HVA
…er kontorrekvisita?
Det første en innkjøper må gjøre er å definere innkjøpsområdet. – Hva er kontorrekvisita? I Visma definerer vi kontorrekvisita som «alt utstyr og tilbehør som brukes på kontoret». Du tenker kanskje ikke over det i arbeidshverdagen, men kontorrekvisita finnes overalt, og i ulike former.
Hvis du ser rundt deg fra stolen du sitter på, (som for øvrig fåes kjøpt hos de fleste leverandører av kontorrekvisita), vil du antageligvis kunne telle deg frem til minimum 10 ulike produkter som faller under kategorien kontorrekvisita. Alt fra papirer, notatblokk, penn, kalender som det fortsatt står juni/juli på, kaffekopp, ymse visittkort, post-it lapper, markeringstusj, saks, tastatur og mus er typer kontorrekvisita. Fant du 10? Flere enn 10? Nettopp. Hvor mange forskjellige typer penner har du? Tre, fire? Vi kommer tilbake til hvorfor nettopp antall varianter kontorrekvisita som er viktige for innkjøpsfunksjonen.
…kontorrakvisita kjøper vi mest av?
Når området er definert, setter innkjøperen gjerne opp en volumliste med de kontorrekvisita bedriften kjøper mest av. I volumlisten finner du som regel én bestemt variant av:
- Kopipapir (f.eks. A4 80 gram)
- Kaffe (f.eks. Evergood filtermalt 250 gram)
- Blå penn (f.eks. Pilot M Supergrip)
- Toalettpapir (f.eks. Tork)
- AA Batterier (Energizer)
- osv..
HVEM
…skal vi velge som leverandør av kontorrekvisita?
Med utgangspunkt i volumlisten av kontorrekvisita går innkjøperen ut på en eller annen form for anbud på 10 til 20, kanskje til og med 30 volumprodukter. Innkjøperen klarer ofte å presse ned prisene på dette bestemte utvalget betydelig og velger leverandøren som tilbyr den beste prisen, men medaljen har en bakside.
Innkjøperen tenker gjerne ikke over hva man betaler for de 70, 80 eller kanskje til og med 90 artiklene kontorrekvisita bedriften handler utenfor denne. Denne problemstillingen er leverandørene fullstendig klar over og det er som regel her de henter inn det de eventuelt tapte på å dumpe prisene på de få artiklene de trengte for å vinne deg som kunde.
Derfor er det viktig å stille seg spørsmålet:
HVORDAN
…skal man avgrense kontorrekvisita kjøpt utenfor volumlisten?
I den perfekte verden er 20-30 unike kontorrekvisita-varer tilstrekkelig for å drive et kontor, men hva når man trenger AAA batterier i steden for AA, eller når Lars foretrekker rød penn over volumlistens blå variant og leverandøren er utsolgt for akkurat det kopipapiret du har halv pris på?
“Send Turid på butikken, og be henne ta med noe sjokkis på veien”.
Å sende en ansatt på nærmeste butikk er en dårlig løsning for kontorrekvisita, vi har sett flere tilfeller av dette, men da har man åpenbart glemt å regne hjem alternativkost og tapt produksjon. De fleste leverandører av kontorrekvisita leverer dessuten fra nettbutikk innen 24 timer.
For å unngå kjøp av kontorrekvisita utenfor volumlisten er det først og fremst viktig at bestillerne har god kontroll på hvilke artikler som finnes i volumlisten. Her gjelder det å ha så få kokker som mulig for å sikre kjennskap til dette.
Utfordringer som allikevel kan dukke opp knyttet til kjøp av kontorrekvisita er:
- Sporadiske innkjøp etter den velkjente innfallsmetoden
- Leverandøren endrer sortiment og/eller varenummer
- Bestilleren med kjennskap til volumlisten slutter
- Endringer i markedspriser over tid som gjør at prislisten blir foreldet
Løsningen er derfor å forsøke ha så gode priser, på så stor andel av varene man kjøper som mulig, til enhver tid. Ulempen kommer nettopp her; tid. Tiden det tar å overvåke markedet og forhandle frem gode priser. Kontorrekvisita er dessuten et svært volumstyrt marked. Derfor vil det med mindre man har store kostnader forbundet med kontorrekvisita, ikke lønne seg å bruke den tiden det krever for å ha en konstant optimalisert avtale.
…løser Visma dette?
Visma innkjøpssamarbeid har ansatt egne kategoriansvarlige innkjøpere, som kontinuerlig reforhandler 40 rammeavtaler innenfor ikke-strategiske innkjøpskategorier. Hver kategoriansvarlig har sine ekspertområder. Kontorrekvisita er ett av dem.
Visma har på vegne av 7000 medlemmers totale forbruksstatistikk på kontorrekvisita, fremforhandlet en volumliste med individuelle forhandlinger på over 400 unike artikler. Disse dekker 90 % av medlemsmassens totale forbruk. Noe innkjøp vil allikevel som nevnt alltid havne utenfor, derfor har vi på resterende sortiment kommet frem til en flat påslagsmodell, som tar utgangspunkt i leverandørenes faktiske innkjøpspris. Dette sikrer medlemsbedriftene gode priser, selvom man av og til handler utenfor volumlisten.
Kontorrekvisita: “Hva”, Hvem eller “Hvordan”?
De største besparelsene på kontorrekvisita gjøres gjennom interne rutiner. Det gjelder først og fremst å ha kontroll på “Hva” og “Hvordan” man kjøper, ved å ha en god avtale i bunn og samtidig gjøre grep for å holde seg innenfor volumlisten. Når det kommer til “hvem”, vil valg av leverandør være mindre vesentlig.
Visma utfører kostnadsfri innkjøpsanalyse på kontorrekvisita for nye og eksisterende kunder av samarbeidet. En slik gjennomgang kan potensielt kutte kostnadene betraktelig. Både i form av tid spart på forhandling samt optimalisering av avtale i tillegg til besparelse i kroner gjennom avtaler som er forhandlet frem på vegne av store volum.
Redusere kostnadene knyttet til kontorrekvisita?