Personalhåndboken skal bidra til rettferdig behandling av alle ansatte og fungere som en veileder for ledere og ansatte i bedriften. Den er et oppslagsverk for regler og retningslinjer, og skal bidra til å skape samhold og felles kultur. Personalhåndboken er også et levende dokument som vil endres i takt med personalpolitikken og endringer i norsk lovverk og internt avtaleverk.
Forskjellen på en arbeidsavtale og en personalhåndbok
Alle ansatte skal ha en arbeidsavtale. Arbeidsavtalen skal inneholde opplysninger om forhold som er av vesentlig betydning for arbeidsforholdet, slik som stillingsbeskrivelse, starttidspunkt, rett til ferie, oppsigelsesfrister og arbeidstid og andre minimumskrav i arbeidsmiljøloven. Arbeidsavtalen er individuell og tar kun for seg opplysninger som gjelder den bestemte arbeidstaker i arbeidsforholdet. Start alltid arbeidsforholdet med en god arbeidskontrakt.
I et arbeidsforhold vil det imidlertid ofte være behov for mer informasjon enn det som kan knyttes til arbeidsavtalen. Det er ikke særlig hensiktsmessig å inkludere bedriftens interne retningslinjer i en arbeidsavtale. Ofte kan det være greit å bare henvise til personalhåndboken i arbeidsavtalen. Personalhåndboken kan utdype enkelte punkter i arbeidsavtalen, i tillegg til å inkludere annen informasjon om interne regler og praksis. For eksempel kan det i en arbeidsavtale stå at rettigheter til ferie følger ferielovens bestemmelser. En personalhåndbok, derimot, kan inneholde mer utdypende informasjon om avvikling av ferie, ferie i oppsigelsestid, muligheter for permisjoner og hvilke permisjoner som gir rett til lønn.
Krav til personalhåndbok – dette bør den inneholde
I tillegg til å inneholde informasjon om bedriftens visjon, etikk og verdier, bør en personalhåndbok kunne fungere som et oppslagsverk der den ansatte enkelt finner frem til den informasjonen som søkes etter. Personalhåndboken bør utfylle arbeidsavtalen og samtidig dekke bedriftens interne praksis. Mens arbeidsavtalen kan si at arbeidstiden er fra kl. 8-16, kan personalhåndboka i tillegg si noe om muligheten for fleksitid, avspasering, overtid og jobb under høytider.
Ansettelsesforhold og lønn
Ansettelsesforhold bør også nevnes i en personalhåndbok. Under dette punktet bør det stå eventuelle retningslinjer for fast eller midlertidig ansettelse, arbeidsreglement, informasjon om prøvetid, samt informasjon om onboardingsprosess og opplæring. En del om lønn bør også inkluderes. Her bør følgende momenter komme tydelig frem: tidspunkt for lønnsutbetaling, informasjon om den ansattes ansvar for skattekort og arbeidsgivers rett til å trekke i lønn ved eventuelle feilutbetalinger.
Reiser og ferie
For bedrifter der reisevirksomhet er aktuelt, bør det også være et punkt i personalhåndboken som omhandler refusjon av reisekostnader. Et par eksempler kan være hvorvidt bedriften dekker etter diett eller etter regning og hvilken sats man bruker ved kilometergodtgjørelse. Informasjon om ferie skal stå i arbeidsavtalen, men det kan her henvises til personalhåndbok. Personalhåndboka bør dessuten inneholde utfyllende informasjon om tidspunkt for ferieavvikling, utbetaling av feriepenger, retningslinjer for ferieavvikling ved sykdom/sykdom i ferien og overføring av ferie.
Sykdom og permisjoner
Den ansatte har krav på sykepenger ved sykdom, men arbeidsmiljøloven legger noen føringer for når det er arbeidsgivers plikt å utbetale sykepenger, og når det er NAV som skal utbetale. Det er også lovkrav til hvor lenge en arbeidstaker må ha vært ansatt i bedriften for å kunne benytte seg av egenmelding og sykemelding. Denne typen informasjon bør ligge i en personalhåndbok. Videre bør det stå noe om meldeplikt ved sykefravær, barns og barnepassers sykdom og lønn under sykdom.
Permisjoner er et viktig tema som skal dekkes i en personalhåndbok. Noen permisjoner, slik som foreldrepermisjon, er lovpålagte, mens andre permisjoner er bedriftsinterne goder. Ofte forveksler både ledere og ansatte hva som er vanlig praksis og hva som er lovkrav. For eksempel har ansatte, i følge arbeidsmiljøloven, krav på betalt ammepermisjon i inntil én time hver dag inntil barnet fyller ett år, mens tannlege og fysioterapi ikke gir krav på betalt fri. Å gi betalt for permisjoner som i utgangspunktet ikke gir rett til betaling kan bety store kostnader for selskapet. Både de ansatte og ledelsen er best tjent med å vite hvilke permisjoner som gir rett til lønn og ikke. En oversikt over betalte og utbetalte velferdspermisjoner gir også den ansatte en pekepinn på hva de kan forvente dersom de har behov for fri til for eksempel barnehagestart, legebesøk eller begravelser.
Bedriftens ordninger
Personalhåndboken skal være tilpasset akkurat din virksomhet og den særegenheter. Det betyr at du bør vurdere å inkludere informasjon om forsikringsordninger, gavepraksis ved bursdager og ansiennitet, dekning av databriller og eventuelle andre goder bedriften din har å skilte med.
Personalhåndboken bør også si noe om avslutning av arbeidsforholdet, gjerne i form av informasjon om oppsigelsesfrister, advarsel, fratredelse og ansattes krav på attest.