Regnskapets ABC – dette trenger du å vite om regnskapet ditt

Norske næringsdrivende er pliktige til å føre regnskap. Noen tenker kanskje på regnskapet først og fremst som en plikt, men regnskapet er faktisk et av de viktigste styringsverktøyene virksomheten din har.

Regnskapet gir deg viktig informasjon om hvordan det står til i virksomheten din, og er derfor et viktig verktøy for den økonomiske styringen. Et regnskap er et hjelpemiddel som gir deg oversikt over hva du tjener, hva du forbruker, hva du eier og hva du skylder.

Du som skal føre regnskap, har flere valgmuligheter. Du kan få en personlig regnskapsfører som tar seg av hele regnskapet – og som kjenner deg og markedet ditt. Det finnes også enkle pakkeløsninger med regnskapsfører på nett. Gjør du regnskapet selv, men trenger likevel hjelp og litt ekstra kunnskap i perioder, finnes det også skreddersydde løsninger for dette.

Viktig styringsverktøy

Grovt sett består regnskapet av to deler: balanse og resultat. Balansen gir en oversikt over den økonomiske stillingen ved avslutningen av en regnskapsperiode, mens resultatregnskapet viser den økonomiske utviklingen for den samme perioden.

• For virksomheter med økonomisk formål (overskudd) er regnskapet den endelige fasiten på hvordan virksomheten gjorde det i siste regnskapsperiode, og status ved slutten av perioden.
• Kontroll på driften: Økonomiske analyser gir viktige indikatorer på hvor du kan forbedre virksomheten din, og på status ved slutten av perioden.
• Sammenligning med andre, tilsvarende virksomheter, gir viktige indikatorer på hvor du gjør det bra og på hvilke områder det er forbedringspotensiale.
• For virksomheter med ikke-økonomisk formål, er regnskapet en viktig beslutningsstøtte for hva slags rammer du har for å realisere formålet – du kan ikke bruke mer midler enn det du har til rådighet.

Regnskapet ditt vil være nyttig for mange aktører, for eksempel eiere, ledelse og styre, myndigheter, ansatte, kunder, leverandører, banker og finansinstitusjoner, og potensielle investorer. Et ajourført og godt presentert regnskap skaper tillit overfor samarbeidspartnere, banker og leverandører.

Det finnes mange måter å løse regnskapet på. Har du tid og kunnskap nok til å føre det selv?

Fristene du må ha kontroll på

Hvilke frister og viktige dager må du huske på? Det smart å ha oversikt over de viktigste økonomiske merkedagene knyttet til regnskapet. Feil i regnskapet og oversitting av tidsfrister kan få store konsekvenser. Dersom du er for sent ute er det viktig å handle raskt. Vi har plukket ut fire viktige områder med frister som du bør passe ekstra godt på:

1. Selvangivelsen. Alle næringsdrivende må levere selvangivelse. Selvangivelsen og alle skjema/vedlegg må leveres elektronisk, uansett selskapsform. Leveringsfristen er 31. mai. For sen levering gir forsinkelsesavgift, men du kan søke om utsatt levering. Du har plikt til å sjekke at alt stemmer. Skatteetaten vil oppdage det du eventuelt har unnlatt å føre opp. Husk at du kan velge å sende inn Næringsrapport skatt. Fordelene er mange: Verdier beregnes automatisk underveis, du får hint som hjelper deg å fylle ut felter riktig, utfyllende hjelpetekster med eksempler og en forbedret rapport. Samtidig slipper du å gjenta de samme opplysningene i ulike skjema hvert eneste år.
   
2. Årsregnskap. Dette er en oversikt over selskapets inntekter og kostnader og et dokument i Brønnøysund for alle bedrifter som er pliktet til å levere dette. Sammen med årsberetning er årsregnskapet en del av årsoppgjøret. Alle regnskapspliktige må levere årsregnskap med noter og årsberetning til Brønnøysundregistrene. Fristen er 31. juli ved levering via Altinn.no. Årsregnskapet er offentlig og tilgjengelig for hvem som helst. Det er ingen mulighet for utsettelse, og forsinkelsesgebyret kan bli kostbart. Du skal sende inn: Resultatregnskap, balanse, noter til regnskapet, årsberetning, kontantstrømopplysning (kun for større foretak) og revisjonsberetning (dersom revisjonsplikt). Husk at næringsoppgaven til Skatteetaten ikke vil bli godkjent som resultatregnskap og balanse.
3. Merverdiavgift. Når bedriften din når en omsetning på over 50 000 kroner i løpet av en 12-måneders periode skal du betale merverdiavgift – også kalt moms. Du må også registrere bedriften i merverdiavgiftsregisteret. For å betale moms må du sende inn omsetningsoppgaven seks ganger i året. Du må betale til forfall, hvis ikke legges det til renter. Merverdiavgift betales ved omsetning av de fleste varer og tjenester. Satsen er generelt 25 prosent. For næringsmidler er satsen 15 prosent. For persontransport, kinobilletter og utleie av rom: 10 prosent.
4. Styret. Daglig leder, styreleder og styremedlemmer i et aksjeselskap har et viktig og lovpålagt ansvar. Ved styrearbeid er det også en rekke frister som må overholdes. Mer om styrearbeid, styrets ansvar og oppgaver under.

Dette verktøyet gir deg oversikt – hele året

Vi har laget et kalenderverktøy som gjør det enklere for deg å holde oversikt. Velg de datoene som er viktige for bedriften din og importer disse over i din egen kalender – enten du bruker Outlook eller Gmail.

Klikk her for å få regnskapsfristene rett inn i kalenderen din.

Nok cash? God likviditet er nøkkelen til suksess

Likviditeten i virksomheten din er like viktig som de økonomiske resultatene. En solid løpende betalingsevne og kjøpekraft er avgjørende for enhver bedrift. Selv om virksomheten går bra, vil mange oppleve ikke å ha penger til å betale regninger og håndtere gjeld. Det kan gå på tilliten løs hos leverandører og banker. Du gjør derfor lurt i å sette inn tiltak og få på plass rutiner som gjør at du har kontroll på betalingsevnen og kjøpekraften – til enhver tid. Det er mange ting du kan gjøre for å styrke likviditeten i virksomheten din. 

Alltid (for)beredt!
Gjør en grundig regnskapsanalyse. Slik kartlegger du status: hvor er du og hvorfor har du kommet dit? Det vil gjøre det enklere å se hvor forbedringspotensialet er størst. Det blir også lettere å identifisere tiltak for å gjøre situasjonen bedre: Øke inntektene? Redusere kostnadene? Frigjøre  kapital? En regnskapsanalyse gjør at du kan ligge i forkant, stake ut en god kurs og iverksette smarte tiltak. I analysen av virksomheten din bør du fokusere på fem hovedområder:

• Lønnsomhet – hvordan er bedriftens evne til å tjene penger?
• Likviditet – hvordan er evnen til å betale regninger?
• Finansiell struktur – hvordan er eiendelene finansiert, betales det for mye kassekreditt?
• Soliditet – hvordan er bedriftens evne til å tåle tap og finnes det en buffer?
• Benchmarking – hvordan går bedriften din i forhold til konkurrentene?

Du kan lære svært mye om virksomheten din gjennom å få svar på disse spørsmålene. Det gir deg et løft og et bedre grunnlag for å ta kloke beslutninger.

Styr bedre med budsjett
Vi styrer bedriften ved hjelp av budsjetter. Gir du et pristilbud til en kunde, så tenker du selvsagt at du må ha litt fortjeneste. Lurer du på om du har nok penger på konto til neste lønn eller leverandørbetaling? Da er du avhengig av et likviditetsbudsjett. Et likviditetsbudsjett følger pengestrømmen. Det er et oppsett over inn- og utbetalinger under planlegging. På den måten har du kontrollen på at du har nok penger til løpende utgifter og investeringer i tiden fremover. Det er også viktig å være i forkant med å skaffe finansiering til tyngre perioder med mindre tilgjengelige midler. Løpende utgifter må også kunne dekkes. Et solid budsjett kan også svare på hvordan du skal klare å finansiere store investeringer og prosjekter.

Kredittiden er kritisk
Foreta en gjennomgang av rutinene dine ved ordre, fakturering, betaling og registrering i regnskapet. Alle disse fasene kan som regel løses på enda litt smartere måter. En reduksjon i kredittid fra 30 dager til 14 vil for eksempel gi en umiddelbar effekt på likviditeten. Vær obs på at kunden ikke alltid evner å betale – eller mangler betalingsvilje. I slike tilfeller kommer solide rutiner for oppfølging og inndrivelse av utestående kundefordringer godt med.

Følger du med på på leverandørgjelden?
Vare- og leverandørkreditt er i mange tilfeller mer tilgjengelig enn annen kreditt. Her gjelder i første rekke betaling til forfall og forfall så langt frem i tid som mulig. Kredittidene må også vurderes, slik at de settes i henhold til avtale med leverandør. Det kan være smart å se på den gjennomsnittlige kredittiden til leverandørene. Kredittiden burde helst ikke være for kort.

Lageret bør styres med jernhånd
Lagerstyring er et viktig område innenfor likviditetsstyring. Et stort varelager gir kapitalbinding. Men det gir også flere kostnader som svinn, nedskrivninger og økte driftskostnader. Dette bør strengt tatt være unødvendig. Og ikke minst: Få varene ut av lageret så fort som mulig. Pass på at nevnte varelager ikke er for lite – da kan du i verste fall  miste potensielle salg som følge av varemangel.

Tenk alltid på valutarisikoen
Kjøp og salg av varer til utlandet er ikke risikofritt. Ofte er valutarisikoen betydelig. Risikoen oppstår ved ordremottak og bestillinger i andre valutaer enn norsk krone (NOK). Her bør du vurdere å ha en likviditetsreserve i den faktiske oppgjørsvalutaen. Avtale om fast kurs med kunde/leverandør og at eventuelle gevinster/tap skal deles likt, er andre faktorer som kan bidra til å dempe risikoen. Skal du selge til utlandet, bør både betalingssikkerhet og den aktuelle forretningskulturen stå høyt på agendaen din.

Vil du bli mer effektiv? Slik frigjør du tid

En av de største utfordringene til både ledere og ansatte i dag er tidsbruk – eller rettere sagt feil tidsbruk. Feil tidsbruk er nemlig en av de aller største kostnadene en bedrift sitter (og sliter) med. Vokser virksomheten, blir det naturlig nok mer å gjøre. Møter den motgang, blir det også mer å gjøre: medarbeidere må gå og de som blir igjen får mer arbeid.

Samtidig sliter bedriften med å tilpasse økonomien og administrasjonen til den nye situasjonen. Når økonomisk og regnskapsmessig arbeidsflyt utvikler seg negativt, skapes mer arbeid. Det utvikles ulike prosesser og nye manuelle rutiner som skaper flere tidstyver. Endrede regler fra myndighetene, økt oppdragsmengde og nye krav fra kunder, som elektroniske faktura, er typiske eksempler.

Seks ting du kanskje kjenner deg igjen i

Hva så med de eksisterende rutinene dine? Holder de stand, og klarer du å holde hodet over vannet? Vi tør påstå at du vil kjenne deg igjen i flere av disse punktene:

• Det blir mye manuelt arbeid – og mye dobbeltarbeid.
• Prosessene dine har aldri vært gjennomgått med konkrete mål om effektivisering.
• Dere bruker mye papir som fysisk må flyttes eller sendes.
• Det er vanskelig å lete tilbake i papir for å finne viktig informasjon.
• Dette gir flere feil, som igjen skaper merarbeid og mindre effektivitet.
• Det er tidkrevende å holde seg oppdatert på økonomiske lover og regler.

Mer fleksibilitet og bedre kontroll

Så, finnes det gode løsninger for å løse flokene? Heldigvis er svaret ja. Det handler om å effektivisere driften og sette bort oppgaver som kan gjøres bedre av andre – men samtidig beholde full kontroll. Outsourcing – det å sette bort viktige forretningsprosesser – bidrar til mer fleksibilitet og gir bedre kontroll på kvaliteten. Gjennom å la eksperter ta seg av regnskapet, frigjør du verdifulle ressurser og tid til å fokusere mer på drift og utvikling av virksomheten din. Alt som har med leverandørfakturaer å gjøre, slik som skanning av bilag for å gjøre dem elektroniske, og mottak og fordeling av elektroniske fakturaer: Dette kan du sette bort. Det er også fullt mulig å sette bort bokføring av bilag og rapportering av regnskapstall.

Daglige ledere bør bruke tiden sin på å utvikle forretningen, ha kontroll på økonomien og ha dialog med nettverket rundt driften; kunder, partnere og leverandører. En daglig leder kan fort spare inntil flere timer per uke på å outsource regnskapstjenester. Kun én time spart – som heller kan brukes til et viktig kundemøte – gir stor verdi for enhver virksomhet.

Derfor må styrets ansvar tas på alvor

Kort fortalt skal styret i hovedsak sørge for forsvarlig forvaltning av virksomheten og føre tilsyn med ledelsen og den daglige driften. Styrearbeid er en krevende øvelse. Det stilles mange krav til styremedlemmene i et selskap. Mange styremedlemmer har imidlertid begrenset oversikt over styrets ansvar og lovene og reglene som danner rammeverket for styrearbeidet. Styremedlemmet må ofte bytte hatt ettersom styret har flere roller i en virksomhet.

Hørt om handlingsplikt?

Styret har handlingsplikt. Det betyr at styret, dersom selskapet kommer i en vanskelig situasjon, må vurdere situasjonen og aktuelle tiltak. Her må en plan for fortsatt drift etableres og dokumenteres. Hvis styret unnlater å gjøre dette, kan det faktisk oppstå erstatningsansvar for økonomisk tap. I de aller verste tilfellene er fengsel et reelt alternativ.

Som styremedlem må du ha oversikt over virksomhetens drift. Har virksomheten forsvarlig egenkapital? Foregår kjøp/salg av driftsmidler, varer eller tjenester mellom aksjonær og selskap? Er lån gitt til/fra aksjonær eller nærstående? Uklare svar på disse spørsmålene kan utløse handlingsplikten hos styremedlemmer. Det er derfor svært viktig med jevnlig rapportering av økonomiske nøkkeltall og drift fra daglig leder til styret.

Nært er ikke alltid bra

Nytt selskapsstyre velges på generalforsamlingen. Da bør du tenke igjennom hvorvidt virksomheten din kan ha nytte av et mer aktivt styre. Styret skal sørge for forsvarlig organisering og fastsette planer og budsjetter for selskapets virksomhet. Samtidig har mange større potensiale enn det de klarer å få ut av virksomheten. Kanskje kunne et mer aktivt styrearbeid trukket selskapet i riktig retning?

Enkelte styrer fungerer rett og slett dårlig. Ofte er eier, daglig leder og styreformann én og samme person. Det kan også være en konsekvens av at styrearbeidet er blitt en kjedelig rutine – et nødvendig onde – uten mål og retningslinjer. Det kan være særlig utfordrende med virksomheter der familie og venner er satt i styreposisjoner. I virksomheter med sterke personlige bånd kan det fort bli ubehagelig for styret å utfordre ledelsen. Dermed blir det også vanskeligere å sørge for at virksomheten har en sunn og god drift.

Her er ni formelle krav og oppgaver til et selskapsstyre:

1. Avtaler om ytelser til aksjeeiere og ledere bør være skriftlige. I selskaper som bare har én aksjeeier, skal styret sørge for at avtaler mellom selskapet og aksjeeieren nedtegnes skriftlig.
2. Forberedelse av sak: Styreleder skal sørge for behandling av saker som hører inn under styret. Daglig leder forbereder saker i samråd med styreleder. En sak skal forberedes og fremlegges slik at styret har et tilfredsstillende behandlingsgrunnlag.
3. Varsel om styrebehandling: Styrebehandling skal varsles på hensiktsmessig måte og med nødvendig frist. Forslag til avtaler bør vedlegges.
4. Styrebehandling: Styret skal behandle saker i møte, med mindre styrets leder finner at saken kan forelegges skriftlig eller behandles på annen betryggende måte.
5. Protokoll over styrebehandling: Det skal føres protokoll over styrebehandlingen.
6. Redegjørelse: Styret skal sørge for at det utarbeides en redegjørelse for avtaler som skal godkjennes av generalforsamlingen.
7. Innkalling: Generalforsamlingen innkalles av styret ved skriftlig henvendelse til aksjeeierne senest en uke før møtet skal holdes. Redegjørelsen skal vedlegges innkallingen.
8. Protokoll for generalforsamling: Møteleder skal sørge for at det føres protokoll for generalforsamlingen.
9. Melding til Foretaksregisteret: Redegjørelsen med bekreftelse fra revisor skal uten opphold meldes til Foretaksregisteret.

En profesjonalisering av styrearbeidet og en bevisstgjøring om styrets ansvar gjør det enklere å kunne støtte og utfordre ledelsen. Slik kan du hente ut mer potensiale og flere gevinster fra virksomheten din.

Lover og regler og sånn…

Regnskapets grunnprinsipper og vurderinger kan beskrives som en jungel av lover og regler som åpner for tolkninger, men som samtidig befinner seg innenfor faste rammer. Så er spørsmålet: Hvordan klarer du å holde deg oppdatert? Er du trygg på hva som er selve fundamentet for regnskapsførsel og avleggelse av årsregnskap?

Det er en prinsippsak

I regnskapslovens kapitel 4 finner vi de grunnleggende regnskapsprinsippene. Det er disse som danner grunnlaget for mye av det regnskapsfører gjør i det daglige – uten at man nødvendigvis tenker over hva som faktisk ligger bak. Transaksjonsprinsippet, opptjeningsprinsippet, sammenstillingsprinsippet, forsiktighetsprinsippet, sikring, regnskapsestimater og kongruensprinsippet; dette er noe enhver regnskapsmedarbeider må forholde seg til og vurdere ved alle selskapets aktiviteter knyttet til regnskapsførsel.

I tillegg til regnskapsprinsippene, har vi vurderingsreglene i regnskapslovens kapittel 5 – som også står helt sentralt i den løpende registreringen og ved avslutningen av regnskapsåret. Det er stadig endringer på området og det er utarbeidet mange standarder for god regnskapsskikk som rettleder. Flere nye standarder kommer til.

Hold momskursen stø

På ett område er det lite rom for skjønn og egne vurderinger, nemlig merverdiavgift. Her er reglene detaljerte og Skatteetaten tillater ikke at du gjør den minste feil. Ofte kan dette koste dyrt: både tilleggsavgift og dyre renter påløper, selv om regnskapsmedarbeideren har gjort de minste feil i god tro. Her må du alltid holde stø kurs!

For små og mellomstore bedrifter kan det være vanskelig å holde seg oppdatert på alle lovene og reglene som påvirker regnskapet. Spesielt kan selskapet ditt bli veldig sårbart hvis bare én person kan dette. Konsekvensene kan bli store. Det kan for det første bli bokettersyn fra det offentlige med tilleggsavgifter og tilleggsskatt. Men feil i regnskapet kan også få andre alvorlige konsekvenser. Banker, kunder, leverandører og media er alle brukere av regnskapsmateriellet. Årsregnskap og finansiell informasjon ligger nå lett tilgjengelig på nett og blir fort offentlig informasjon.

Hent kompetanse utenfra

Derfor er det uhyre viktig å søke støtte hos godt utdannet fagpersonell med løpende krav til etterutdanning og kurs. Det er ikke uten grunn at det er krav om at en autorisert regnskapsfører må ha hele 77 timer etterutdanning løpende innenfor en tre års periode for å beholde autorisasjonen sin.

Enten du har egen regnskapsavdeling eller kun én regnskapsmedarbeider, er kravene de samme: Medarbeiderne bør oppdateres og kurses for å holde seg oppdatertpå det nyeste innen regnskapsregler. Får du ekstern hjelp av autoriserte regnskapsførere, vil du ha en trygghet på at de er à jour på alt innen sitt fagområde – til enhver tid. Det kan lønne seg for deg og bedriften din!

 

Skrevet av: Morten Olsen, Dag Henning Kleven, Richard Tandberg Olsen og Nils Kvangraven.