Ikke ha timebanken i Excel
Du har enkelte dager behov for å ta barna til legen, utføre et privat ærende eller rett og slett kanskje sove litt lenger en morgen. Da tar du det selvsagt igjen ved å jobbe ekstra i den andre enden av arbeidsdagen eller kanskje har du hatt et skippertak i forbindelse med å avslutte et prosjekt og har noen timer i «banken». Ja, hvor finnes denne banken med timer? Du bruker trolig et excel-ark som du deler med din nærmeste leder eller kanskje bare det er du som har oversikten – og knapt nok det.
Samordning av timer
Mange kommuner benytter lønnssystem som ikke har et integrert timeføringssystem som også holder orden på fleksitiden. Da må du ha et reservesystem – ofte i form av Excel eller lignende. Du som fører lønn for de ansatte i kommunen har ingen enkel oppgave med å følge opp hver enkelt ansatt sine pluss- eller minustimer. I tillegg finnes det en rekke ulike arbeidsavtaler, ulike arbeidstider og fleksitidsordninger.
Tidkrevende oppgaver
Mye av tiden din går med til å punche timelister og å sende ut e-post påminnelser om at medarbeidere må huske å fylle ut timelister. I tillegg skal du minne lederne om å godkjenne avspasering og feriedager. Det å håndtere de ansattes fleksitid uten å ha et system er en stor utfordring, med andre ord.
Her er argumentene dine for å skifte system
For å skape orden og gi de ansatte i kommunen rettferdig håndtering av arbeidstid har du behov for et system for timeregistrering som er integrert i kommunens lønnssystem. Slik kan du argumentere overfor IT-sjefen i din kommune:
- Vi kan ikke lenger bruke et lukket system som Office, hvor vi ikke har nok innsyn i hva hver enkelt fører som fleksitid
- Vi må ha fleksitid i skyen – åpent og enkelt tilgjengelig
- Systemet må være fleksibelt nok til at vi enkelt kan legge til brukere, kunder og prosjekter
- Systemet må kunne lages basert på våre behov. Mange andre kommuner har slike systemer, hvorfor ikke vi også?
- Systemet må kunne regne ut timer, fleksitid og timebank helt automatisk
- Vi mister ofte kontrollen – det har vi ikke råd til
- Har systemet også mulighet til å føre ferie, sykdom og annet fravær så er det fint
- Fleksitid bør integreres i vårt ERP (Enterprise and Resource Planning)
- Det skal være enkelt for ansatte å bruke og for lederne å attestere og godkjenne
Vær nøye med å samle data
For deg som jobber i disse systemene hver dag og ønsker å forenkle dagens prosesser og komme bort fra manuelle føringer og å bruke unødvendig tid på punching mellom lønnssystem og personlige Excel-ark, så skal du kartlegge deres behov godt før dere setter i gang med en integrasjon. Jo bedre data per ansatt og flere lokale forhold som tas inn i et nytt timeføringssystem, jo bedre data får du ut. Det vil utvilsomt forenkle den daglige bruken både for de ansatte, lederne og deg som til slutt skal godkjenne.
