Hvordan prioritere riktig i prosjekter

Med begrenset tid, penger og folk til rådighet må enkelte prosjekter vike for at andre kan se dagens lys. Det er også essensielt for lønnsomheten å ikke sette i gang store, ressurskrevende prosjekter som ikke gir en god gevinst tilbake.

Snakk med nøkkelpersoner

Å prate med de som er direkte påvirket av løsningene deres gir et innblikk i hva som er viktig for dem – og deres behov og utfordringer. Innsikten dere får fra slike samtaler gjør det enklere å føle empati med dem, og skille hva som er viktig fra såkalte nice-to-haves.

Med nøkkelpersoner mener vi interessentene, som typisk er:

• Kunder – hvis behov og opplevelse er grunnen til bedriften tjener penger.
• Kundeservice – med den beste oversikten over kundenes største frustrasjoner.
• Salg og markedsføring – som vet hva som bestilles og hvor godt dagens innholdsverktøy egner seg for dere.
• IT – med kjennskap til de tekniske begrensningene og hva en leverandør/plattform må kunne håndtere.
• Leverandørene dine – med bred erfaring fra å bistå bedrifter som ligner deres egen.

Ha spørsmålene klare

Kommer du uforberedt er det begrenset med verdi svarene kan gi. Flyten i intervjuet kan bli hakkete, med kleine pauser, og man kommer ikke nødvendigvis ned til roten av utfordringene av for åpne, generelle spørsmål. Sitt ned og skriv spørsmål, helst tilpasset hver målgruppe, som lar dere belyse nøkkelpunkter i hele eller deler av kundereisen. Det er helt i orden å rette seg inn der det føles naturlig med dypdykk; spørsmålene er ment som veileder, ikke manus.

Skal du snakke med kunder, kan noen av spørsmålene være:

• Finner du informasjonen du trenger, når du trenger det?
• Hvordan opplever du å bruke løsningen vår? Er det noe vi kunne gjort for å gjøre det enklere?
• Er det noe som irriterer deg ved å bruke nettsiden vår? Er det noen områder du prøver å unngå, hvis mulig?
• Er det funksjonalitet du savner, som kunne gjort opplevelsen bedre?
• Hvilke andre sider liker du? Er det noe spesielt med dem du liker?

Det skal ikke mange intervjuer til før dere har en del idéer og innsikt å diskutere. Notatene underveis kan også danne grunnlaget for en liste med krav og ønsker. Disse kan dere evaluere dagens eller en eventuell ny løsning opp mot.

Den enkle prioriteringsmatrisen

Å finne de riktige prosjektene er én ting; å kontinuerlig følge opp den voksende listen er en annen. Som sagt er det viktigste med prioritering å unngå å bruke for mye tid på det som vil skape lite verdi tilbake.

Et velkjent rammeverk for å finne ut nettopp dette på en enkel måte er PIE (Potential, Importance and Ease). Det ble opprinnelig lagd for å rangere mulige A/B-tester. Vår erfaring er at det egner seg til mer enn bare eksperimenter, særlig der alle detaljer ikke nødvendigvis er satt i stein ennå. Den samkjører team og fjerner en del umiddelbar tvil.

Rammeverk som PIE har mange variasjoner og iterasjoner. Selv liker jeg Oliver Palmer sin, som gir litt tydeligere kriterier, der forkortelsen står for priority, impact og ease. Oversetter vi beskrivelsene til norsk, samtidig som vi løsriver dem fra A/B-testenes verden, får vi:

• Priority (prioritet): I hvor stor grad er dette i tråd med våre forretningsmessige mål? 10 betyr at det stemmer fullstendig overens.
• Impact (utslag): Hvor stort utslag vil dette ha hvis det funker? 10 betyr at det vil ha veldig store, positive virkninger.
• Ease (enkelthet): Hvor enkelt vil det være å få på plass? 10 betyr at du kan gjøre det i løpet av dagen.

Slik gjør du det

I en liste av mange idéer, gir du hver idé poeng fra 1 til 10 på hvert kriterium. PIE-poengsummen er gjennomsnittet av disse. Sorterer du lista på denne får du et godt utgangspunkt for videre diskusjon, for dette er kun ment som indikasjon og ikke en streng prioritering.

Mener dere priority er viktigere enn ease, er det nå dere får mulighet til å vekte sakene som samsvarer med forretningsmessige mål tyngre. Noen ganger er folk ikke tilgjengelig før om noen uker. Da kan man stokke litt om på sakene etter skjønn, så kabalen går opp.

Her er et eksempel på hvordan det kan se ut for en nettbutikk:

Sak	Priority	Impact	Ease	PIE
JIRA-203: Legge til USP-er på viktige landingssider	8	5	10	7,67
JIRA-248: Anbefalte produkter, basert på handlekurv, før kassa	4	8	6	6,00
JIRA-306: Oppgradere versjon for bedre sikkerhet	9	2	6	5,67
JIRA-293: Vise rabatter/prisbomber på produktsider	4	8	7	6,34
JIRA-301: Chatbot	7	8	2	5.34

Etter hvert som tiden går er det viktig å ta nye vurderinger jevnlig. Over tid vil dere få en større forståelse på hva som skiller 6 fra 7, samt hva som som inngår i hvert kriterium hos dere (heisann, “politikk” i priority). Ease endrer seg når nye funksjoner blir utviklet og lansert og når idéen forenkles og slankes. Dere kan oppdage at brukerne bruker et område mer enn før, og flytte andre saker ned basert på impact. Radikale endringer i markedet kan snu forretningsmålene – og deres definisjon av priority – på hodet. Når det i tillegg formaliseres får man enklere gehør i resten av organisasjonen.

Viktigst av alt: ikke tenk for mye hva hvert kriterium betyr. PIE skal gå fort og gi teamet en oversikt til videre arbeid. Går dere i stampe fordi dere overtenker neste steg, gir dere konkurrentene muligheten til å ta dere igjen.

Psst! Brukertester, A/B-tester og lignende kan hjelpe dere til å finne ut den faktiske verdien av endringer og ny funksjonalitet, men det sparer vi til en annen gang. Meld deg på nyhetsbrevet vårt, så får du varsel i innboksen når vi publiserer guider på dette.

God prioritering gir raskere tempo

Å prioritere hvilke behov man skal svare på er vanskelig. En god runde med interessentene deres vil gi dere innsikt å ta bedre beslutninger på. Med tre enkle indikatorer kan dere effektivt rangere og filtrere lange lister.

Med disse i verktøykassa, håper vi det blir litt enklere å finne ut hva som er viktigere akkurat nå. Empatien dere utvikler, sammen med en samkjørt metode for å kommunisere hva som er viktig, vil bli et konkurransefortrinn når dere vokser og tempoet tar seg ytterligere opp.