Har du fasilitert eller vurderer du å fasilitere en Design Sprint Workshop? Har du følt på press om at sprinten må gi verdifulle resultater, ettersom den krever mye tid fra deltakerne?
Erfaringer fra flere Design Sprinter viser at en sprint gir mest mulig verdi dersom problemet man ønsker å løse er godt definert og gjennomtenkt fra start. Design Sprint 3.0 tar dette på alvor og har utviklet en metode som vil gjøre deg som fasilitator tryggere på om problemet som løses i sprinten er et problem som er verdt å løse.
Ved hjelp av en Problem Framing (PF) Workshop som gjennomføres i forkant av selve sprinten, møtes interessenter og ledelse for å fordype seg i organisasjonenes smertepunkter og for å definere en godt gjennomtenkt problemstilling. Når selve Design Sprinten setter i gang, bidrar dette til at sprintdeltakerne i større grad kan fokusere på å løse et gitt problem, heller enn å bruke tid på å definere det.
Målet med en Problem Framing Workshop
I en Problem Framing Workshop (PF) tar man utgangspunkt i kjente problemområder i organisasjonen. Kanskje er det allerede tydelig hva som er problemet, for eksempel: “Kundene klager på leveringstid”. Eller kanskje er det et mer abstrakt problem, som for eksempel: “Kundene handler kun hos oss én gang, men kommer ikke tilbake”.
Uansett hvor godt definert utfordringene er, er det viktig å få en klarhet og enighet rundt dem. De ulike interessentene vil kunne ha ulike perspektiver og meninger rundt hva problemet er, hvor viktig det er og hvor stor verdi det vil ha å løse det. Ved hjelp av workshopen kan man få alle interessentene på samme bølgelengde og få etablert et felles mål for arbeidet videre. Når problemstillingen er definert har man også et bedre utgangspunkt for å sette sammen rett team til å utforske problemet.
Når bør man gjennomføre en slik workshop?
En Problem Framing Workshop bør holdes omtrent to uker før Design Sprinten. Da har man tid til å forsikre seg om at man angriper rett problem, at sammensetningen av sprintdeltakere er fornuftig, at man fokuserer på rett sluttbruker og ikke minst at man har sikret bekreftelse og godkjennelse fra ledelsen.
Hvor lang tid man bør bruke på en PF workshop avhenger av hvor abstrakt problemet er, samt tilgangen på nøkkelressurser i organisasjonen. For de aller fleste vil en arbeidsdag være nok til å ha et godt utgangspunkt for å kjøre en Design Sprint.
Lurer du på hvordan vi jobber med design og frontend utvikling? Sjekk ut våre referanser her.
Hvem skal delta på workshopen?
De som bør være med på en PF workshop er personer som har makt til å påvirke løsningen. I mindre organisasjoner trenger det ikke være så vanskelig å finne nettopp disse personene, men i en større organisasjon kan det være mer utfordrende. For å finne ut av nettopp hvem som bør delta kan følgende øvelse være til hjelp:
- Skriv ned alle interessentene du kommer på. Det kan være alt fra utviklere til prosjektledere til markedsføringsansvarlig.
- Kategoriser interessentene i følgende kategorier (eksemplene nevnt nedenfor vil avhenge av type bedrift/organisasjon):
- Lite makt, høy interesse (for eksempel designere)
- Lite makt, lav interesse (for eksempel utviklere)
- Stor makt, høy interesse (for eksempel produkteier)
- Stor makt, lav interesse (for eksempel CFO)
De som havner i kategoriene “Stor makt, høy interesse” eller “Stor makt, lav interesse” bør inviteres med til workshopen.
Gjør gjerne denne øvelsen sammen med ressurser fra organisasjonen dersom du ikke har direkte innsikt selv. Etter øvelsen bør man ha et godt utgangspunkt for å vite hvem man skal invitere. Resten av interessentene som er identifisert må for all del ikke glemmes. Noen av dem, for eksempel designere, bør inviteres til Design Sprinten, mens andre er det viktig å holde informert eller involvert ved senere anledninger.
Slik gjennomfører du en Problem Framing Workshop
Nå som vi vet hvorfor man bør gjennomføre en Problem Framing Workshop, er det på tide å tenke på selve gjennomføringen. En PF workshop består av 5 tydelige steg. Dette er:
- Konteksualisere problemet
- Rettferdiggjøre forretningsbehov
- Forstå brukeren
- Identifisere muligheter
- Stakeholder buy-in
1. Kontekstualisere problemet
Selve workshopen starter med at teamet skal se problemområdet i en større sammenheng. For å gjøre dette kan man ta stilling til følgende spørsmål:
- Hva er problemet?
- Hva har vi allerede prøvd?
- Hva hindrer oss i å løse problemet?
- Har vi noen suksessfaktorer (enten fra tidligere arbeid eller tilknyttet problemet)?
Spørsmålene kan enten besvares sammen som gruppe eller først individuelt for deretter å diskuteres sammen i gruppen. Det å få tid til å tenke selv før man deler i plenum er en viktig del av Design Sprint metoden.
Ved å se på hva som er gjort tidligere fokuserer man på problemet sine omgivelser i stedet for å hoppe rett til problemløsning, noe man helst ønsker å unngå i denne workshopen. Fokuset på hindringer og suksessfaktorer gjør at man unngår å søke bekreftelse på egne antagelser ettersom man tvinges til å se på hva som faktisk allerede fungerer eller ikke fungerer. Antagelser er her din verste fiende!
Kan problemet løses med en Design Sprint?
Heldigvis finnes det hjelpemidler for å svare på om problemet er passende for en Design Sprint eller ikke. Cynefin modellen er ofte brukt som en veileder. Denne modellen hjelper med å plassere problemene i en av følgende kategorier: åpenbart, komplisert, komplekst og kaotisk.
En generell regel er at komplekse og kompliserte problemstillinger passer fint til en Design Sprint. Dersom det er åpenbart hvordan problemet kan løses vil det naturlig nok ikke være behov for å investere videre tid på problemløsning. På en annen side, hvis problemet er for kaotisk, kan det være vanskelig å finne en praktisk tilnærming, og en Design Sprint vil i disse tilfellene heller ikke være en god metode.
Hvis du ønsker å lese mer om Vismas erfaring med Design Sprint kan du lese om da vi planla og gjennomførte 6 parallelle design sprinter for å bli kjent med metodikken på tvers i selskapet: Design Sprint på rekordtid – Planleggingen og Design Sprint på rekordtid – Gjennomføringen.
2. Rettferdiggjøre forretningsbehov
Så er det tid for teamet å rettferdiggjøre hvorfor nettopp dette problemet er viktig og hvorfor man skal bruke tid på å løse det. For å gjøre dette kan man svare på følgende spørsmål:
- Hva er det vi ønsker å oppnå med å løse dette problemet?
- Hva vil skje hvis vi ikke gjør noe med det?
- Hva kan vi gjøre for å sabotere for oss selv i dag?
Disse spørsmålene søker å fjerne endringsvegringer hos interessenter og beslutningstakere i workshopen, da det tvinger deltakerne til å tenke på hva som skjer dersom man ikke gjør noe med problemet. Spørsmålene er også utformet slik at man skal hindre at workshop deltakerne “overvurderer egne evner” ved at man ser på hvilke prosesser som i dag bidrar til uheldige utfall.
Lurer du på hvordan vi jobber med design og frontend utvikling? Sjekk ut våre referanser her.
3. Forstå brukeren
For å forstå problemet er det essensielt å snakke med dem som faktisk håndterer problemet i dag, altså brukerne. Å se utfordringene fra deres perspektiv vil gi nyttig innsikt og kan i større grad sikre at løsningen som utvikles er verdifull for de som skal bruke den.
Her kan man som organisasjon ha ulike utgangspunkter: Kanskje man allerede er godt kjent med hvem brukerne er, eller kanskje har man svært liten kunnskap om dem. Uansett er det viktig at teamet sammen kartlegger innsikten de sitter på. Dersom man allerede har data om brukernes oppførsel fra tidligere undersøkelser som er blitt gjort for organisasjonen er det kjempefint å kunne gjenbruke disse opplysningene. Man kan også invitere brukere til workshopen for å fortelle om sine erfaringer og opplevelser. Man bør sitte igjen med svar på følgende spørsmål:
- Hva er det brukeren prøver å oppnå? Hva er målet deres?
- Hvilke utfordringer står brukerne ovenfor i dag?
- Hvordan løser de utfordringene i dag?
For å bli enda bedre kjent med brukeren kan man også lage et empatikart som viser hva brukeren sier, gjør, tenker og føler. Empatikartet kan gjenbrukes senere i selve Design Sprinten, slik at sprint deltakerne får innsikt i hva interessenter og beslutningstagere tidlig i prosessen har tenkt.
4. Identifisere muligheter
Neste steg er å identifisere hvilke muligheter som finnes relatert til brukernes utfordringer som ble kartlagt i steg 3. For å gjøre dette kan man skrive post-it lapper som starter med formuleringen “Hvordan kan vi…”. Deretter plasserer man hvert enkelt spørsmål i en matrise som tar for seg verdi hos bruker på y-akse, og ressurskostnad i organisasjon på x-akse. Dermed vil man enkelt kunne prioritere mulighetene etter hvor stor nytteverdi de har. Mulighetene kan gjerne tas med inn i Design Sprinten, dersom fasilitator ser det har en verdi for Design Sprint teamet. Basert på mulighetene skal man kunne utforme en problemstilling i følgende struktur:
Hvem – Hvem har problemet?
Hva – Hva handler problemet om?
Hvor – Hvor oppstår problemet? Hva er konteksten?
Hvorfor – Er det verdt å løse? Hvorfor skal vi bry oss om dette?
Gode problemstillinger er korte og konsise, adresserer faktiske problemer (ikke bare et enkelt KPI) og forholder seg til rotårsaken og ikke bare symptomene.
5. Stakeholder buy-in
Til slutt skal alle interessenter og beslutningstagere signere på at det man er kommet frem til i Problem Framing Workshopen også er det man skal jobbe videre med i Design Sprinten. Dette er for å sikre at alle har forpliktet seg til samme versjon av problemstillingen og at det er en konsensus om dette.
Formatet kan tilpasses formålet
Husk at det ikke nødvendigvis er gitt at PF workshopen bør ha akkurat identisk format som beskrevet her – det avhenger av formålet til Design Sprinten. Hvis man for eksempel jobber med innovasjon, og utfordringen er at man ikke helt vet hvor man ønsker å innovere, kan dette kreve en litt annen tilnærming med større bruk av datakilder og undersøkelser. Oppskriften over er uansett et godt utgangspunkt for noen som ønsker å gjennomføre en Design Sprint og kan tilpasses så lenge man er bevisst formålet med de enkelte øvelsene. En Problem Framing Workshop kan også brukes frittstående fra en Design Sprint, for eksempel i forbindelse med kick-off av et prosjekt.
Hvis du tror du kan ha nytte av en Problem Framing Workshop er det bare å ta kontakt med oss på våre nettsider. Ønsker du å lære mer om hvilke aktiviteter Design Sprint 3.0 inneholder kan du lese om dette i Aktivitetene i Design Sprint 3.0 kort oppsummert.