Full kalender og mange baller i luften? Hvis døgnet hadde bestått av 30 timer, hadde du kanskje rukket alt. Men heldigvis finnes det flere metoder som gjør arbeidsdagen både mer effektiv og behagelig.
1. Digitale to do-lister
Håndskrevne lister over dagens planer har fungert godt i alle år, men nå finnes det utallige digitale alternativer som gjør listene enklere å sette opp og morsommere å følge.
- TickTick er en app som lar deg lage gjøremålslister, sette frister og prioritet på de ulike oppgavene, og dele dem opp i mindre underpunkter. Oppgavene krysser du av etter hvert som de blir gjort. TickTick kan brukes som en app og som en nettjeneste, slik at listene dine alltid er oppdatert, uansett om du jobber på PC eller på mobil.
- Todoist er en avansert huskeliste-app. Oppgavene kan legges inn under ulike prosjekter, som du igjen du kan dele med kollegaene dine. Du kan delegere oppgaver, og legge inn hvem de kom fra, samt legge til filer og kommentarer.
- Microsoft To Do tilbyr mye av det samme som de andre appene, og er gratis for alle som har en Microsoft-konto. Gjennom appen får du tilgang til listene fra alle enhetene dine, og mulighet til å dele dem med kollegaer. Du kan gi listene ulike fargekoder, sette frister og påminnelser.
2. Blokker tiden din
Ved å dedikere tiden din til én spesifikk oppgave av gangen, slipper du unødvendige avsporinger og kan jobbe konsentrert og uten forstyrrelser.
Tidsblokkering er en effektiv teknikk for å øke produktiviteten og få en ryddig arbeidsdag. Sett av ti minutter på begynnelsen og slutten av dagen til å svare på mail, en time til å ferdigstille artikkelen du skriver på, og to timer til å planlegge morgendagens presentasjon. Legg tidsplanen inn i kalenderen din, og vik ikke fra den.
Etter hvert lærer du deg hvor lang tid hver oppgave tar, slik at det er enklere å estimere hvor mye av arbeidsdagen du skal blokke til de ulike oppgavene.
3. Pomodoro
Denne produktivitetsmetoden er kalt opp etter kjøkkenuret som er formet som en tomat.
Pomodoro-teknikken er en variant av tidsblokkering der du setter av en periode på 25 minutter til hver oppgave. Når du jobber skal du kun holde deg til oppgaven, og når alarmen ringer tar du fem minutter pause, før du begynner neste 25-minuttersøkt. Når du har gjennomført fire pomodoro-økter, er det pause på 30 minutter, før dagen fortsetter i samme stil.
Du får garantert opp produktiviteten din og får krysset av mange punkter på to do-listen. Så kan du heller surfe på internett i pausen eller når arbeidsdagen din er over.
4. Trafikklysmetoden
Har du mange små oppgaver i løpet av en dag, som skaper kaos og er vanskelig å skille fra hverandre?
Del inn oppgavene dine og marker dem etter fargene i et trafikklys. Rødt for oppgaver som må gjøres umiddelbart, gult for ting som kan vente en dag eller to og grønt for oppgaver uten en spesiell frist. Begynn med de røde oppgavene og arbeid deg nedover trafikklyset.
På samme måten kan du dele inn mailboksen din, lag mapper for rødt, gult og grønt og dra e-postene dine i den mappen som passer best.
5. Digitale samarbeid
Vi trenger ikke nødvendigvis å møtes ansikt til ansikt, når vi kan samarbeide digitalt. Det finnes flere ulike alternativer som tilrettelegger for digitale samarbeid og deling av dokumenter.
Tjenester som Workplace gjør at flere på arbeidsplassen kan jobbe effektivt sammen, og ha diskusjoner og møter uten å treffes i virkeligheten. Og gjennom Google Docs eller Office Online kan du enkelt dele dokumenter som flere kollegaer kan redigere samtidig.
6. Uthvilt og mett?
Det finnes et hav av hjelpemidler som kan gjøre dagen din mer oversiktlig og produktiv, test dem og finn din favoritt. Men husk også at det ofte er flere faktorer som påvirker effektiviteten din, og at det kan være mye å hente på å sjekke at disse behovene er dekket, før du setter deg som mål å være mer produktiv.
Vær sikker på at du er uthvilt og mett, at arbeidsstillingen din er god og at du tar jevnlige pauser der du henter deg inn og tenker på noe annet enn oppgavene du holder på med.
Glem heller ikke at sparring med kollegaer, en rusletur i nærområdet eller en hyggelig prat over en kopp kaffe, kan gi påfyll av energi og gi deg akkurat den lille inspirasjonen du trenger til å komme i mål med dagens arbeidsoppgaver.
7. Finn roen
Synlig rot og støy kan også påvirke hvor effektiv du klarer å være i løpet av arbeidsdagen. Ha som mål å holde arbeidsplassen din ryddig, fjern unødvendige distraksjoner og skill tydelig mellom jobb og fritid.
Påvirkes du av kollegaer som småprater, eller kaffemaskinen som durer? Putt propper i ørene med favorittmusikken din, eller skaff deg et par støykansellerende hodetelefoner, som gjør at du kan jobbe uforstyrret inne i din egen lille boble. Og husk å skru av varsler på klokken og telefonen når du trenger å konsentrere deg som mest.