Spørsmålet er om det legges like mye ressurser i å få data ut igjen? Systemer som hjelper deg til å bli bedre, raskere og å drive billigere, samt til å planlegge og følge opp tiltak?
BI-verktøy er ment å komplementere de operasjonelle fagsystemene eller ERP- systemene nettopp ved å gi innsikt, besvare spørsmål om forretningen og skape beslutningsgrunnlag for endringer. Litt tabloid kan man si at ERP-systemene sementerer din nåværende forretningsprosess, mens BI-systemene gir kunnskap om hvordan du kan forbedre den.
Dette er spørsmål BI-systemene dine bør gi deg svar på:
- Hvordan går det egentlig med forretningen vår?
- Hvem er våre mest lønnsomme kunder?
- Hvilke produkter er på vei ut?
- Har vi likviditet til å vokse i sommer?
Alle ERP-systemer inneholder enkle rapporter for å forsøke å dekke dette behovet. Problemet er at de bare gir innsyn i det ene systemet, eller enda verre bare den ene modulen av totalsystemet. Dette kalles informasjonssiloer. Disse rapportene ser gjerne bakover, altså på hva som har hendt, mens BI-systemet skal gi trendanalyse, fremtidsutsikter og prognoser slik at vi kan agere tidsnok.
Nesten uten unntak vil en forretningsprosess favne flere systemer eller moduler.
BI-systemert er i sin natur frigjort fra siloene, men integrert med dem, slik at du får innsikt på tvers av informasjonskildene. Flere av systemene inneholder kundeinformasjon, produktinformasjon, informasjon om organisasjonen etc. Dermed kan BI-systemet også sammenstille og forvalte disse dataene samlet som masterdata.
Et annet moment er at store rapporter eller analyser er tunge å kjøre direkte i ERP-systemene. De belaster systemet og gjør det tregt. Dette skyldes måten informasjonen er organisert på (transaksjonsfokus). Ved å ha et BI-system som speiler dataene i ERP-systemet avlastes systemene i forhold til all analyse slik at de er ledige for brukerne. Dårlig ytelse i EPR-systemene koster ofte mye i tapt produktivitet og høyt stressnivå.
Oppsummert – Vi investerer i BI fordi:
- Vi trenger innsikt om forretningen, både status, retning og hastighet
- Innsikten fordrer at vi ser på tvers av systemene og datakildene vi bruker både internt og eksternt
- Dersom alle som trenger sammenstilt informasjon må gjøre jobben selv er det ineffektivt og gir rom for feil og uenighet
- Klarhet i tallenes opphav, tidsriktighet og betydning gir tillit til tallene og bedre beslutningsgrunnlag