- Betalingene kan du utføre med bankkort. Ved hjelp av en mobil-app tar du så bilde av kvitteringene. Transaksjoner og kvitteringer lastes automatisk på din profil i Visma.net Expense.
- Har du vært på reise med bil, sporer et GPS-verktøy all nødvendig kjøreinformasjon, inkludert bomstasjonpasseringer, som også lastes opp i løsningen.
- Med noen få tastetrykk er reiseregningen klar for godkjenning.
- Godkjenningen kan gjøres på mobil, når som helst og hvor som helst.
- Under selve utgiftsrefusjonen er manuell registrering fjernet, og satser og annen informasjon blir kontrollert automatisk.
Store tidsdifferanser
Hvor mye tid er det å spare på en dette sammenlignet med fortidens løsninger? Vi testet hele reiseregningsprosedyren med ulike løsninger: 1) Manuelt. 2) Med en eldre reiseregningsløsning. 3) Med Visma.net Expense. Case var én reiseregning med fire utlegg, inklusive kjøring og passering av flere bomstasjoner, samt én reiseregning med åtte utlegg, inklusive passering av flere bomstasjoner da også. Resultatet er snittet av tidsbruken for de to tilfellene. Testen dekket hele prosessen, fra registrering av bilag, til godkjenning, til lønnsbehandlingen.
Slik ble resultatet, for prosessen fra start til slutt:
- 09:18 min: Visma.net Expense – registrering 07:00; godkjenning 01:40; lønnsbehandling 00:38
- 27:00 min: Eldre reiseregningsløsning – registrering 24:00; godkjenning 02:00; lønnsbehandling 01:00
- 37:00 min: Manuell håndtering – registrering 30:00; godkjenning 02:00; lønnsbehandling 05:00
Tidsbesparelsene kan vi takke automatiseringene i Visma.net Expense. Behovet for manuell registrering er minimert, kjøreboken blir automatisk korrekt, ingen utskrifter og signeringer er nødvendige – og du slipper å ta vare på kvitteringene. Du og dine kolleger går fra start til mål med noen få tastetrykk. I en travel jobbhverdag er det en kjærkommen lettelse for mange.