For mange av oss vil arbeidsdagen bli annerledes; gamle og vante rutiner blir endret, noe som kan gå direkte utover både effektivitet og struktur til hver enkelt. I dette innlegget vil jeg gi deg noen tips om hvordan du som IT-konsulent kan jobbe hjemmefra og samtidig være strukturert, produktiv og avslutte arbeidsdagen med god samvittighet.
1. Døgnrytme
Stå opp til samme tid hver dag: Ifølge Onlinepsykologene bidrar det å ha en god døgnrytme og stå opp til samme tid hver dag en svært positiv effekt på strukturering av arbeidsdagen når man er på hjemmekontor. Ukene fremover er en god mulighet til å innføre gode rutiner knyttet til søvn. Sett alarmen på kvelden før og stå opp til samme tidspunkt hver dag. Husk at du mest sannsynlig sparer mye tid ved å slippe reisen til kontoret hver morgen. Frigjort tid kan med fordel anvendes til å lage en god frokost eller en treningsøkt.
2. Ha utstyret på plass
Riktig utstyr: Riktig verktøy er halve jobben! Hjemmekontor er en midlertidig ordning for mange, så det anbefales å gå for en løsning som fungerer for deg. Ekstern skjerm, mus, tastatur og en god stol kan gi store utslag på trivsel og effektivitet gjennom en arbeidsdag. Sjekk med din arbeidsgiver om de tilbyr utlån av utstyr. Om du ikke kan benytte deg av en slik ordning, tilbyr nettbutikker hjemlevering.
Sørg for en stabil nettilkobling: Som IT-konsulent er man avhengig av å kunne kommunisere med kunden og andre prosjektmedlemmer. Flere vil være avhengig av å ha ett eller flere videomøter gjennom arbeidsdagen. Noen vil også jobbe med store mengder data. Dette betyr at nye behov kan ha oppstått når det gjelder din wifi-tilkobling hjemme. Må du oppgradere? Krever det arbeidet du skal utføre større båndbredde?
Jeg anbefaler også å ha enkel tilgang på kaffe, å være flink med mellommåltider og å drikke rikelig med vann.
Er ditt selskap forberedt dersom dere blir utsatt for et cyberangrep? Last ned vår guide for å lære alt du bør vite om informasjonssikkerhet.
3. Tydelig skille mellom jobb og privat
Ha en dedikert arbeidssone: På kontoret eller i prosjekt har de fleste sin faste arbeidsplass hvor de gjør en ting: Å jobbe. Derfor bør du definere et sted i hjemmet ditt som er din faste arbeidsplass og som du forbinder med jobb. Et kjøkkenbord kan fungere like godt som en arbeidspult så lenge du tilpasser omgivelsene.
Spar sengen til natten: Vi vet det kan være fristende, men skal du være mest mulig effektiv bør du unngå å jobbe fra sengen. Sengen ønsker du å forbinde med avkobling og søvn, ikke med jobb. Jobber du fra sengen kan dette skillet etterhvert vaskes ut som igjen fører til mindre effektivt arbeid og dårligere søvn.
Les mer: Koronaviruset: Slik utnytter angriperne krisen til å utføre cyberangrep
Kleskode: Psykologistudier har vist at klesplaggets symbolske verdi kan påvirke oss. Vi føles oss rett og slett mer profesjonelle i jobbklær. Mange vil kommunisere med kunder via video, og mange setter pris på en anstendig kleskode selv om man jobber hjemmefra. I tillegg kan det å ta på seg klær som er mer passende for jobb bidra til et tydeligere skille mellom jobb og privat. Hopp heller inn i pysjen etter endt arbeidsdag.
Lag lister over private arbeidsoppgaver: Når man sitter hjemme og jobber kan det ofte dukke opp tanker knyttet til arbeidsoppgaver i hjemmet. Om du får slike tanker skriver du de ned på en dedikert liste og får tankene ut av hodet. Deretter kan du fortsette med arbeidsoppgaven du fokuserer på og tømme hodet for forstyrrelser.
Ta pauser fra mobil og nettsurfing: Begrens forstyrrelser fra mobil og nettsurfing når du jobber. Sett mobilen på lydløs eller legg mobilen med skjermen vendt nedover. Til å redusere nettsurfing gjennom dagen kan add-ons som for eksempel Stayfocusd installeres i nettleseren. Her kan man sette en tidsgrense på hvor mange minutter du kan bruke på forhåndsdefinerte nettsider i løpet av en dag.
Tydelig start og stopp av arbeidsdag: Om du ikke er flink til å skille jobb og privat vil dagen fort fylles med en miks av private og jobbrelaterte oppgaver som fører til en dårligere oversikt. Om mulig ha gjerne et rituale som betyr at du er i gang med arbeidsdagen, for eksempel dagens første kopp med kaffe.
Les mer: Kan arbeidstakere kreve hjemmekontor?
4. Prosjektet
Daglige statusmøter: Daglige statusmøter er en normal rutine for mange prosjekter. Oppretthold denne rutinen over video ved hjelp av eksempelvis Teams, Hangouts eller Zoom. For å unngå at folk prater i munnen på hverandre kan en dedikert person, for eksempel scrum master eller prosjektleder, gi ordet underveis.
NB! Demp gjerne mikrofonen din når du ikke snakker for å unngå unødvendig støy i samtalen.
Møtereferat: I et viktig møte bør man skrive møtereferat. Dette er viktig for å sørge for at alle får med seg viktige beskjeder. Med møter via video kan man gjøre et skjermopptak av møtet som kan deles med aktuelle personer i ettertid. Husk i så fall å informere alle deltakere i møtet om videoopptaket.
Chat vs video: Når man befinner seg i samme bygg kan man vanligvis få tak i hverandre med å oppsøke hverandres kontor. Når alle jobber hjemmefra endrer dette regimet seg. For enkle avklaringer bør chat og e-post benyttes. Om det er fare for forvirring eller en mer omfattende agenda bør videomøte benyttes. For eksempel i Visma Consulting bruker vi Slack for enkle avklaringer.
Les mer: Ali gir gode kommunikasjonstips i en rar tid
Tilgjengelighet: Om du sitter og fokuserer på en oppgave, men får et spørsmål via chat/e-post bør du ikke kjenne på et tidspress for å svare utover det du vanligvis kjenner på. Om man ikke svarer med en gang betyr det ikke at man ikke jobber. Man ønsker ikke å ødelegge en god arbeidsflyt ved å være tilgjengelig til enhver tid. Vis normal forståelse om en kollega/kunde ikke svarer med en gang!
Avtal interaktiv lunsj: Å jobbe hjemmefra kan føles ensomt dersom man bor alene. Daglig lunsj med kollegaer er noe man derfor kan savne. Prøv å hold deg til dine normale lunsj-rutiner og om ønskelig kan du og dine kolleger avtale å spise lunsj sammen via videochat. Og for deg som takler lyden av andre som spiser dårlig: Gratulerer! Nyt lunsjpausene dine fremover.
Endelig tid til litt kompetanseheving? Sjekk ut våre guider om teknologi!
5. Ta pauser
I løpet av en arbeidsdag på kontoret vil det oppstå naturlige pauser ved kaffemaskinen eller til og fra møter. Når du jobber hjemmefra må du være flink til å ta pauser. En undersøkelse som målte effekten av pauser, viste at den beste pausen er hvis man får et totalt avbrekk.
En stor fordel med hjemmekontor er at man får langt bedre kvalitetspauser. Har du notert ned tidligere på dagen at du må sette på en vaskemaskin med klær er det en perfekt pause for å strekke litt på kroppen. Slik får du skiftet helt fokus. Frisk luft eller litt yoga kan også være fine avbrekk. Sørg for at det ikke blir for mange pauser og at du ikke plutselig går over i husarbeid.
6. For deg med barn
Å skulle kombinere det å ta vare på barn som befinner seg hjemme og samtidig å være effektiv med hjemmekontor kan være utfordrende. Er dere flere om det så opprett avtaler hver dag om hvem som skal jobbe til hvilket tidspunkt og hvem som tar seg av barna. For eksempel kan mor passe barna i to timer mens far jobber og så kan man bytte.
En aktivitetsplan hvor ungene kan velge mellom et sett med aktiviteter kan minske behovet for hyppigere bytte av aktivitet som kan gi deg mer tid til jobb. Om unger er godt kjent med de nye rammene som er satt kan det føre til en enklere balanse mellom jobb og barnepass.
Tips: Sett opp en serie alarmer på mobilen for å gjenskape at det ringer ut til friminutt/storefri og inn til ny time. Barn er typisk vant med skolens rytme med 45 minutter på, 5-15 minutter av, osv.
Oppsummering
Avslutningsvis vil jeg minne alle på at vi går en vanskelig og utfordrende tid i møte. Dette krever mye av oss som kollegaer, familier, venner og samboere. Forsøk å vise litt ekstra omsorg og respekt for de du kommuniserer med. Minn deg selv på at andre kan ha en dårlig dag eller uke. Jeg vil også oppfordre de som er sammen med sin familie i det daglige til å ta vare på tiden fremover dere får sammen når du jobber hjemmefra. Spis frokost og lunsj sammen, ta felles luftepauser og sett pris på hverandres selskap og den ekstra tiden dere får sammen.
Lyst på litt kompetanseheving mens du sitter på hjemmekontor? Sjekk ut våre guider: