Med andre ord: Medarbeidersamtalen er et verktøy som gjør det mulig å utnytte ressursene til det beste for leder, ansatt og arbeidsgiver. Hensikten med medarbeidersamtaler kan beskrives i følgende fire punkter:
- Avklare gjensidige forventninger til arbeidsforhold og resultater
- Samkjøre den enkeltes innsats og mål med selskapets mål
- Utvikle tillit og åpenhet for å fremme kommunikasjon og samarbeid i det daglige
- Samtale om mulighetene for, og legge forholdene til rette for, medarbeiderens faglige og personlige utvikling
Det er lederens ansvar å ta initiativ til medarbeidersamtalene. Det er også lederens ansvar å legge forholdene til rette for en vellykket samtale. Men, det er begges ansvar at samtalen faktisk blir vellykket, blant annet ved å vise åpenhet og tillit, og sørge for at det er viktige og riktige ting som tas opp.
Kort fortalt kan vi definere medarbeidersamtalen som en samtale mellom medarbeider og leder som er planlagt, forberedt, periodisk tilbakevendende og forpliktende. Det er nettopp disse områdene vår suksessoppskrift tar utgangspunkt i.
Slik kommer du i gang med medarbeidersamtalen
Aller først – du bør helst lage en plan for å få en god struktur på forberedelsen, gjennomføringen og oppfølgingen av medarbeidersamtalene dine. Visste du for eksempel at vi skreddersyr veiledningsskjema for medarbeidersamtaler i tråd med dine mål og strategier? Det er mange måter å oppnå suksess på. Start med en workshop for å utarbeide og gjennomgå veiledningsskjema for medarbeidersamtaler. Sammen med en ekspert på outsourcing kan du utforme en helhetlig og god prosess for medarbeidersamtaler. Få hjelp til å avdekke hva som er viktig å ta opp i samtalene og hvorfor det er viktig å gjennomføre jevnlige samtaler.
Planlegging er nøkkelen
At samtalen er planlagt betyr at den er satt av i god tid. Begge parter får informasjon om tid og sted minst to uker før samtalen finner sted. Samtalen holdes i et egnet lokale hvor den kan foregå uforstyrret. En medarbeidersamtale varer vanligvis i minimum én klokketime.
Still forberedt
Med forberedt menes at både leder og medarbeider tenker igjennom det de ønsker å ta opp på forhånd. For å få innflytelse over egen arbeidssituasjon er det nødvendig å formidle egne ønsker og synspunkter.
Gjennomfør jevnlig
Med dette menes at samtalen skjer med jevne mellomrom. En mulig struktur kan være å gjennomføre tre samtaler i løpet av året: én utviklingssamtale, én oppfølgingssamtale og én evalueringssamtale. Det daglige arbeidet gjennom året er en oppfølging og konkretisering av det som drøftes under medarbeidersamtalene. Utvikling er med andre ord en kontinuerlig prosess.
En samtale som forplikter
At samtalen er forpliktende betyr at det som man blir enige om, settes ut i livet. Samtalen oppsummeres i en handlingsplan som er en gjensidig avtale mellom leder og medarbeider. Det er viktig å holde avtalene på et realistisk nivå. Vi anbefaler deg å velge ut noen få, men viktige, tiltak som er realistiske og gjennomførbare.
Ta gjerne kontakt for hjelp til medarbeidersamtaler.