I en sak som nylig var oppe i KOFA (Klagenemda for offentlige anskaffelser), hadde Nord-Trøndelag fylkeskommune brutt kravene til god forretningsskikk og forutberegnelighet i Lov om offentlige anskaffelser (LOA) § 5. Bruddet bestod i at klager ikke hadde fått tilbakemelding på anmodning om utsatt karensperiode før den utløp. Fylkeskommunen hadde opplyst om at tilbakemelding ville gis før dette tidspunktet.
Klager, Hustad Møbler Steinkjer AS, klaget fylkeskommunen inn for KOFA på flere grunnlag. Den anførselen de vant frem på var at fylkeskommunens saksbehandling var i strid med regelverket. Fylkeskommunen hadde selv opplyst i et brev til klageren om at deres anmodning om utsatt karensperiode ville bli besvart innen utløpet av karensperioden. Tilbakemeldingen kom imidlertid 3 timer og 43 minutter etter utløpet av karensperioden.
Hva er karensperiode i offentlige anskaffelser?
Før en kontrakt kan inngås skal det, etter forskrift om offentlige anskaffelser (i denne saken var § 22-3 (2) og (3) aktuelle), fastsettes en karensperiode.
«Karensperioden er en «fredningstid» mellom meddelelsen av kontraktstildelingen og det tidspunktet oppdragsgiveren tidligst kan inngå kontrakt».
I denne tidsperioden vil det være mulig for forbigåtte leverandører å stanse anbudsprosessen ved midlertidig forføyning. Som hovedregel har en oppdragsgiver ikke noen plikt til å forlenge karensperioden så lenge denne er rettmessig fastsatt. Leverandører som klager på en tildeling, anmoder i de fleste tilfeller om at fristen utsettes til klagen er behandlet, eller til den er avgjort av KOFA eller domstolene. I noen tilfeller etterkommer oppdragsgiver anmodningen.
Oppdragsgiver er bundet
Poenget til KOFA er at der oppdragsgiver har meddelt en leverandør at en klage vil behandles før karensperioden løper ut, eller der oppdragsgiver har gitt beskjed om at leverandøren vil få tilbakemelding på sin anmodning innen denne perioden utløper, er oppdragsgiver også bundet av dette.
Enkelt sagt, i en anbudsprosess må man holde det man lover for ikke å komme i konflikt med kravene til god forretningsskikk og forutberegnelighet i LOA § 5.
Advokat Siri-Helen Egeland er Visma Advokaters spesialist i offentlige anskaffelser. Hun har bred erfaring både fra innkjøps- og leverandørsiden og med et glødende engasjement hjelper hun både tilbydere og offentlige innkjøpere å navigere i regelverket. Har du spørsmål om offentlige anskaffelser, ta kontakt med advokat Siri-Helen Egeland på tlf. 918 00 921.