Her er tre punkter det er viktig å huske på når tidsskjemaet er stramt:
1. BRUK EN SIKKER DATAROMLØSNING
Det er viktig å velge en sikker og brukervennlig dataromløsning. Et godt virtuelt datarom er tidsbesparende og hjelper dere å komme videre i prosessen.
I et slikt datarom finner du blant annet følgende funksjoner som kan forenkler arbeidet:
- Enkel opplasting av dokumenter og mapper med støtte for «drag and drop» slik at det blir så enkelt som mulig å hente inn og organisere dokumentasjonen
- Mulighet for konvertering av dokumenter til PDF-format
- Et automatisk indekseringsverktøy, som forenkler indekseringen, og gjør det unødvendig å konvertere og nummerere dokumentene manuelt før opplasting
- En enkel og fleksibel metode for fastsetting av utskrifts- og nedlastingsrettigheter for enkeltdokumenter eller hele datarommet
- Rapporter som gir fullstendig oversikt over innholdet i datarommet
Vi anbefaler i tillegg å se etter en leverandør som tilbyr en fast kundekontakt som kan bistå dere både ved oppstart og gjennom resten av prosessen, og som kan hjelpe dere med alle nødvendige funksjoner ved behov.
2. FINN ET BRA PROSJEKTNAVN
Gir dere prosjektet et kodenavn, blir det lettere å holde det konfidensielt og unngå å røpe noe utilsiktet i forbindelse med kommunikasjon om prosjektet.
En vanlig løsning er å velge et navn fra det fonetiske alfabetet med samme forbokstav som selskapet / målet for oppkjøpet. Det er mange Alfa-, Delta- og Tango-prosjekter der ute.
Det blir imidlertid vanskeligere for utenforstående å gjette hvilket selskap det dreier seg om, hvis dere gir prosjektet et vilkårlig navn. Hvis du vil finne på noe originalt, men mangler ideer, kan du prøve en av de mange kodenavngeneratorene som er tilgjengelig på internett.
3. ÅPNE DATAROMMET FOR INTERESSENTER
Når dere har forsikret dere om at datarommet er komplett, er det på tide å gi potensielle kjøpere tilgang.
Når dere åpner datarommet, bør følgende være på plass:
En fullstendig oversikt over tillatelser og adgangsnivåer
- Vanntette skott mellom kjøpergruppene dersom mer enn én part skal ha tilgang til datarommet
- Mulighet til å enkelt endre tillatelser og tilgangsnivåer underveis i prosessen
- Dere må dessuten kunne være trygge på at dere deler de rette dokumentene, på riktig måte og med de rette personene på hvert trinn i prosessen
Blogginnlegg er skrevet av Monica Duyen Tang og Mari Nygård, Business Development Managers VDR i Norge.
Kontakt Admincontrol hvis du vil vite mer om due diligence og datarom.