Vi har definert fire faser som bør gjennomgås for å sikre en suksessfull implementering av bedriftens rammeavtaler.
1. Fastsett KPIer
Å redusere kostnader og tid brukt på innkjøp kan ofte være bakgrunnen for at man inngår en innkjøpsavtale. Basert på dette bør du ved inngåelse av avtalen fastsette noen KPIer, som du skal bruke for å vurdere hvordan man lykkes med implementeringen. Hvis ditt selskap har inngått en rammeavtale på kontorrekvisita kan en KPI være estimert innkjøp hos denne leverandøren per avdeling eller selskap.
2. Samlet avtaleoversikt med innkjøpsrutiner
Bedrifter inngår gjerne en avtale for at de ansatte skal handle i samsvar med bedriftens strategi. For å sikre at alle ansatte vet hvilke avtaler som er tilgjengelig, bør avtalene samles på ett sted. Eksempelvis kan bedriften benytte seg av en innkjøpsportal, hvor alle som gjør innkjøp kan se avtalene som skal benyttes.
For å få en god innkjøpsrutine for disse avtalene bør det ligge til grunn en god beskrivelse for hver avtale. Mange av innkjøpsavtalene inngås ikke av de som faktisk skal bestille hos leverandøren, så det er viktig at beskrivelsen er grundig og enkel å følge. Prosessbeskrivelsen bør inneholde hvordan man skal bestille, hvilke betingelser som ligger til grunn og eventuelle utløpsdatoer på avtalene.
Tips: Innfør reisepolicy
3. Avvikskontroll
Et hjelpemiddel du kan benytte for å se om bedriften har lykkes med implementeringen av en bestemt avtale er å gjennomføre avvikskontroll. Her vurderer du estimert forbruk mot det faktiske forbruket. Har dere bestemt dere for at alle skal begynne å bestille flybilletter hos et reisebyrå, men tidligere har bestilt fritt kan dere følge med på overgangen i antall bestillinger.
Tabell: Utvikling i bestillingsmønster etter endring i bestillingsrutine.
Hvis det er store avvik mot hva man forventer av bruk, gjelder det å lete etter årsaken. En mulig forklaring er at behovet i bedriften har endret seg. Se for deg at dere tidligere har kjøpt blekkpatroner og kopipapir en gang i måneden, men nå bygger det seg opp et lager. Du finner ut at selve forbruket har gått ned, og det er dermed en naturlig årsak til nedgangen. I andre situasjoner kan forklaringen være at de ansatte ikke følger avtalen. På tross av at bedriften har satt en felles strategi for et innkjøpsområde, kan noen ansatte ta seg friheten til å bestille basert på personlige preferanser. For å sikre lojalitet til avtalene kan det lønne seg å forklare tanken bak avtaleinngåelsen, slik at de ansatte forstår viktigheten av at alle benytter de. Husk at en god rammeavtale ikke er verdt noe hvis den ikke benyttes.
4. Optimaliser avtalen
Etter å ha gjennomført avvikskontroller kan du avdekke et kjøpsmønster. Ut fra dette bør du gjøre en vurdering om avtalen burde optimaliseres. Har dere for eksempel en prisliste på volumvarer innen kontorrekvisita, men ser at det bestilles mye mer av andre varer bør denne listen justeres i samarbeid med leverandøren.
Les også: Fem tips til effektive innkjøp
Oppnå kostnadseffektivitet gjennom samarbeid
Å benytte en samarbeidspartner som er ekspert på å forhandle rammeavtaler kan redusere manuell håndtering av innkjøpsavtaler. Visma Innkjøpssamarbeid jobber med å effektivisere bedrifter gjennom å tilby fremforhandlede avtaler innen ikke-strategiske innkjøp. Som Nordens største innkjøpssamarbeid kan vi tilby markedsledende innkjøpsavtaler og bidra til å implementere en god innkjøpsprosess i din bedrift. Våre innkjøpsrådgivere kan gjennomføre en kostnadsanalyse for å finne ut hva du vil spare på å bli medlem.
