperioden brukte over 10 leverandører og at en av rammeavtale leverandørene ikke ble benyttet. Innkjøpsdirektøren var naturligvis ikke fornøyd med resultatet…
En innkjøpsavtale som ikke blir brukt har ingen verdi og tid/kostnader som er brukt fra leverandør/kunde i forbindelse med forhandlinger, signering og forvaltning er således bortkastet. En kan derfor stille seg spørsmålet;
Hvilke virksomheter er «best på innkjøp»; de virksomheter som forhandler frem de beste betingelsene eller de virksomheter som sørger for best implementering, oppfølging og avtalelojalitet av sine avtaler internt?
Les mer om hvordan Visma Proceedo kan bistå din bedrift med å unngå fremtidige «feilbestillinger».