Før man i det hele tatt starter en forhandlingsprosess burde en danne seg et bilde av hva bedriften trenger av IT-løsninger og utstyr. Dette gjøres gjennom en kravspesifikasjon. I kravspesifikasjonen lager man gjerne en liste over hvilket utstyr man trenger og hvilke egenskaper utstyret skal ha. Ved valg av laptop kan dette for eksempel være pris, funksjonalitet, ytelse, batteritid og intern lagringsplass. Hva som er viktige egenskaper kan ofte variere per avdeling og brukernivå. Målet burde derfor være å avdekke ulike pakker bestående av produkter og utstyr som baserer seg på den ansatte sitt behov. En som er ansatt på lageret har for eksempel et helt annet behov enn en som er ansatt på markedsavdelingen.
Når du har definert hvilke “IT-pakker” bedriften har behov for, burde man definere retningslinjer for hvor ofte en ansatt kan få nytt utstyr. Da er det lettere å beregne innkjøpsvolumet til bedriften. Det er dette volumet bedriften har som grunnlag i forhandlinger med enten leverandører og/eller produsenter. Standardiserer bedriften innkjøpet til utvalgte merker og produkter, blir volumet høyere på disse og det blir enklere å presse prisene. Gjennom vår guide kan du få hjelp til å definere kravspesifikasjon, med retningslinjer til innkjøp av data og mobil.
Forhandle med leverandør eller med produsent?
IT er en bransje der fortjenesten i all hovedsak ligger hos produsenten og ikke hos leverandør. Et godt eksempel på dette er Apple. De er et av verdens mest lønnsomme selskap, mens leverandørene av Apple kun sitter igjen med noen få prosent margin. Skal en bedrift gå direkte til produsenten i stedet for en forhandler, krever det ofte et stort innkjøpsvolum eller høy frekvens på innkjøpene. De fleste bedrifter har ikke den forhandlingsmakten som trengs for å kunne forhandle direkte med produsenter.
Dersom bedriften har et stort volum kan løsningen være å opprette et “BID”. Leverandøren forespør her en kostjustering hos produsenten på et begrenset antall PC-modeller. Dette gjøres på bakgrunn av den spesifikke kundens totale volum. Likviditetsmessig er dette en ulempe, ettersom man må binde opp mye kapital. I tillegg må man også ta en ny forhandlingsrunde hver gang det kommer nye modeller eller prisene endrer seg.
I Visma Innkjøpssamarbeid har vi samlet alle våre kunders volum. Vi har derfor et bredt BID på mange ulike modeller, som har en redusert pris fra produsent. For et lite selskap er fordelen at man aldri ville fått tilgang til en slik pris alene, og bedriften har dermed en høy besparelse i kroner. Et stort selskap på sin side, slipper å binde seg til et gitt uttak og unngår å måtte kjøpe i store kvantum for å oppnå stordriftsfordelene.
Fordeler med samlet kjøpekraft
Visma innkjøpssamarbeid har forhandlet frem gode avtaler med leverandørene Atea og Digisys, samt produsentene HP og Lenovo. Basert på volumet til alle medlemsbedriftene har vi forhandlingsmakten som trengs for å forhandle frem de beste prisene direkte hos produsent. Dette er priser bedriften kan få tilgang til gjennom våre leverandører og er det vi kaller “Visma BID”.
Både små og store bedrifter kan dra fordeler av Visma BID:
1. Store besparelser
BID-prisene som Visma Innkjøpssamarbeid kan tilby gir i snitt 10 – 20 % besparelse sammenlignet med konkurrerende leverandører. Regnestykket er relativt lett; en bedrift som kjøper 20 maskiner til 10 000,- hvert år vil spare opptil 40 000,- i løpet av året, uten å i prinsippet løfte en finger.
2. Unngå forhandlinger med leverandører og produsenter
Selskaper med et stort volum har mulighet til å få gode priser direkte hos produsent. Ulempen for SMB-bedrifter er at de ikke har forhandlingsmakten til å gjøre det samme. Ved å bli en del av innkjøpssamarbeidet får din bedrift tilgang til markedsledende priser uten å inngå forhandlinger med leverandører og produsenter på hardware og drift. Våre BID-priser er rullerende, hvilket betyr at forhandlingene ikke må gjøres om igjen hver gang behovet oppstår.
3. Ingen volumforpliktelse
Ved å benytte avtalene i innkjøpssamarbeidet er det ingen forpliktelser som ligger til grunn. Dersom din bedrift ønsker å ta ut én eller hundre PCer i året, vil prisen fortsatt være den samme. Visma Innkjøpssamarbeid forhandler på vegne av over 6000 kunder, som drar synergier fra hverandre og til sammen utgjør et volum som produsentene ønsker å satse på.
Ønsker du å vite hvor mye din bedrift kan spare på IT-produkter og tjenester?
Få en gratis og uforpliktende innkjøpsanalyse. I analysen sammenligner vi priser eple mot eple og gir deg en presentasjon av mulige besparelser din bedrift kan oppnå på IT ved å benytte avtalene i innkjøpssamarbeidet. På våre sider kan du lese mer om innkjøp av data og mobil, samt se våre leverandører.