til enhver tid dekker brukernes og organisasjonens behov. Effektiv applikasjonsforvaltning holder liv i skreddersydde IT-løsninger og sørger for at IT-løsningene fortsetter å skape verdi for virksomheten. Hvorfor er det sånn?
Fordi IT-løsninger som understøtter virksomhetsprosessene til en bedrift har direkte innvirkning på produktivitet, servicenivå og lønnsomhet i organisasjonen. Samtidig er rammebetingelsene for virksomheter i kontinuerlig endring, noe som krever endring og tilpasning av IT-løsningene. Skal applikasjonsforvaltningen bli effektiv stilles det imidlertid strenge krav til innhold og gjennomføring.
Her har vi beskrevet noen sentrale elementer som bør ivaretas.
1. Sourcingstrategi – gjøre selv eller kjøpe?
Effektiv applikasjonsforvaltning krever at man tar stilling til hvem som skal utføre hvilke oppgaver og inneha hvilken kompetanse. Svaret på problemstillingen henger som oftest sammen med sourcingstrategien til den enkelte virksomhet, det vil si hva gjør du selv, hva kjøper du, og hvordan kjøper du.
2. Etablering
Grunnlaget for effektiv applikasjonsforvaltning skjer gjennom en etableringsfase. Det overordnede målet med etableringsfasen er å legge til rette for at forvaltningsorganisasjonen, for både kunde og leverandør, skal kunne drive vedlikehold og videreutvikling av IT-løsningen på en stabil, forutsigbar, trygg og effektiv måte. Man kan med fordel organisere etableringsfasen som et etableringsprosjekt med spesifikke aktiviteter og leveranser.
Hvor stort og omfattende etableringsprosjektet blir avhenger av
utgangspunktet, dvs hvem skal gjøre jobben, hvilken kompetanse er nødvendig,
hvilke tjenester skal man levere, hva er tilstanden for IT-løsningen m.m.
Anbefalingen er, uansett omfang, å gjennomføre etableringen som et
tids- og omfangsavgrenset prosjekt.
3. Avtaler og servicenivåer
Applikasjonsforvaltning bør være regulert av avtaler som beskriver hvilke tjenester som er inkludert og hva slags servicenivå som skal gjelde for tjenestene. Et godt råd her er å benytte standardiserte avtalemaler, og å benytte separate avtaler for henholdsvis vedlikehold og utvikling. Det er også smart å tenke nøye gjennom hvilket servicenivå som er nødvendig for dine IT-løsninger.
Vil du vite mer om de sentrale elementene i effektiv applikasjonsforvaltning?
4. Prosesser og metodeverk
Applikasjonsforvaltning er en sammensatt leveranseoppgave. Man skal håndtere feilsituasjoner, endringsønsker, utviklingsbehov, konsekvensutredninger, forbedringer, for å nevne noe. Dette er en blanding av oppgaver med ulik prioritet. Noen må løses umiddelbart eller innen svært kort frist, mens andre har et mye lengre tidsperspektiv. For å kunne håndtere disse oppgavene samtidig på en strukturert og forutsigbar måte er det nødvendig med prosesser og metodeverk som håndterer mangfoldet av oppgaver.
5. Tjenester
Tjenester innenfor applikasjonsforvaltning skal samlet dekke behovene knyttet til videreutvikling og vedlikehold av en IT-løsning. Det er tre hovedbolker av tjenestekategorier man bør inkludere i applikasjonsforvaltningen:
- Vedlikehold: for å opprettholde funksjonen til IT-løsningen
- Utvikling: for å endre eller tilføre ny funksjonalitet i IT-løsningen
- Ledelse og styring: for å styre, koordinere og følge opp fremdrift i applikasjonsforvaltningen
6. Organisering og samhandling
Organisering av applikasjonsforvaltningen er et hjelpemiddel for sikre trygg, stabil og kosteffektiv vedlikehold og videreutvikling av IT-løsninger. Når man skal utforme organiseringen bør man tenke på skaleringsmuligheter, roller, kompetanse og kompetansedeling, samarbeid, samt hva som skaper engasjement og motivasjon.