Offboarding er viktig
Dere har kanskje et godt system for å ønske en ny ansatt velkommen. En blomst på pulten sammen med nøkkelkortet, firmaeffekter og en ferdig oppsatt pc, en runde i huset for å hilse på folk, og kanskje et nøye planlagt start-kurs.
Men hva skjer i andre enden? Hva med den dagen når den ansatte av en eller annen grunn slutter i bedriften? Har du en plan for det, eller er det bare «Takk for nå, ses i neste liv!»?
Avskjedskake
Mange HR-avdelinger har gode programmer for onboarding. Offboardingen får ikke like mye oppmerksomhet. Og hvorfor skulle den det? Den ansatte bidrar jo ikke lenger til bedriftens formål. Vårt forhold er over. Vi må fokusere på de som er igjen, tenker du.
Men så viser det viser seg at en effektiv og respektfull fratredelsesprosess, er en uutnyttet kilde til kunnskap. Det er en god måte å styrke bedriftens omdømme som arbeidsplass og rekrutterer. Det viser både nåværende og fremtidige ansatte at bedriften verdsetter dem utover deres bidrag til bunnlinjen.
Offboarding er altså den prosessen som leder frem mot det punktet der forholdet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker er separert. Om den ansatte sier opp selv, blir oppsagt, pensjonerer seg eller av andre grunner slutter å være ansatt, så innebærer det en eller annen form for avskjedsseremoni. Og det handler om mer enn kaken i kantina og talen fra nærmeste leder. Selv om avskjedsfeiringen er viktigere enn mange tror, handler offboardingen også om å lære noe av den som slutter – og gjøre ham eller henne til en verdifull ambassadør for bedriften.
Les også: Slik sparer du tid på ansettelser
Nøkkelkortavgang
Det er mye praktisk som må ordnes når noen slutter i bedriften. Det juridiske må være på plass. Det økonomiske må ordnes; sluttoppgjør for overtid, feriedager og reiseregninger, overføring av pensjonsordning og avslutting av frynsegoder som firmabil eller avisabonnement. Mye av dette kan ordnes med digitale systemer, som automatisk lager blant annet avskjedskontrakter, beregner oppsigelsestid og minner om hva som bør gjøres når. Fordelene med et automatisk HR-system er formidable. Det gir lett tilgang til den ansattes historie, og gir trygghet til begge parter om at alt går riktig for seg.
Den ansattes ansvarsområder må overføres til noen andre, kanskje må det avtales en skyggedag eller en overgangsperiode. Rettigheter og passord må deaktiveres. Samme med faste møteinvitasjoner og e-postkontoer. Private eiendeler må samles opp. Firmautstyr må returneres. Listen er lang, og du vil helst slippe å kontakte vedkommende flere uker etterpå for å få tilbake nøkkelkort og kodebrikker.
Og helt til sist, men slett ikke minst: Bedriften bør få tilbakemeldinger gjennom et avgangsintervju.
Hva kunne blitt bedre?
Fratredelsesprosessen er selvsagt farget av hva som forårsaket avgangen. Om vedkommende har blitt sagt opp, er det selvsagt viktig å formidle årsaken på en skikkelig måte og sørge for at alt er juridisk i orden. Selv de som har mistet jobben, bør gå ut døra med en følelse av å ha blitt behandlet ordentlig.
Har den ansatte sagt opp selv, er det interessant å vite hva organisasjonen kunne gjort for å unngå oppsigelsen. Kunne dere ha bedret arbeidsforholdene? Er det andre ting som kunne vært forbedret?
Det er selvsagt ikke alle som er like ærlige i en slik situasjon. Men det kan tilføre viktig informasjon. Du tror kanskje han har sluttet på grunn av for lang pendlertid, men det kan også være at han hadde problemer med sjefen eller andre deler av kulturen som trenger endringer. Og er det én av de ansatte som har en stein i skoen, er sjansen stor for at andre har det også. Det er sjelden det bare er lønn som motiverer folk til å slutte. Oftere er det kjedsomhet og manglende fremtidsutsikter som gjør at folk i lederposisjoner skifter jobb.
Dette bør man finne ut av i et offboarding-intervju. Det er en gyllen anledning til å få (relativt) ærlige svar om tilstanden i bedriften. Svarene kan gi innspill til endringer i bedriften.
Takk for nå-intervjuet
Det er viktig at intervjusituasjonen er positiv, åpen og uten betingelser eller skjulte hensikter. Gi han eller henne en gjennomtenkt tilbakemelding om tiden de har arbeidet der. Noe så enkelt som et «takk for alt du har bidratt i vår bedrift» er mer effektivt enn du tror.
La den ansatte føle seg som en ekspert på arbeidsforholdene som du ønsker å lære av. La det være klart at det ikke er noen negative konsekvenser knyttet til svarene. Snarere tvert imot: Det kan hjelpe vedkommende å avslutte arbeidsforholdet og få ut eventuelle småstein fra skoene.
Og en ansatt som føler seg like sett og respektfullt behandlet ved avskjed som ved velkomst, kan fort komme til å anbefale bedriften for andre potensielle medarbeidere.
Åtte gode spørsmål til en offboarding
- Hva fikk deg til å se etter en ny jobb?
- Hva har du satt mest pris på med å arbeide her?
- Hva ville du endret med denne bedriften hvis du fikk muligheten til det?
- Hva gjorde ressurser, ledelse og tilbakemelding for muligheten til å gjøre ditt beste i denne jobben?
- Hva har du savnet av goder eller rammebetingelser i organisasjonen?
- Hvordan vil du beskrive bedriftskulturen på denne arbeidsplassen? Og hva ville gjort den bedre?
- Hvilket råd vil du gi til din etterfølger/ditt team?
- Hva kunne vi gjort for å få deg til å bli eller en gang komme tilbake?