Øystein Engen er leder for Procurement Services i Nordea i Norge, og har ansvar for innkjøp og fakturahåndtering – fra behov til betaling. I et intervju uttaler Engen at de har automatisert over 60 % av prosessen av den inngående fakturaflyten ved å benytte modul for matching av repeterende kostnader (Visma Proceedo Abonnementsmodul) og ordrematching i den skybaserte løsningen Visma Proceedo. Ved å automatisere over 60 % av den inngående fakturaflyten sier det seg selv at dette vil medfører store administrative besparelser i innenfor økonomi/regnskapsavdelingen.
Hvordan har Nordea oppnådd så høy grad av automatisering?
Det ene elementet er at man ved å benytte Visma Proceedo Innkjøpsystem gjør bestilling av varer og tjenester gjennom et eHandelsystem. Dette medfører at det skapes en elektronisk bestilling, man legger på kontering og får økonomiske godkjenningen før ordren automatisk sendes til leverandøren. Etter at varemottaket er gjort slipper man å attestere og anvise fakturaen, den har blitt automatisk matchet mot ordre og varemottak og ligger ferdig kontert i økonomisystemet. På bakgrunn av dette uttaler Engen at innkjøp og faktura går «hånd i hånd». De ser at denne sammenhengen er så viktig at de har re-organisert og slått sammen enhetene for innkjøp og fakturamottak i Nordea.
Det andre elementet som er med på å trekke opp automatiseringsgraden til Nordea er Visma Proceedo Abonnementsmodul. I denne modulen kan man legge inn regler for repeterende fakturaer som gjør at fakturaene automatisk konteres og bokføres i økonomisystemet. Kategorien av fakturaer som er ideell for automatisk matching er type leie, leasing, renhold, strøm, vedlikehold, sikkerhet og telekommunikasjon (for eksempel telefonregningen til de ansatte i bedriften). Samlet sett bidrar denne type moduler til at bedrifter kan oppnå høy grad automatisering av administrative oppgaver. I tillegg vil man også ved å benytte et innkjøpssystem oppnå store besparelser som følge av avtalelojalitet og økonomisk godkjenning innen kjøp. Viser til tidligere blogginnlegg som drøfter dette: Avtalelojalitet og Økonomisk godkjenning.
For mange virksomheter betyr en automatisert prosess at man oppnår en mer effektiv administrasjon. Hva skal man gjøre med dette? Kutte kostnader eller benytte ressursene på bedriftens kjernevirksomhet for å øke driftsinntektene? Fakta er at man står ovenfor et «luksusproblem». Gjør man det ene eller det andre har det positiv innvirkning på bunnlinjen slik at bedriften din kan oppnå et konkurranse fortrinn og lede an med en sunn økonomistyring.