Rett innlevering av tilbud
Hvorvidt leverandøren har levert tilbudet sitt på rett sted og på rett måte, har vært en problemstilling som har fremkalt mange tvister mellom oppdragsgiver og leverandører. Dette problemet vil snart være historie. Det nye regelverket som trer i kraft i 2017 har nemlig som hovedregel at all kommunikasjon mellom oppdragsgiver og tilbyder i konkurransefasen skal foregå ved hjelp av elektroniske verktøy.
Ikke lenger mulig å sende tilbud pr post eller med bud
Dette får særlig betydning for tilbudsinnleveringen. Fra tidspunktet de nye regelen trer i kraft blir det ikke anledning for en leverandør å sende et tilbud pr. post eller med bud. Alle tilbud skal innleveres gjennom et elektronisk system.
Nye regler, nye verktøy
De nye reglene medfører naturlig nok et krav om at både oppdragsgiver og tilbyder må ha tilgang til et slikt verktøy. I den nye forskriften om offentlige anskaffelser listes det opp en del generelle krav til de verktøy og løsninger som skal brukes i denne sammenheng. De må være ikke-diskriminerende, alminnelig tilgjengelige, og ikke på noen måte begrense leverandørenes muligheter til å delta i konkurransen. De tekniske løsningene må også fungere sammen med alminnelig brukte IKT-produkter.
Les mer om de nye reglene her: Store endringer for offentlige anskaffelser fra 2017
Fordeler ved elektronisk innlevering av tilbud
Ved å levere tilbud elektronisk effektiviseres anbudsprosessen for alle parter. Hele prosessen håndteres på et sted, noe som gjør at det blir lettere for leverandøren å levere tilbudet på rett sted til rett tid.
Når skjer det?
Kravene til bruk av elektronisk kommunikasjonsverktøy trer ikke i kraft samtidig med de øvrige delene av det nye regelverket. I følge DIFI er det foreløpig planlagt at offentlige oppdragsgivere må ha implementert elektroniske system innen følgende frister:
1. april 2017 for innkjøpssentraler
1. januar 2018 for statlige myndigheter
1. juli 2018 for kommunale og fylkeskommunale myndigheter og andre offentlige myndigheter
Det er nå mange store endringer innen offentlige anskaffelser som både offentlige oppdragsgivere og leverandører til det offentlige bør kjenne til.