– Kommunen har et fokus på å bli papirløs, så langt det lar seg gjøre. Ansatte som jobber med regnskap og lønn har nærmest et papirfritt kontor. Det viser at vi har kommet langt mot målet om å bli papirløse, forteller regnskapssjef i Sørum kommune, Marianne Andresen.
Fordeler og tidsbesparelse
Sørum kommune tok i bruk Visma Enterprise i 2006, og har siden bidratt til utvikling av flere moduler og løsninger som pilotkommune.
– Som regnskapsansvarlig merker jeg en rekke fordeler ved programmene, og det har vært med på effektivisere arbeidshverdagen min og andres. Det er enkelt å få oversikt og vi sparer mye tid. Tidligere måtte vi punche inn bilag og fakturagrunnlag manuelt. Dette slipper vi i dag, forteller Andresen.
Sparer årsverk med elektronisk fakturering
I dag mottar kommunen anslagsvis 70 prosent av fakturaene som elektroniske (EHF). Ved bruk av EHF og leverandørprofiler, gir det en enklere og raskere arbeidsflyt.
Tidligere hadde kommunen én person i hundre prosent stilling til å håndtere alle innkommende fakturaer. I perioder var det for lite med en stilling.
– I dag sitter denne personen med mange andre oppgaver fordi fakturaer legges direkte inn i systemet. Fakturabehandling har derfor blitt en brøkdel av stillingen. Dette er et tydelig eksempel på hva vi sparer tidsmessig på å jobbe elektronisk, forteller Andresen.
Arkivert 9000 filer
Sørum kommune startet i 2012 å arkivere alle arkivpliktige dokumenter elektronisk, og har siden arkivert over 9000 filer, totalt 37 GB. Dette er dokumenter som tidligere ble skrevet ut på papir og arkivert.
– Vi har spart enormt med papir. Det er ekstremt mye vi har arkivert elektronisk, som har vært skrevet ut tidligere, poengterer Andresen.
Antall årsverk har ikke økt
Økonomiansvarlig i kommunen, Stein Kr. Andersen, kan fortelle at antall årsverk ikke har økt i takt med fordobling av antall innbyggere.
– Det er like mange som jobber på regnskap og lønn i dag, som jeg mener det var i 1997 og i 2006. Effektiviseringen er sådan formidabel, forteller Andersen.
Webbaserte moduler gjør det enkelt
Det er historie å motta lønnslippen i posten eller hente den i posthyllen. Ansatte logger seg inn på «Min side» for å se lønnslippen eller motta e-post om det er ønskelig.
Kommunen er i startfasen med innføring av elektronisk innmelding av ansatte. Dette vil på sikt bidra til mindre manuelt arbeid og mindre papirarbeid. Det vil også bli aktuelt på sikt at ansatte skal kunne endre opplysninger om seg selv i nettportalen.
Godkjenne fakturaer på mobilen
Godkjenne og signere fakturaer er blitt enklere for ledere. Nå kan fakturaer behandles på mobilen og godkjennes umiddelbart.
Timelisten kan også snart oppdateres fra mobilen på bussen hjemover, og reiseregninger legges inn i systemet etter at kvitteringen er tatt bilde av og lastet inn.
Effektiviserende arbeidsmåte
– Vi jobber på en enklere måte i dag og mye går av seg selv. Vi møter positivitet rundt de mobile løsningene og tilgjengeligheten.
– For vår del slipper vi blant annet e-post hvis det er spørsmål rundt brukerstøtte. Nå loggfører ansatte spørsmål i brukerstøtte og vi svarer der. Bare det alene har gitt meg en ny hverdag, forteller Andresen.
Med Visma Enterprise Fakturadistribusjon kan du tilrettelegge for en effektiv og automatisert faktureringsprosess. Les mer her