Blogginnlegget er skrevet av Anders Levin, BI-spesialist i Visma bWise.
Sikre målet med budsjettet
Det første spørsmålet virksomheter bør stille seg selv er hva budsjettet har som mål å oppnå. Det kan virke opplagt, men spørsmålet er så relevant å stille. Et vanlig svar er å sette økonomiske rammer mål og ressursallokering for neste år. Men uten en pakke som kort beskriver formålet slik at de involverte blir nådd av meldingen, er det lett at misforståelser kan oppstå. Sørg derfor for at formålet med budsjettet er utviklet for å bevisstgjøre de involverte.
Presentasjonen av målet må være kortfattet, visuelt og brukes som grunnlag for å eliminere misforståelser i virksomheten. Bruk også presentasjonen som grunnlag for hvordan virksomheten kan forbedre og forenkle budsjettering ved kontinuerlig å føre en dialog om formålet med budsjettet.
Hvilket detaljnivå er nødvendig?
Etter at formålet med budsjettet er sikret, er det viktig å vurdere hvilket detaljnivå budsjettet må være på. Budsjettet tar en titt inn i fremtiden og peker ut retningen for virksomheten. Jo lenger frem i tid, jo mer usikre vil tallene bli. Det er verdt å vurdere om budsjettet virkelig trenger å inneholde samme detaljrikdom som i regnskapet. Hvis virksomheten i stedet fokuserer på færre detaljer, kan det gjøre det mulig å komme seg helt fra resultatregnskapet til kontantstrømmen enklere og raskere.
Identifiser forretningsdriverne
En måte å redusere detaljrikdommen på er å identifisere bedriftens drivere for inntekter og utgifter. Finn forhold som betyr at færre innspill kreves for å generere budsjettet.
Hvis driverne også tar hensyn til både økonomisk og operativ informasjon, har anerkjennelsen en tendens til å øke i virksomheten. I stedet for bare å skrive ut et økonomisk sammendrag som stort sett er det samme som en resultatregnskap, får virksomheten også en plan for sine operasjonelle tall.
Driverbasert planlegging har også en tendens til å redusere tiden sammenstillingen av budsjettet tar. Frigjort tid fra planlegging kan i stedet brukes på utvikling av virksomheten, noe som er en gevinst for hele virksomheten.
Hvor lang tid tar budsjettet?
For mange virksomheter har budsjettet en tendens til å trekke ut i tid og kan oppfattes som uendelig. Jo lenger tid det tar, jo større er risikoen for at budsjettet bare blir et papirprodukt. Tallene masseres slik at noen endelig godkjenner det. Sett heller en streng ramme for når budsjettet skal være klart. Hvis budsjettet ser ut som dårlige nyheter for virksomheten, er forslaget å lukke slik det ser ut og i stedet sette handlinger for hva som må gjøres. Arbeid med handlinger, sett opp en ny prognose i stedet og dermed få en mer fleksibel handling.
Oppsummering
Jobb kontinuerlig med disse trinnene for å sikre at formålet er kjent, detaljrikdommen er håndterbar og drivere blir identifisert, og dermed frigjøres tid til å utarbeide og analysere budsjettet. Gjennom denne måten å arbeide på, vil ikke budsjettet bli sett på som et finansielt produkt som pålegges virksomheten, og i stedet vil det være et vanlig produkt som stadig forbedres ettersom virksomheten er involvert i arbeidet.
Når bedrifter fortsetter å investere i så mange områder av virksomheten, hvorfor er det ofte slik at budsjetterings- og planleggingsprosessene er manuelle og foreldede?
I denne e-boken identifiseres fire sentrale spørsmål du bør stille før du kjøper en planleggingsløsningning.