Dette skyldes nok at due diligence prosessen blir mer og mer sofistikert og avansert, og at stadig flere får opp øynene for IT-sikkerhet og betydningen av sikker og effektiv dokumentdeling. Et annet tegn på økt sikkerhetsfokus, er den sterke økningen i bruken av Clean Rooms.
Bare det siste året har vi tredoblet salget av Clean Rooms. Et Clean Room er i bunn og grunn et datarom inne i datarommet som brukes til å dele informasjon med svært begrenset tilgang.
Hva skjer før datarommet åpner for kjøpere?
En knapp måned, 27 dager, er gjennomsnittlig forberedelsestid fra datarommet åpnes for selger til mulige kjøpegrupper inviteres inn. Det første som skjer, er at datarommet opprettes og gis et prosjektnavn. Det er ikke uvanlig at navnene velges ut ifra bokstaveringsalfabetet og at første bokstav referer til salgsobjektets navn. Prosjekt Alpha, Delta og Tango er tre populære navn som går igjen.
Mange starter også forberedelsene langt tidligere, ved å benytte seg av datarommet som en «preparation portal» i forkant. På den måten kan man forberede seg ved å samle, laste opp og strukturerer sentrale dokumenter løpende, og i god tid før en potensiell salgsprosess. Kanskje ikke så rart når vi ser at et gjennomsnittlig datarom har et totalt innhold på 8312 sider?
En annen interessant observasjon er at 14, 9 prosent av de som etablerte et datarom i 2018 aldri åpnet portalen for potensiale kjøpere. Grunnene til dette kan være mange og sammensatte – alt fra at den aktuelle kjøperen har trukket seg fra prosessen til at noe ikke har gått helt som forventet underveis.
Hvem er tilstede i datarommet og hva gjør de?
Hadde datarommet vært et fysisk rom (som faktisk ikke var uvanlig før i tiden!), hadde det vært folksomt der. Vi ser at datarom i gjennomsnitt har invitert 28 brukere inn: 8 på selgersiden og 20 personer. Vanligvis er det tre roller i datarommet: selger og to interessenter, og hver gruppe har egne rådgivere som deltar.
Vi ser at en betydelig del av våre kunder benytter seg av Q&A-funksjonen – hele 63 prosent – og at det i gjennomsnitt kommer inn rundt 118 tilleggsspørsmål i løpet av due diligence prosessen. I datarommet får man full oversikt over all aktivitet, når dokumenter blir lastet opp, og om det ble åpnet. Det kan være viktig å ha god dokumentasjon hvis det oppstår tvil i etterkant om hva som ble framlagt.
Lang varighet og planlegging for framtidige transaksjoner
Når det gjelder prosessens varighet, ser vi at gjennomsnittlig levetiden på datarom hos oss er elleve måneder.
En annen observasjon vi har gjort er at stadig flere oppretter et nytt datarom rett etter endt transaksjon med tanke på nye kjøp- og salgsprosesser. Når datarommet er basert på en tidligere transaksjon og er godt vedlikeholdt, vil dette kunne gi et mer komplett datarom og sannsynligheten for tilleggsspørsmål reduseres (Q&A) ved neste transaksjon. Dette viser at våre kunder har blitt mer oppmerksomme på hvor viktig det er å komme tidlig i gang. Jo bedre du forbereder et fremtidig oppkjøp, desto større sjanse for en smidig due diligence.
Les også: Big growth in digital deals: Trend report 2021