Hvordan skal man så sikre disse bedriftshemmelighetene? Styret og den daglige ledelse har et ansvar for å forvalte og ivareta alle selskapets verdier. Det bør gjennomføres regelmessige vurderinger av om det foreligger kunnskap eller andre bedriftshemmeligheter som kan og bør sikres, eventuelt på en bedre måte enn man tidligere har funnet nødvendig. . Aktivitetsplikten av slike løpende vurderinger vil naturlig nok variere fra selskap til selskap, men det finnes noen overordnede punkter.
- Først og fremst vil det være viktig å definere, identifisere og klassifisere den kunnskap og informasjon som er bedriftshemmeligheter og sånn sett skal håndteres som konfidensiell informasjon.
- Deretter må man forhindre spredningen av den konfidensielle informasjonen med tilfredsstillende sikringstiltak av teknisk utstyr, tilganger, rutiner for behandling av slik informasjon etc.
- Minst like viktig er imidlertid bevisstgjøring for de ansatte på hva som er konfidensiell informasjon, og i hvilken grad konfidensiell informasjon skal besittes av de ansatte. Konfidensialitet i forhold til de ansatte må ivaretas med nødvendige klausuler i ansettelsesavtalene om konfidensialitet, eventuelt kombinert med karantenetid ved opphør av arbeidsforhold.
- Ved opphør av arbeidsforhold må all konfidensiell informasjon og teknisk utstyr returneres virksomheten, i tillegg til at det gjennomføres såkalte exit-intervju med de ansatte hvor den ansattes forpliktelser i forhold til virksomhetens konfidensielle informasjon konkretiseres og bevisstgjøres.
- Videre bør virksomheten påse at alle avtaler med tredjeparter, være seg leverandører, rådgivere, kunder etc. inneholder dekkende konfidensialitetsklausuler, og at virksomheten er varsom og kritisk i forhold til hvilken informasjon som faktisk gis til tredjeparter.
- I slike konfidensialitetsavtaler – både i forhold til ansatte og andre – anbefaler vi at man regulerer en sanksjon dersom avtalen brytes, typisk en konvensjonalbot på et fiksert beløp.