1. Det er bra for de ansatte
For å ta det viktigste først: Fleksitid er bra for de ansatte. Forskning viser at fleksitid fører mye positivt med seg. Det finnes blant annet studier som viser en sammenheng mellom fleksitid og bedre helse, mindre sykefravær, og økt produktivitet på arbeidsplassen.
Selv om fleksitid kan oppleves som en hodepine for deg innimellom, er det en god ting for arbeidsplassen.
2. Fleksitid og fleksibel arbeidstid kan forveksles
Begrepene fleksitid og fleksibel arbeidstid kan imidlertid lett forveksles. Fleksibel arbeidstid er en lovbestemt rettighet for arbeidstaker. Fleksitid er en arbeidstidsordning som avtales mellom arbeidsgiver og arbeidstaker i fellesskap.
Nær halvparten av lønnstakerne i Norge har en ordning med fleksitid, noe som utgjør over 1,1 millioner lønnstakere. En fleksitidsordning gir en arbeidstaker mulighet for selv å bestemme daglig og ukentlig arbeidstid innenfor visse rammer. På denne måten får arbeidstaker mer styring over egen arbeidsmengde.
En fleksitidsavtale bør inneholde regler om kjernetid, ytre rammer for ordningen, avregningsperioder, grenser for overføring av pluss-/minustimer og regler om avspasering av opparbeidet plusstid og forholdet til overtid. Siden arbeidsmiljøloven § 10-7 krever at det skal foreligge en oversikt som viser hvor mye den enkelte arbeidstaker har arbeidet, må bedriften ha et system som kan vise dette.
3. Fleksitid og timebank
De fleste fleksitidsordninger har et system som baserer seg på at ansatte registrerer overtidstimer i en timebank. Hensikten med timebank er at arbeidstaker kan arbeide flere timer enn planlagt i en periode, for å avspasere dette på et senere tidspunkt.
Som regel er det den ansatte selv som er ansvarlig for å registrere sine egne timer. Fordelen med dette er at hver ansatt har oversikt over sin egen saldo, og slipper å gå til lønningskontoret for informasjon.
Problemet med en slik ordning oppstår hvis det ikke finnes et skikkelig system som kan sammenfatte informasjonen. I mange kommuner er det fortsatt vanlig at plusstimer registreres av den ansatte selv på et ark. Uten gode systemer kan det være vanskelig for ansvarlig leder å vite hvem som flekser og når.
4. Fleksitid, avspasering og ferieavvikling
Dersom det ikke finnes gode systemer for håndtering av informasjon rundt fleksitidsordninger, kan det oppstå problemer i form av manglende oversikt.
Dette kan for eksempel føre til et rush av ansatte som ønsker å ta ut plusstimer på samme tid, typisk inneklemte dager i mai. Uten god planlegging risikerer bedriften å gå for halv maskin på grunn av underbemanning. Dette vil også være en ekstra belastning for de medarbeiderne som faktisk er på jobb.
Et annet problem som kan oppstå som følge av dårlig oversikt, er at ansatte har mye oppspart avspasering ved årets slutt, som må overføres til neste år. Dette blir både en ekstra kostnad for bedriften, og det kan føre til at ansatte er borte uforholdsmessig lenge for å få tatt ut all ekstra tid de har jobbet og som de er berettiget å ta ut som avspasering. Fravær av nøkkelpersoner kan påvirke gjennomførelsen av viktige prosjekter for virksomheten.
Husk at det er ledernes ansvar å følge med på arbeidstiden til den enkelte medarbeider, og sørge for at avspasering ikke blir innvilget på ugunstige tidspunkt.
5. Det er basert på tillit
Fleksitid og timeregistrering vil alltid være basert på en viss grad av tillit. Skal du være hundre prosent sikker på at de ansatte ikke utnytter ordningen, er du avhengig av et stemplingsur som viser når folk fysisk er på jobb.
Men det fine med tillit er at jo mer du gir, jo mer får du. Det viser seg at arbeidstakere med fleksitidsordninger faktisk jobber mer enn de skal.
6. Gode systemer for timeføring er avgjørende for å lykkes
Gode systemer for timeføring er en forutsetning for å beholde oversikten over mange ansatte med fleksitid. Hvis du ikke har kontroll over timene folk har jobbet seg opp, kan dette føre til ubehagelige overraskelser.
Ferieavvikling er allerede nevnt. Budsjettsmell på slutten av året hvis du må betale ut oppsparte timer fra fleksitidsbanken, er en annen.
For å unngå dette trenger du et system som integrerer timeføring, ferieavvikling, fravær og lønnsutbetalinger. Det finnes i dag skybaserte løsninger som håndterer dette meget godt. Med slike systemer vil du som jobber med lønn og personal ha full kontroll hele tiden.
