Det er lett å glemme hvilke avtalebetingelser bedriften har på de regelmessige innkjøpene fra faste leverandører. En nærmere titt på dagens betingelser kan bidra til at bedriften kan spare betydelige summer. Vi har tatt for oss noen avtaleområder hvor det kan være enkelt å kutte kostnader.
Behov for datamengde
Et sted å begynne er mobilkostnader. De aller fleste har mobil og derav behov for et mobilabonnement. Bedrifter holder seg ofte til samme leverandør i mange år, uten å engang vurdere andre alternativer. Det kan være mye penger å spare i året per bruker på å bytte leverandør eller abonnement. Selv om leverandøren oppdaterer datamengde og pris på sine abonnementer, gjelder ikke dette for eksisterende kunder. Man risikerer dermed å bli sittende med en avtale som har lavere datamengde og høyere pris enn det leverandøren tilbyr nye kunder. Vurder også om alle de ansatte har behov for samme type datamengde, eller om det kan lønne seg å gjøre individuelle vurderinger. Skal din bedrift betale for data som ikke blir brukt, eller betale for ekstra datapakker fordi noen av de ansatte bruker større datamengde? Det er ikke bare kostnader og datamengde som er viktig ved valg av leverandør. Unngå å bli fristet av lokketilbud, hvor det gjerne forekommer lange bindingstider og liten mulighet for endring i abonnement når behovet endrer seg.
Les mer: Fleksible mobilabonnement for din bedrift
Vurder bedriftens it- og datautstyr
Er det slik at one size fits all når det gjelder it-utstyr til de ansatte? Mange trenger en helt ordinær PC til å utføre arbeidsoppgavene, mens andre kan ha behov for kraftigere prosessor eller høyere oppløsning. Arbeidsoppgavene bør derfor være utgangspunktet for å avgjøre hvilke dataustyr de ansatte trenger. Ved å skreddersy ulike pakkeløsninger ut fra de ansattes behov får man mer kontroll over kostnadene. Samtidig unngår man å kjøpe for avansert utstyr som de ansatte ikke trenger.
For bedrifter med stort behov for datautstyr kan det være lurt å definere en innkjøpspolicy, hvor man vurderer leverandøren man handler fra, makspris per enhet, uttaksfrekvens, merker. Det er viktig å sikre at policyen blir overholdt, og at ansatte ikke handler på bakgrunn av personlige preferanser.
Les også: Her kan du lese hvordan mnemonic har oppnådd store besparelser
Unngå lange kontrakter og revurder de du allerede har
Forplikter du deg til lange kontrakter kan bedriften risikere å være mindre tilpasningsdyktig hvis det skulle være behov for endringer. Kortere og fleksible kontrakter er med på å gi større fleksibilitet, noe som kan sies å være en nødvendighet i markeder hvor forandringer skjer stadig raskere.
«Hvis du ikke overvåker og revurderer de eksisterende innkjøpsavtalene dine fra tid til annen er det fare for at du taper penger, mye penger.»
Hele innkjøpsprosessen bør derfor gjentas regelmessig. Du bør gjennomgå søk av leverandør, innhenting av tilbud, vurdering, forhandling av avtalen, kjøp og ikke minst reforhandlinger. Dette krever kompetanse, og er en tidkrevende prosess. Hvis det gjøres riktig, kan likevel gevinstene bli store. Vi har samlet et sett med tips til hvordan du kan oppnå gode innkjøpsavtaler, som du kan laste ned gratis.
Last ned: Gratis guide til gode innkjøp
Bli med i et innkjøpssamarbeid
Hvert eneste innkjøp er en mulighet for å redusere kostnader. Hvis du blir en del av et innkjøpssamarbeid, kan din bedrift spare både tid og penger. Det å inngå et samarbeid med en leverandør som gjør forhandlinger av innkjøpsavtaler kan spare bedriften for manuell håndtering av disse. Visma Innkjøpssamarbeid sikrer din bedrift markedsledende betingelser på innkjøp innen alt fra telefoni til reise, samtidig som ditt selskap frigjør tid til kjernevirksomheten. Vi tilbyr en gratis og uforpliktende analyse av din bedrifts innkjøp, slik at du kan vite hvor mye din bedrift kan spare på å bli medlem av et innkjøpssamarbeid.