I disse vanskelige økonomiske tider vil du som arbeidsgiver kunne oppleve at det er nødvendig å gjennomføre store eller mindre endringer i din virksomhet for å sikre videre drift og utvikling. Ofte vil nedbemanning være et nødvendig tiltak. Dette kan være fordi virksomheten opplever redusert ordretilgang eller får et behov for å skjerpe konkurransedyktigheten i et stadig tøffere marked.
Det er både lettere og vanskeligere å nedbemanne i disse dager. På den ene siden er det lettere fordi man kan vise til at prosessen skyldes generelle nedgangstider i Norge AS. De ansatte som velges ut til oppsigelse «taper» derfor ikke ansikt på samme måte som i oppgangstider. På den andre siden er det vanskeligere, nettopp fordi jobbmarkedet for de som utvelges til oppsigelse ser helt annerledes ut i dag enn for noen år siden. Det betyr at de kan oppleve at de har mer å kjempe for og angriper nedbemanningsprosessen på denne bakgrunn.
Men hvordan må du som arbeidsgiver gå frem for å gjennomføre en nedbemanningsprosess på en lovlig måte med det ønskede resultat, samtidig som du sikrer deg mot at nedbemanningsprosessen kan bli kritisert i etterkant?
Hvordan begynne en nedbemanningsprosess?
Før du igangsetter en nedbemanningsprosess, er det to klare utgangspunkter du bør følge:
For det første vil det være viktig å involvere de tillitsvalgte i virksomheten gjennom hele prosessen. Dette er en ryggdekning for deg som arbeidsgiver. Ved å involvere de ansatte på denne måten sikrer du at de ansattes interesser blir hørt og tilstrekkelig ivaretatt. Da vil det bli vanskeligere å angripe nedbemanningsprosessen i etterkant.
For det andre må du ha en realistisk forventning til resultatet. Eller sagt på en annen måte: til hvem som må gå. En del arbeidsgivere har en sterk formening om hvilke arbeidstakere det er ønskelig å beholde i virksomheten og hvem man ønsker å si opp. Utvelgelsen må følge visse kriterier og saklighetsnormer. Det er derfor ikke gitt at oppsigelseskabalen blir seende ut som du hadde sett for deg før nedbemanningsprosessen ble igangsatt.
Fire lovkrav i en nedbemanningsprosess
Det er i utgangspunktet fire lovkrav i en nedbemanningsprosess som må følges. For det første er det et krav at selve grunnlaget for nedbemanningsprosessen må være lovlig og saklig. For det andre er det i tillegg mange krav til hvordan prosessen – selve fremgangsmåten – må være.
1) Fornuftig kommersiell begrunnelse
Det første kravet som stilles til en nedbemanningsprosess, er at din virksomheten må kunne vise til en fornuftig kommersiell begrunnelse for hvorfor det må nedbemannes. Riktig forarbeid og dokumentasjon i denne forbindelse er svært viktig.
Domstolene vier imidlertid virksomhetene betydelig spillerom hva gjelder vurderingen av hva som anses som en god nok begrunnelse for nedbemanning. Du må ikke nødvendigvis ha underskudd i din virksomhet for å kunne nedbemanne. Dersom du kan vise til et dokumenterbart behov for økt konkurransekraft i markedet, kan dette utgjøre en fornuftig og kommersiell begrunnelse for en nedbemanningsprosess.
I prinsippet kan også et ønske om økt inntjening anses å være tilstrekkelig begrunnelse. Det sentrale er at din virksomheten kan vise til at dere har foretatt kommersielle og grundige vurderinger på bakgrunn av analyser av dagens tilstander opp mot prognosene for fremtiden.
2) Saklig utvelgelse og drøftelsesmøter
For det andre må selve utvelgelsen til oppsigelse være saklig. Her bør din virksomheten starte med å avtale med de tillitsvalgte:
- hvilke kriterier for utvelgelse til oppsigelse som skal anvendes
- hvordan utvelgelseskriteriene skal vektes mot hverandre
- hvilke deler av virksomheten nedbemanningen eventuelt skal omfatte
De klassiske utvelgelseskriteriene er kompetanse (både formell og faktisk), ansiennitet, alder og sosiale forhold. Med sosiale forhold tenker man på om det foreligger forhold ved den enkelte ansatte som det må tas særlig hensyn til i utvelgelsesprosessen. Dette kan være at den ansatte er eneforsørger for barn, ektefelle eller barn er rammet av alvorlig sykdom, den ansatte har en ekstraordinær gjeldssituasjon eller det foreligger andre lignende forhold som vil kunne medføre at en oppsigelse vil ramme den ansatte uforholdsmessig hardt.
I tillegg må du kartlegge hvorvidt det er ønskelig å nedbemanne i kun enkelte avdelinger i virksomheten, eller om man skal se hele virksomheten under ett. Det er ikke gitt at du har lov til å avgrense nedbemanningen til kun deler av virksomheten, så dette er noe som må vurderes nøye før en beslutning om utvelgelsesområde tas.
Når utvelgelsesområde og -kriterier er valgt, må du bruke kriteriene for å velge ut de ansatte som er aktuelle for oppsigelse. Du må så ha såkalte «drøftelsesmøter» med hver enkelt ansatt som står i fare for å bli sagt opp. Formålet med disse møtene er å gi den ansatte mulighet til å medvirke i utvelgelsesprosessen, eksempelvis ved å fremheve sin faktiske kompetanse innen et forretningsområde som skal videreføres eller opplyse om særskilte sosiale forhold. Den ansatte har rett til å ta med en rådgiver til dette møtet.
Først etter at det er avholdt drøftelsesmøter med de ansatte, kan du begynne på den endelige vurderingen av hvordan de ansatte står i forhold til hverandre og hvem som faktisk skal sies opp.
3) Annet passende arbeid?
For det tredje har du plikt til å vurdere om det er annet passende arbeid i virksomheten til de ansatte som er aktuelle for en eventuell oppsigelse. Det innebærer ikke at du må skape stilinger som din virksomhet ikke har, ikke har råd til eller ikke trenger. Men det innebærer at ansatte som er aktuelle for oppsigelse skal tilbys et ledig behov. Dersom den ansatte vil kunne tilbys en annen stilling i virksomheten fremfor å bli sagt opp, vil du være pliktig til å tilby den ansatte stillingen. Siden det å ha en inntekt er såpass viktig for folk, vil de fleste foretrekke å bli omplassert i virksomheten med andre arbeidsoppgaver fremfor å stå uten en arbeidsinntekt. Du må som arbeidsgiver særlig anstrenge deg i forhold til ansatte med høy alder og ansiennitet.
4) Interesseavveining
For det fjerde skal det foretas en interesseavveining. Din virksomhets behov for å si opp den ansatte skal avveies mot den ansattes behov for ikke å bli sagt opp. Dette kan være en vanskelig vurdering, der du i stor grad må støtte deg til hva som fremkom i drøftelsesmøtene. For å lette denne vurderingen er det en god ide å være grundig i diskusjonene omkring konsekvensene av en eventuell oppsigelse i drøftelsesmøtene med de ansatte. Særskilte sosiale forhold vil spille en stor rolle i interesseavveiningen.
Beslutning om oppsigelse
Først etter å ha gjennomført de fire stegene beskrevet over, kan du beslutte at Trond og Tone beholdes, men at Pål og Vegard gis en oppsigelse. Oppsigelsen må enten overleveres personlig (husk da å få den ansattes signatur på et eget eksemplar som du beholder!) eller sendes rekommandert per post (ikke ordinær postgang!).
Kravene til en oppsigelse, både hva gjelder grunnlaget for oppsigelsen og fremgangsmåten, er svært strenge og formalistiske. Hvis kravene ikke overholdes kan du risikere at oppsigelsen ikke anses som gitt, eller at den er ugyldig eller usaklig. Dette kan ha store økonomiske konsekvenser for din virksomhet, både med tanke på forlengede oppsigelsestider og risikoen for krav om økonomisk erstatning på bakgrunn av den ugyldige og/eller usaklige oppsigelsen. Så ikke trå feil!
To råd før du går i gang med en nedbemanningsprosess
Avslutningsvis er det to råd jeg ønsker å gi til deg som arbeidsgiver før du iverksetter en nedbemanningsprosess:
- Tving dere selv til å foreta reelle vurderinger i alle stegene av prosessen. Arbeidet dere nedlegger får dere igjen i andre enden den dagen noen påstår at oppsigelsen er usaklig.
- Dersom dere ikke har helt taket på de ulike fasene i nedbemanningsprosessen, kontakt en rådgiver som i forkant kan skissere prosessen dere skal gjennomføre. Dette kan vise seg å være en billig forsikring.
Visma Advokater har ekspertise innen arbeidsrett og våre advokater har erfaring med både nedbemanning og permittering. Ønsker du bistand i forbindelse med en permitterings- eller nedbemanningsprosess i din bedrift? Ta kontakt med Bibbi Moen Drange på telefon +47 481 76 355 eller epost.
Advokat Oslo | Advokat Bergen | Advokat Stavanger | Advokat Trondheim | Advokat Kristiansand