Det sier Britt Haugen, konsulent i stab. oppvekst og kultur, i Rana kommune, som har vært pilotkommune for Optimert opptak våren 2020. Ved hjelp av kunstig intelligens utforsker Optimert opptak millioner av forskjellige alternativer for å finne en optimal fordeling av barn til barnehager. Dermed kan barnehageopptaket gjennomføres på sekunder, i henhold til lover og regler, og foreldrenes ønsker.
Under pilotperioden gjennomførte Rana et manuelt prøveopptak, på “gamlemåten”, og et prøveopptak med Optimert opptak. På “gamlemåten” brukte kommunen 96 dagsverk. Med Optimert opptak:
- Opptaket ble gjennomført på under ti sekunder
- 100 prosent av barnehagenes definerte vedtekter er overholdt
- Alle barn fikk det høyeste mulige ønsket tildeling
- Ingen barnehagers kapasitet ble oversteget
I tillegg har kommunen estimert at de kan spare mye tid på å ringe foreldre som ikke fikk noen av ønskene sine.
– Optimert prosess går mye raskere og etter de kriterier som er forhåndsbestemt. Spesielt flott for Rana er at sorteringen innenfor en rangering gjøres etter søkerdato. En kan være sikker på en uhildet tildeling, der systemet søker å gi flest mulig sitt førsteønske, sier Haugen.
Barnehageopptaket kan karakteriseres som en innviklet kabal der søkernes ønsker skal oppfylles uten å overstige kapasitetsbegrensningene til barnehagene. I tillegg er det en jungel av vedtekter som regulerer hva slags prioritet ulike barn har under opptaket, noe som gjør kabalen ekstra vanskelig. Les mer om hvordan kunstig intelligens kan forenkle opptak til barnehager her.
Tidkrevende manuelle prosesser
– Det som tar mest tid er uttak og bearbeiding av søkerlister i forkant. I år var det spesielt i og med at de som gjorde tildelingen ikke var i samme rom men på flere lokasjoner (på grunn av Covid-19). Det ble mye bruk av tid på å tildele «åpenbare» søknader, forklarer Haugen.
Har dere noen innvendinger til optimereren?
– Som kommuneadministrator ser jeg bare fordeler og en bedre kontroll, sier Haugen.
En annen tidkrevende prosess er eventuelle klagesaker som kan oppstå i etterkant av barnehageopptaket.
– Det er en tidkrevende klagebehandling når barnehagene må forklare hvorfor de har tildelt som de har gjort og det må sjekkes etterpå om tildelingen er etter vedtektene. Med Optimert opptak til barnehagene i kommunen er vi sikker på en uhildet tildeling ut fra vedtektene. Og om det blir muligheter for å ta ut en rapport/begrunnelse vil dette lette klagebehandling og spørsmål fra søkerne.
Denne funksjonaliteten blir tilgjengelig i tjenesten, slik kan man få ut informasjon om akkurat hvilke barn som ble prioritert foran et gitt barn, og hvilke kriterier de andre barna scorer på som gjør at dette barnet ikke fikk prioritet/plass.
Bruker systemet mer og mer
Haugen forteller at det var litt skepsis blant enkelte barnehagestyrere i starten av pilotperioden.
– For vår del er det noe skepsis i og med at systemet ikke var ferdig når vi tok det i bruk, det ble sammenlignet med det som var før. I en travel hverdag er ikke nye datasystemer noe styrerne prioriterer øverst. Etter hvert ser flere og flere nytten av systemet og bruker det mer og mer. Styrerne er noe skeptiske til at «et dataprogram» vet bedre enn dem hvem som skal tildeles plass hvor, og eventuelle feil eller at noen blir glemt.
Hvilke andre fordeler får man ved bruk av Optimert opptak?
– Tildelingen av plasser vil bli gjort fra kommunenivå og styrerne vil få et ferdig oppsett de kan tildele og eventuelt endre ut ifra. En annen fordel er at søkerne får tilbud tidligere og at barnehagene da får lengre tid til å foreta justeringer etterhvert som svarene kommer inn.
Hvordan kan løsningen videreutvikles?
– Vi ønsker også at nærmiljøprioritet gjøres automatisk. For eksempel ved en sjekk/oppdatering mot Folkeregisteret på en angitt dato. Mange søkere glemmer å hake av for dette eller de flytter i perioden fra de søkte til opptaket gjøres. En automatisk oppdatering av hvem som har nærmiljø til hvilke barnehager vil gi et mer rett resultat og spare kommunenivå for manuell sjekk av adresser.
Dette er funksjonalitet som vil komme i senere utgaver av Optimert Opptak.
Ta kontakt dersom du vil vite mer om Optimert Opptak for barnehage.