Hva er egentlig robotisering?

I Visma har vi blant annet roboten Bot-Anna. Hun trenger ikke pauser, blir ikke syk og kan jobbe døgnet rundt. Arbeidsoppgavene hennes består av å gå gjennom og tolke forskjellige skjemaer som reiseregninger, kjørebok, nyansettelser og refusjon av utlegg. Selv om hun er en fantastisk ressurs er det viktig å vite at hun på ingen måte er en intelligent robot, for hun vil aldri kunne gjøre eller lære seg noe hun ikke er programmert til av et menneske.

Robotisering, eller RPA (Robot Process Automation) er automatisering av en prosess. Tradisjonelt sett er det manuelle og repetitive arbeidsoppgaver uten skjønn som blir automatisert for å effektivisere prosesser. Det er med andre ord ikke en fysisk robot som tar plass i kontorlandskapet, men en programvare man implementerer i et system. Den utfører repetitive og ofte tidkrevende arbeidsoppgaver – akkurat som et menneske. 

Robotisering innen HR

Hvordan arbeider robotene?

Som sagt gjør ikke robotene noe utenfor det de er programmert til. Bot-Anna jobber i Visma Multi, der hun blant annet sjekker om summen på reiseregningen og kvitteringen den samme, om vi alt vi trenger av informasjon om den nyansatte? Eller om noe er noe ført inn feil.

Bot-Anna arbeider på samme måte hele tiden. Det gjør at alle kontrollene fra henne blir like og av samme kvalitet, hver gang. Når hun kommer over feil rapporterer hun tilbake slik at det blir korrigert og ført inn riktig. Bot-Anna er effektiv i jobben sin. Faktisk så effektiv at NTNU kunne halvere antall årsverk knyttet til håndteringen av reise og variabel lønn.

Robotisering har mange fordeler

Det er mange fordeler med å ha en robot-kollega. For når den arbeider døgnet rundt vil du fort merke at de hektiske periodene blir mindre hektiske. Roboten jobber jevnt og trutt hele tiden, og avlaster kollegaene sine. Dette merkes spesielt i hektiske perioder hvor for eksempel reiseregningene hoper seg opp. Når en virksomhet tar i bruk robotisering vil de ikke bare merke at arbeidsmengden blir redusert, men også at behovet for å hyre ekstra ressurser i hektiske perioder blir mindre.

Vet du hvor mange reiseregninger eller utlegg som blir fylt inn mangelfullt i din virksomhet? Robotisering gir deg data du ikke hadde tilgang til før. Som nevnt tidligere er ikke roboten smart og intuitiv. Når den kommer over feil og mangler i skjemaene vil den rapportere om det, og et menneske må rette opp. Det kan være at det er ført opp feil beløp, feil dato eller lagt til feil kvittering.

Med robotisering får du tall over feilføringer, og du kan regne ut hvor mye ressurser det koster å rette opp i for din bedrift. Heldigvis er dette enkelt å justere med litt opplæring i for eksempel avdelinger der det er repeterende feil og mangler.

Bør du ta i bruk robotisering?

Har virksomheten din har mange repeterende og tidkrevende arbeidsoppgaver som kan løses av en medarbeider som Bot-Anna? Hvis svaret er ja, så er robotisering absolutt noe du burde vurdere. Med hjelp av robotisering får din virksomhet forutsigbar kapasitet, stabil kvalitet og verdifull data.