1. Kommunikasjon
Man får aldri delt nok informasjon. Dette opplever jeg som utfordrende. Jeg ønsker å være en leder som deler informasjon og gir innblikk i hva som foregår i selskapet. Det er alltid en vanskelig balanse å vite hvilken informasjon hver enkelt ønsker. Min erfaring er at det er bedre å dele for mye enn for lite, så får det være opp til hver enkelt å sile ut hva de mener er relevant informasjon.
Som leder blir man ofte spurt om mye rart, alt fra rykter, egne tanker, meninger og antagelser. Jeg skal ærlig innrømme at jeg ofte får spørsmål som jeg opplever som vanskelig å svare direkte på. Ikke fordi jeg ikke ønsker å svare eller dele informasjon, men fordi jeg ofte er usikker, mangler informasjon eller fordi informasjon er taushetsbelagt. Jeg prøver å være så ærlig som jeg kan. Heldigvis er det mye informasjon jeg kan og synes er viktig å dele. Det har tatt lang tid å finne min effektive måte å dele viktig informasjon på, og selvsagt glipper det innimellom i en hektisk hverdag.
Måten jeg har valgt å løse effektiv kommunikasjon på er enkel:
– En gang i måneden har jeg et fellesmøte med alle ansatte hvor jeg gjennomgår alt fra økonomi, strategi til andre viktig ting som har skjedd den siste måneden. Ansatte som ikke er på lokasjonen kan delta via Lync.
– Jeg har satt av fast tid en gang i uken hvor jeg har én til én samtaler med mine ledere. Her deler vi for eksempler status på ulike prosjekter som foregår. På denne måten blir jeg oppdatert, og får informasjon om det er noe jeg må ta tak i.
– Én gang i måneden har vi ledermøte, for å samle og dele informasjon på tvers av avdelinger. Her jobber vi med forbedringsforslag, rutiner, endringer etc.
– Siden vi har ansatte på ulike lokasjoner har jeg valgt til å gi en status hver fredag til alle ansatte via en ukentlig fellesmail med diverse «nice to know» informasjon. Alt fra salgscaser vi vinner/taper, bursdager eller andre ting som jeg føler kan være nyttig å vite.
– I tillegg er jeg en tilhenger av sosiale medier, som twitter og instagram dette er i mine øyne viktige kommunikasjonskanaler. Her deler jeg alt som opptar meg både som privatperson og som leder.
2. Walk the walk
Jeg er veldig opptatt av å etterstrebe det å være et godt forbilde. Jeg vet at alt jeg gjør blir lagt merke til, på godt og vondt. Jeg er langt fra perfekt og gjør mye feil, jeg har lært masse! For meg handler det å være et godt forbilde, om å være bevisst på at hvordan jeg handler og opptrer. Mine handlinger har konsekvenser på organisasjonen og hvordan bedriftskulturen er. Hvis jeg alltid kommer for sent, leser mail, tekster og tar telefonen i møter, gir jeg et signal på at det er slik vi skal ha det. Jeg kan ikke forvente at andre skal respektere meg og min tid, om jeg ikke viser den samme respekten tilbake.
Det å være tilgjengelig, ha en åpen dørpolitikk med flat ledelsesstruktur og være bevisst på å være engasjert er viktig for meg. Jeg har til og med holdt kurs når vi har manglet instruktør. Dette er min måte å være et godt forbilde på.
3. Selvledelse
Min jobb som leder er å gi mine ansatte rom for selvledelse. Jeg skal være tilgjengelig for diskusjoner slik at vi sammen kan bli enige om veien videre. Selvledelse er et vanskelig dilemma, hvor mye skal man engasjere seg og hvor mye frihet skal man gi? Jeg vet med meg selv at jeg fort kan bli overengasjert og blande meg inn i detaljer som ikke er nødvendig. Jeg skal sørge for at alle blir sett og får den oppfølgingen de behøver, uten at jeg overkjører. Det høres enkelt ut på papiret, sannheten er at det er mye vanskeligere i virkeligheten. Jeg sitter ikke med en fasit om vanskelige problemstillinger. Derfor mener jeg både kommunikasjon og tydelige tilbakemeldinger er viktige lederverktøy å ha med seg for å sikre at organisasjonen går i riktig retning uten at jeg detaljstyrer.
4. Sette klare mål
For at vi skal ha en felles forståelse av retningen vi går i, for at alle skal kunne være selvdrevne, prioritere og å ta gode beslutninger er klare mål viktig. Det er viktig at alle vet selskapets mål, avdelingens mål og hvordan hver enkelt kan bidra til de fellesmålene. Dette er vanskelig og komplekst arbeid, her har jeg fortsatt mye å lære.
For 2013 har vi kommet et godt stykke på vei med klare mål for selskapet. Vi har satt andre mål enn bare omsetning og bunnlinje. For oss som selskap skal vi i år jobbe med kundetilfredshet (NPS) og vi skal jobbe med å få på plass et kvalitetssystem med klare rutiner og prosedyrer. Målene er satt på bakgrunn av tilbakemeldinger fra de ansatte og i felleskap har vi også satt opp viktige fokusområder for å bli en enda bedre arbeidsplass. Jeg mener at disse målene vil forsterke bedriftens lønnsomhet og omsetningsmål. Selskapsmålene involverer alle ansatte og status blir gjennomgått månedlig på fellesmøte. På denne måten er det enkelt for alle å se hvordan vi ligger an og samtidig komme med forbedringsforslag på hvordan vi skal komme i mål.
5. Se helheten
I en hektisk hverdag med mye som skjer er det vanskelig å ha fullstendig kontroll og oversikt. Det forventes av deg som leder at du til enhver tid har en helhetlig oversikt. Dette er tidkrevende og vanskelig. Jeg har etter hvert testet ut mange ulike metoder og tanker på hvordan jeg får kontroll og minimere stress, det kan du lese om her.
Min erfaring hittil er at det er lurt å stoppe opp og tenke, det er en viktig del av lederrollen!