Har du høye vikarkostnader? Her er 5 tips

Vikarer er ofte en ren nødvendighet for å holde hjulene i gang i den daglige driften av en virksomhet, uavhengig av bransje og størrelse. Sesongvariasjoner, influensasesonger og andre situasjoner gjør det helt nødvendig for avdelingslederen å plukke opp telefonen og ringe til vikarene på listen sin. Men kostnadene blir ofte unødvendig høye.

Selv om avdelingsledere først og fremst fokuserer på å få noen på jobb når det er behov for det, er det ikke ene og alene nok. Budsjetter og økonomi er også en helt essensiell del av regnestykket.

Gratis guide: Slik skaffer du deg kontroll over bemanningen

1. Prioriter riktig kompetanse

Det er alltid fornuftig å revidere en bemanningsplan for å se om det er mulig å flytte på oppgavene, slik at du alltid har den riktige kompetansen tilstede på jobb. Det krever god koordinasjon mellom produksjonsplanleggingen og bemanningsplanleggingen. Først må behovene defineres og arbeidsplaner som gjenspeiler behovene utvikles. Deretter må de nødvendige ressursene defineres og hvorvidt man har tilgang på den nødvendige kompetansen undersøkes.

Manglende tilgang på kompetanse er en vesentlig årsak til høye vikarkostnader. Befinner man seg i en situasjon der man plutselig står uten en lege eller sykepleier, blir det vanskelig å iverata pasientene. Mangler man en togfører, står togene stille og mangler man en bussjåfør kommer ikke bussene av flekken. Men verden går videre og tjenestene må like fullt leveres. Da er det ingen annen utvei enn å ringe etter vikarer.

2. Øk grunnbemanningen

Av økonomiske hensyn er det flere bransjer som opererer med et stort antall deltidsstillinger. I den norske helsesektoren, for eksempel, mangler det nærmere 4000 sykepleiere. Likevel er under 50 prosent av alle stillingene som lyses ut, heltidsstillinger. I denne og andre bransjer er det imidlertid både fullt mulig og hensiktsmessig, å øke grunnbemanningen uten at totalkostnaden øker i vesentlig grad.

For eksempel gjennomførte Sauherad kommune kunststykket å etablere flere heltidsstillinger, sette fart på den faglige utviklingen og øke kvaliteten på tjenestene sine, uten at regningen ble større. Blant annet omgjorde kommunen små vikarstillinger til større såkalte ressursstillinger. Det innebærer at en del av stillingsprosenten brukes til å dekke behov ved ulike avdelinger. For eksempel kan den ansatte i ressursstillingen ha 60 prosent fast stilling og en avtale om å flytte på seg til de avdelingene som har behov for det i de resterende 40 prosentene.

Et godt råd er undersøke hvor mange årsverk dere brukte i fjor, kontra hva det vil koste å øke grunnbemanningen. I flere tilfeller viser det seg at det lønner seg å øke grunnbemanningen i den grad at man kan håndtere et fravær eller to uten å leie inn vikarer for å demme opp for tapet i arbeidskraft.

3. Planlegg med riktig turnusmodell

Den vanligste måten å planlegge turnus/skift på, er å rullere en turnus over tre til seks uker. Men det finnes langt flere måter å organisere arbeidet på, som ønskeplaner, kalenderplaner, oljeturnuser

En av utfordringene med rullerende turnus/skift er at den gir begrenset forutsigbarhet utover de ukene planen rullerer. På planleggingstidspunktet har man ofte ikke kjennskap til behov og ønsker som kommer frem i tid og som man ikke får lagt inn i planene på en god måte. Dette kan være ferie, avspaseringer, permisjoner og lignende. Dermed oppstår avvik som må håndteres ad-hoc og det er en tidstyv. Her kan årsturnus eller kalenderplaner være en bedre måte å planlegge på.

I teorien vil en større grad av ansattmedvirkning for arbeidstid også medføre færre avvik fra planlagt skift/turnus. Her finnes det gode løsninger gjennom for eksempel ønsketurnus som på en god måte balanserer virksomhetens og den enkelte ansattes behov og ønsker.

4. Reduser bruk av vikarbyrå

Vikarbyråer er ofte velegnet for å få tak i den riktige kompetansen når man selv ikke har tilgang på den. De er utvilsomt flinke til å lete fram kompetansen du trenger, men de er langt fra gratis å benytte seg av. Så for mange bedrifter er bruken av vikarbyråer en betydelig kostnadsdriver på tvers av bransjer.

Etter at vikarbyrådirektivet ble innført i Norge i 2013, har en utleid vikar krav på samme lønn og goder som vedkommende ville fått om han eller hun jobbet direkte for bedriften som benytter seg av arbeidskraften til vikaren. Like fullt skal vikarbyrået ha sin økonomiske godtgjørelse.

Istedenfor å lene deg på eksterne vikarbyråer, kan du etablere et internt vikarkontor, som bistår alle konsernets avdelinger med riktig kompetanse. Flere sykehus gjør dette i dag. Gjennom dette interne vikarkontoret kan for eksempel deltidsansatte sykepleiere få flere arbeidsvakter ved å utnytte en egen «vikarpool», om de ønsker å jobbe mer. Gjennom dette får deltidsansatte tilgang på ekstra arbeidsvakter, ledelsen får frigjort tid til verdiskapende arbeid fremfor å skaffe til veie gode vikarer, mens institusjonen får turnusen til å gå opp langt mer effektivt enn tidligere. Ikke minst reduseres kostnadene de bruker på vikarbyråer.

5. Innfør et digitalt system for arbeidssplanlegging

Kostnadene for vikarene i seg selv utgjør ikke ene og alene det totale kostnadsbildet. Det er også utrolig mye kostnader forbundet med det å administrere, finne og leie inn vikarer. De ansvarlige for å leie inn vikarer bruker mye tid på å ringe rundt til aktuelle kandidater og finne de som faktisk har den rette kompetansen og tid til å stille på jobb.

Har du som hovedfokus å holde kostnadene nede for enhver pris så ender du fort opp med å pådra deg økt sykefravær. Uten vikarer og rett bemanning vil de fast ansatte bli nødt til å løpe enda fortere og løfte enda tyngre. På den andre siden kan du bli så avhengig av vikarer at de til slutt jobber så ofte og mye at de utløser overtid.

Et avansert arbeidsplanleggingssystem bidrar til å redusere administrasjonen rundt det å leie inn vikarer. For eksempel kan slike systemer gi de ansatte muligheten til å selv sende inn forespørsler om ledige vakter og sette seg opp som tilgjengelig på ulike tidspunkter. Det bidrar både til at de ansatte får påvirke sin egen arbeidshverdag og at avdelingslederen får den nødvendige oversikten som kreves for å holde vikarkostnadene nede.

Les mer her: Hva er et ressursstyringssystem, og trenger du det?

Høye vikarkostnader er utbredt, men det er ikke et nødvendig onde. Så lenge avdelingslederne som har ansvaret for å få tak i vikarer ikke har budsjettansvar eller en økonomisk tankegang liggende til grunn for avgjørelsene som tas, er risikoen til stede for at vikarkostnadene blir unødvendige høye. Like fullt er det mulig å redusere kostnadene ved å iverksette noen konkrete målrettede tiltak. Jeg håper denne korte artikkelen har gitt deg noen gode råd på veien.

Se også vår guide for bemannings­planlegging.